Come dominare il caos quotidiano delle e-mail
Secondo Statista, si stima che nel 2023 ci saranno 4,37 miliardi di utenti di e-mail in tutto il mondo. In Germania, l'80% della popolazione utilizza internet per inviare e ricevere e-mail.
I lavoratori in Germania ricevono in media 42 e-mail al giorno. Rispetto al 2021, il numero è aumentato di 16 email, secondo l'associazione di settore Bitkom. La sfida consiste nel tenere traccia delle informazioni non strutturate e nell'identificare i compiti che ne derivano.
Per tenere sotto controllo il caos della posta elettronica, si consiglia la seguente procedura:
- Automatizzare in larga misura il processo di invio delle e-mail: Affinché ciò avvenga, è necessario prima definire le priorità e stabilire le regole. È fondamentale anche eliminare lo spam e la pubblicità e identificare le e-mail che devono essere inoltrate.
- Quando si legge, decidere immediatamente cosa fare: L'obiettivo dovrebbe essere quello di leggere un'e-mail solo una volta. E nel caso in cui questo si traduca in un compito specifico (con un dispendio di tempo superiore a cinque minuti), questo dovrebbe essere immediatamente trasferito a un software di gestione dei progetti o di collaborazione.
- Evitare le distrazioni mentre si lavora alle e-mail: È utile stabilire delle fasce orarie fisse per l'elaborazione delle e-mail. Se ciò non fosse possibile, dovreste almeno assicurarvi che le e-mail possano essere elaborate in modo mirato.
- Disattivare gli avvisi: Se il vostro lavoro viene costantemente interrotto da notifiche acustiche o visive provenienti dal programma di posta elettronica, non riuscirete a concentrarvi. Gli avvisi dovrebbero quindi essere sempre disattivati.
"Per le aziende e le organizzazioni che seguono questi consigli sarà ancora più facile sfruttare le possibilità offerte dalle moderne integrazioni di Outlook", afferma il dottor Andreas Tremel, cofondatore e amministratore delegato del produttore di software InLoox, con sede a Monaco. L'azienda offre l'omonima piattaforma di gestione dei progetti che, tra le altre cose, aiuta a trasformare le informazioni non strutturate della posta elettronica in attività strutturate. La piattaforma agisce come un'estensione funzionale di Outlook.
Un assistente AI analizza quindi il contenuto delle e-mail e, sulla base di questo, crea suggerimenti per possibili attività. Questi possono essere adottati o modificati. L'intelligenza artificiale stima anche il tempo necessario per ogni compito e suggerisce una data di completamento. Le attività vengono visualizzate in un pannello laterale integrato in Outlook, ordinate per data di scadenza, in modo da poter vedere a colpo d'occhio quali sono le priorità. Le attività possono essere modificate direttamente nel pannello laterale. È inoltre possibile aggiungere documenti e allegati di posta elettronica all'attività tramite il drag & drop. Se necessario, è possibile avviare la registrazione digitale del tempo direttamente da un'attività.
Una cosa è certa: il tempo e l'energia risparmiati nel gestire le e-mail sono disponibili per altri progetti e altre cose, anche solo per un caffè rilassato con i colleghi o per finire prima.
Fonte: www.statista.com / www.bitkom.org
