"Raggiunto un buon livello di digitalizzazione"

Il tema della "digitalizzazione del sistema sanitario" è una storia infinita. La Svizzera è ancora alle prese con l'introduzione della cartella clinica elettronica (EPR), mentre nei grandi ospedali si susseguono grandi progetti informatici. Elke Albrecht, CIO degli ospedali di Soletta, è al centro di questi processi di cambiamento. La specialista in informatica medica è responsabile dell'IT da undici anni ed è ancora l'unica donna CIO di un ospedale cantonale in Svizzera.

Signora Albrecht, la digitalizzazione nel settore sanitario è un argomento molto discusso. Diamo uno sguardo agli ospedali di Soletta: Quali sono i maggiori progetti di digitalizzazione attualmente in corso?

Elke Albrecht: Il progetto più importante riguarda i nostri sistemi amministrativi. Stiamo per sostituire l'ambiente SAP. Questo è stato introdotto nel 2015 ed è stato il mio primo grande progetto all'epoca. Il sistema ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita e sta per essere sostituito dalla piattaforma di nuova generazione SAP S/4Hana. Il progetto è in corso da un anno e siamo entrati in funzione il primo fine settimana di novembre.

La migrazione a SAP S/4HANA, in particolare, sembra essere molto complessa. Molti utenti quindi la rimandano a lungo e non sempre si sentono ben supportati da SAP. Come vi comportate in questo caso? La migrazione sta avvenendo senza problemi negli ospedali di Soletta?

Naturalmente ci sono molte sfide perché il progetto è molto complesso. Abbiamo un gran numero di stakeholder interni ed esterni. Molti partner esterni sono coinvolti per supportarci. Anche il carico di lavoro per i dipendenti coinvolti è elevato, sia per quanto riguarda l'IT che le varie aree specialistiche. A volte questo comporta un doppio onere, poiché l'attività quotidiana deve continuare. Inoltre, non abbiamo solo questo progetto SAP, ma anche altri.

Esistono quindi progetti simili anche nel settore clinico?

Sì, perché la digitalizzazione deve continuare anche lì. Sulla base della nostra strategia di digitalizzazione, abbiamo definito che vogliamo portare avanti la trasformazione digitale del percorso del paziente. In questo contesto sono in corso una serie di progetti più o meno grandi. Abbiamo inoltre ampliato ulteriormente il sistema informativo ospedaliero (HIS) e lo abbiamo dotato di un numero sempre maggiore di funzioni per evitare interruzioni mediatiche. Attualmente l'HIS è stato introdotto anche nella sala operatoria per l'anestesia di uno dei nostri siti, e altri siti seguiranno entro gennaio 2025. Il fatto che non abbiamo un solo sito da servire - abbiamo tre ospedali per acuti più la psichiatria, e tutti hanno bisogno di progetti di digitalizzazione - non rende sempre le cose facili per l'IT.

Questa complessità: come si gestisce un progetto del genere e come ci si organizza?

La complessità è stata evidente anche nell'introduzione del sistema informativo della clinica. Il nostro team IT non è abbastanza numeroso per servire tutte le sedi contemporaneamente. Abbiamo quindi dovuto coordinare l'intero rollout da una sede all'altra e spiegare perché l'introduzione non poteva essere fatta in una sola volta. Tuttavia, l'aspetto positivo è che i reparti specializzati sono sempre molto interessati e partecipano all'avanzamento della digitalizzazione insieme a noi dell'IT. Per contro, abbiamo anche sperimentato che una clinica in una sede non è così entusiasta o ha delle riserve. Allora bisogna interrompere brevemente il progetto e passare alla sede successiva. Se poi si stabilisce che funziona e porta davvero dei vantaggi, il nuovo sistema può essere realizzato in un secondo momento.

Lei ha parlato della strategia digitale per gli ospedali di Soletta. Quali sono i suoi punti chiave e a che punto è l'attuazione finora?

La strategia di digitalizzazione si basa chiaramente sulla strategia aziendale. Questa ha tre obiettivi generali: L'innovazione dei servizi, ad esempio attraverso nuovi servizi medici e aree che possono essere aperte grazie alla digitalizzazione, poi naturalmente il miglioramento della qualità e infine il collegamento in rete all'interno e tra gli ospedali, nonché con i fornitori di servizi come le case di cura e Spitex e i medici di riferimento come i medici di base. Credo che oggi abbiamo raggiunto un ottimo livello di digitalizzazione lungo il percorso del paziente. Si stanno digitalizzando molte cose, e non solo negli ospedali di Soletta; metterei quindi qualche punto interrogativo dietro l'affermazione che la Svizzera è in ritardo in molti settori.

Ma l'ultimo pezzo del puzzle che ancora manca è l'EPD?

Esattamente. Tra il 2015 e il 2019 sono stato fortemente a favore della cartella clinica elettronica e ci ho sempre creduto, e ci credo ancora adesso. Ma dopo tre o quattro tentativi falliti di implementarla, ora sono contento che il governo federale abbia deciso di centralizzare il processo. Altrimenti l'EPR non decollerà mai a causa dello spirito cantonale.

Un'altra parola chiave: sicurezza informatica. Se si immagina che anche i robot chirurgici possano essere violati, sarebbe uno scenario orribile. Cosa fanno gli ospedali di Soletta in termini di sicurezza informatica?

Non si tratta di stabilire se qualcosa accadrà, ma quando e quale sarà la dimensione dell'attacco. Rileviamo quotidianamente attacchi di phishing. L'anello più debole della catena è costituito dai dipendenti dei PC. Organizziamo costantemente corsi di formazione e campagne di sensibilizzazione in questo ambito. Credo che abbiamo raggiunto un buon livello di consapevolezza. Lo possiamo vedere dal solo numero di segnalazioni di e-mail sospette. Abbiamo integrato un pulsante in Outlook che può essere utilizzato per segnalare un'e-mail sospetta. In seguito la analizziamo e forniamo un feedback al mittente. Naturalmente, disponiamo anche di un intero portafoglio di soluzioni tecniche per la difesa informatica. Lavoriamo secondo un modello di best practice riconosciuto dal NIST (National Institute of Standards and Technology). Disponiamo inoltre di un SOC (Security Operations Centre) ibrido che monitora costantemente tutti i nostri sistemi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e lancia un allarme se viene rilevata un'anomalia.

Il settore sanitario è sotto esame da parte dell'opinione pubblica a causa dell'aumento dei costi. Si dice che la digitalizzazione possa avere un effetto di riduzione dei costi perché i processi vengono automatizzati. Cosa si può dire dei risparmi ottenuti?

È quasi impossibile calcolare i benefici finanziari di un caso aziendale. I vantaggi che possono avere un impatto finanziario positivo risiedono nell'evitare discontinuità dei supporti, oppure si possono evitare esami multipli. In ogni caso, il fattore velocità, grazie alla maggiore efficienza e all'aumento della produttività, è un problema. Mi chiedo se sia possibile fornire gli stessi servizi con lo stesso numero di dipendenti o con un numero inferiore e quindi risparmiare.

In qualità di responsabile IT, lei si trova all'interfaccia tra la direzione dell'ospedale e le autorità politiche di vigilanza. Come funzionano le discussioni a questi livelli? A volte assume un ruolo di moderatore?

Meno bene dal punto di vista dell'IT e della digitalizzazione. Naturalmente, il tema della EPD è ancora presente. Sto dialogando con le autorità competenti del Cantone di Soletta. Tuttavia, anche la qualità è una questione importante al momento. Dobbiamo riferire al Cantone su questo aspetto su base continuativa. Siamo anche in contatto con i nostri colleghi del dipartimento informatico cantonale. Dal 2006 siamo una società per azioni; sebbene il Cantone sia l'unico proprietario, siamo indipendenti.

Quindi avete anche il controllo su quali sistemi e soluzioni utilizzare?

Esattamente.

Quali altri sistemi sono in uso oltre al SAP che ho citato?

Stiamo perseguendo una strategia di piattaforma. Utilizziamo quattro piattaforme principali: SAP per l'area amministrativa, KISIM per l'area clinica, Synedra per il nostro grande archivio universale e infine ServiceNow per la gestione dei servizi aziendali. L'inizio è stato relativamente piccolo, con un sistema di ticketing, gestione degli incidenti, ecc. Poi è stata aggiunta la gestione finanziaria come strumento di gestione per l'IT e ora abbiamo molte altre funzioni sulla piattaforma ServiceNow, compresi i flussi di lavoro per le risorse umane. Di recente abbiamo introdotto il flusso di lavoro per le spese e la nostra intranet funziona su ServiceNow dall'inizio dell'anno scorso. Strumenti di investimento, gestione dei progetti, gestione del portafoglio, anche nei servizi di emergenza, logistica e acquisti: ora utilizziamo un'ampia gamma di strumenti sulla piattaforma ServiceNow.

Quali sono i vantaggi di questa strategia di piattaforma rispetto ad altre opzioni?

Si tratta di armonizzazione e standardizzazione. Un altro obiettivo è quello di tenere sotto controllo i costi. Perché con ogni sistema aggiuntivo si aggiungono interfacce, è necessario un lavoro di integrazione e, infine, le soluzioni devono essere sottoposte a regolare manutenzione. Questo significa spese, che hanno anche un impatto finanziario.

Per non parlare della manodopera qualificata necessaria a questo scopo. Qual è la situazione dell'informatica medica a questo proposito? Come si reclutano gli specialisti per quest'area di applicazione informatica piuttosto specializzata nel settore sanitario?

Abbiamo due aree di business: Una è l'informatica medica. Ciò richiede specialisti per i sistemi clinici e i dispositivi medici, dai grandi sistemi di radiologia al più piccolo misuratore di glucosio nel sangue. Tutti questi dispositivi devono essere integrati in qualche modo nei sistemi, e questo richiede specialisti. Lavoriamo a stretto contatto con l'Università di Scienze Applicate di Berna a Bienne, che forma specialisti di informatica medica. Abbiamo sempre dei giovani che lavorano da noi in stage. Il programma di formazione è duale, cioè il 50% degli studenti lavora in un'azienda come la nostra. Abbiamo appena assunto il nostro primo laureato a tempo indeterminato e un secondo studente si sta unendo a noi. Gli specialisti devono avere una buona conoscenza dei processi nelle aree cliniche. Ed è molto difficile reclutare nuovi dipendenti. Questo perché la concorrenza tra gli ospedali per questi specialisti è spietata. L'altro settore è quello dell'amministrazione con SAP e le altre piattaforme citate. Anche in questo caso, il mercato della manodopera qualificata si è completamente prosciugato. Siamo fortemente colpiti dal fatto che i baby boomers stanno gradualmente andando in pensione. È difficile trovare rapidamente un successore.

Come procedete? Riqualificate gli altri dipendenti per le nuove mansioni?

Da un lato, assumiamo dall'esterno e, dall'altro, abbiamo definito percorsi di carriera per mostrare ai dipendenti, sia nel settore IT che in altre aree specialistiche, prospettive e opportunità di sviluppo. Nel settore IT, uno di questi percorsi inizia nel supporto, ad esempio nel service desk. Ci sono poi varie opportunità di passare alle aree specializzate. Se si vuole approfondire la tecnologia, si può passare all'ingegneria dei sistemi o all'informatica medica. Questo funziona anche al contrario: i dipendenti possono anche passare dall'infermieristica all'informatica medica, per esempio.

Per quanto ne so, lei è l'unica donna CIO di un ospedale cantonale svizzero. In che misura si considera un modello per le altre donne che lavorano nel settore IT e per i manager?

Esatto: sono l'unica donna tra tutti i responsabili IT degli ospedali cantonali. Solo in Ticino ho un'altra collega donna in un gruppo ospedaliero privato. Ma per rispondere alla sua domanda: non mi vedo come un modello di riferimento perché sono una donna, ma fondamentalmente come un modello di riferimento in una posizione manageriale. Ho sempre qualche problema con questa discussione su donne o uomini. Ci sono molte possibilità e opportunità per le donne. Spesso accade che una posizione debba essere occupata da una donna. Ma allora deve basarsi sulle loro qualifiche, altrimenti non può funzionare. Le donne hanno molte opportunità, ma spesso rifuggono dalle responsabilità o non vogliono lavorare a tempo pieno. 80 % è certamente ancora fattibile, ma vedo tutto ciò che è al di sotto di questo livello come problematico. Questo rende difficile per le donne assumere compiti di gestione. Ma le donne lavorano in tutti i team della nostra organizzazione e probabilmente mi vedono come una sorta di modello. Abbiamo anche formato una piccola comunità, andiamo a prendere il caffè insieme, ci scambiamo idee o a volte pranziamo insieme come "gruppo di donne".

Trasformazione digitale nel settore sanitario

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