La prevedibilità come fattore di successo: mantenere i dipendenti motivati e in salute nonostante gli straordinari

Le esigenze dei dipendenti dell'azienda a volte aumentano improvvisamente e inaspettatamente, ad esempio quando

• nuovi ordini arrivano inaspettatamente e devono essere evasi tempestivamente o
• problemi imprevisti che si presentano durante il lavoro di tutti i giorni o
• molti dipendenti sono malati o in ferie nello stesso momento o
• i posti vacanti rimangono scoperti più a lungo del previsto a causa della carenza di manodopera qualificata.

Obiettivo: rendere sopportabili gli straordinari

In tutte queste situazioni, di solito i dipendenti devono fare straordinari per un periodo più o meno lungo. Ciò significa che devono lavorare di più durante l'orario di lavoro abituale, oppure fare straordinari o, ancora, turni extra.

Questo spesso fa sorgere nei datori di lavoro la domanda: come posso organizzare gli straordinari in modo che

• i miei dipendenti non lo percepiscano come un'imposizione o addirittura una molestia, e
• sono capaci e disposti a lavorare, anche se il lavoro extra è un vero e proprio onere aggiuntivo per loro?

I dipendenti vogliono che il loro lavoro sia prevedibile

Uno studio pubblicato sulla rivista specializzata "Personnel Psychology" dal titolo "Non me l'aspettavo!..." giunge alla stessa conclusione: La reazione dei dipendenti agli straordinari dipende in larga misura dalla loro prevedibilità.

Lo studio in questione ha confrontato gli effetti di carichi di lavoro aggiuntivi previsti e inaspettati sul benessere dei dipendenti, tra le altre cose. I risultati mostrano che: Un'elevata discrepanza tra il carico di lavoro previsto e quello effettivo provoca stress e preoccupazione nei dipendenti, ad esempio perché si pongono delle domande:

• Posso farlo nel tempo a mia disposizione? Qualcuno mi aiuterà se ne avrò bisogno?
• Dovrò stravolgere i miei piani quotidiani, settimanali o addirittura di vita e fare gli straordinari, per esempio, a causa del lavoro extra?
• Si tratta di una situazione eccezionale o diventerà la regola in futuro?

Il lavoro extra inaspettato è causa di stress

O per dirla in un altro modo: Il lavoro aggiuntivo inaspettato compromette in modo significativo il bisogno di autodeterminazione dei dipendenti e il loro desiderio di avere tutto sotto controllo o sotto controllo - in modo negativo. Oltre alla tensione fisica, di solito è accompagnata da un ulteriore stress emotivo. E se la situazione persiste, spesso i dipendenti si sentono sempre più esausti nel corso del tempo e a volte addirittura "bruciati".

È una situazione che molti dipendenti di ospedali e case di cura conoscono bene. A causa dell'acuta carenza di manodopera qualificata presso i loro datori di lavoro, spesso sanno già alla fine del loro turno: "Appena torno a casa, mi chiamano per chiedermi se posso fare un turno in più o arrivare prima il giorno dopo perché...". È una situazione lavorativa che a lungo andare logora i dipendenti e spesso li porta a cambiare lavoro o addirittura professione.

Informare tempestivamente i dipendenti

Lo studio pubblicato sulla rivista "Personnel Psychology" conferma ciò che molti datori di lavoro e dirigenti sanno per esperienza pratica: I dipendenti sono generalmente disposti a lavorare ore extra quando necessario, almeno finché si identificano con il loro lavoro e il loro datore di lavoro. Tuttavia, è importante che la loro vita e il loro lavoro rimangano ampiamente prevedibili e che gli straordinari non arrivino a sorpresa, come un fulmine a ciel sereno. Ad esempio, cinque minuti prima della fine della giornata lavorativa, perché a quel punto di solito hanno già altri programmi per il resto della giornata, anche se si tratta solo di fare la spesa e cucinare per i loro cari. Lo stesso vale, ad esempio, per il fine settimana.

Cercare il dialogo con i dipendenti

I dirigenti dovrebbero quindi informare i propri dipendenti il prima possibile in merito alle (eventuali) ore di straordinario. Questo è solitamente possibile, in quanto i datori di lavoro sono sempre al corrente di quanti dipendenti sono in ferie e devono essere coperti e quando. Allo stesso modo, i manager di solito non scoprono solo il venerdì pomeriggio che lunedì mattina è prevista una riunione importante per la quale è necessario preparare una presentazione. Sanno anche che, nell'attuale situazione del mercato del lavoro, per coprire un posto vacante ci vuole più di una o due settimane.

Di solito, quindi, hanno abbastanza tempo per parlare con i propri dipendenti dei picchi di lavoro imminenti o emergenti con sufficiente anticipo per garantire che

• possono adattarsi emotivamente al lavoro aggiuntivo e al
• organizzare l'altra vita in modo da non creare problemi successivi.

Un altro vantaggio di discutere il problema in una fase iniziale è che, se necessario, si possono sviluppare possibili soluzioni alternative in una discussione congiunta o organizzare misure di sostegno per il dipendente per aiutarlo a mantenere il suo benessere e le sue prestazioni.

I dipendenti non sono solo dipendenti

In generale, le aziende non dovrebbero sottovalutare l'importanza di vincolare gli orari (di lavoro) per la maggior parte dei loro dipendenti, ove possibile, e dovrebbero anche cercare un dialogo con loro su come strutturarli. Dopotutto, tutti i dipendenti non sono solo dipendenti, ma hanno anche molti altri "cappelli" sulla testa. Per esempio, sono anche

• Partner di vita o single in cerca di un partner,
• Genitori di bambini o figli di genitori bisognosi di cure,
• Membri o volontari dell'Associazione,
• orgogliosi proprietari di case, giardini o cani,
• Appassionati di concerti e cinema o frequentatori di chiese e mercatini delle pulci
• e, e, e...

Il lavoro supplementare costringe i dipendenti a riorganizzarsi

E vogliono o devono conciliare tutti questi ruoli nel loro lavoro quotidiano. È quindi importante informare tempestivamente i dipendenti di eventuali picchi di carico di lavoro, in modo che possano

• possono soddisfare tutti i requisiti derivanti dai loro diversi ruoli e
• possono pianificare e bilanciare la loro vita in modo tale da sentirsi (ancora) a proprio agio nella propria pelle.

Possono farlo solo se lo sanno,

• quando devo lavorare e quando non devo farlo,
• in quali giorni sono così esausto dopo il lavoro da non poter più fare questo o quello?

Prendere sul serio i dipendenti come persone

Un orario di lavoro il più possibile rispettato è quindi anche un segnale per i dipendenti di essere riconosciuti e apprezzati come persone. E questo, a sua volta, è un prerequisito affinché i dipendenti si identifichino con il datore di lavoro e siano disposti a tenere conto delle sue esigenze quando pianificano e organizzano la loro vita.

I dirigenti dovrebbero quindi sempre avvertire in anticipo i propri dipendenti se è prevedibile un potenziale carico di lavoro aggiuntivo, per qualsiasi motivo. Dovrebbero anche chiedere loro in che misura e a quali condizioni il lavoro aggiuntivo è compatibile con gli altri compiti e interessi. Questo rafforza il senso di controllo e di autodeterminazione individuale dei dipendenti. Inoltre, per quanto possibile, dovrebbero

• l'opportunità di avere voce in capitolo nella pianificazione del lavoro e nella
• (se necessario) supporto mirato nelle fasi di stress

perché: Solo se la cooperazione si basa su un reciproco dare e ricevere, i dipendenti saranno disposti, almeno a lungo termine, a dare il "meglio" per il loro datore di lavoro (o per il loro team), anche se questo va parzialmente contro i loro interessi personali.

Non date per scontato il lavoro extra svolto

Un altro consiglio: non è scontato che i dipendenti facciano ore extra o straordinari (anche se molti datori di lavoro la vedono diversamente). Per questo motivo, dovreste ringraziare i vostri dipendenti per il lavoro extra che svolgono, anche se vengono pagati o se ricevono delle ore di permesso: Anche la flessibilità è un bene prezioso nel mondo del lavoro moderno.

A proposito dell'autore: Sabine Prohaska è titolare del seminario consult prohaska. Autrice di diversi libri specialistici, supporta le aziende nello sviluppo di una nuova cultura dell'apprendimento e della cooperazione nella loro organizzazione (www.seminarconsult.at).