Tecnologia al posto della burocrazia

Con un'inflazione annua di soli 2,8%, la Svizzera ha chiuso il 2022 in modo decisamente più positivo rispetto all'Eurozona e agli Stati Uniti. Ma anche in questo Paese i salari sono in ritardo rispetto all'inflazione e il forte aumento del costo della vita sta riducendo il potere d'acquisto generale. Non solo i politici, ma anche le aziende sono chiamate a dare sollievo ai propri dipendenti, ad allontanare le loro preoccupazioni e a garantire il loro benessere finanziario. Tuttavia, le aziende si trovano già in una situazione di tensione: i bilanci vengono esaminati criticamente e tagliati a ogni piè sospinto e i dirigenti sono invitati a ridurre ulteriormente le spese. Allo stesso tempo, è necessario continuare a investire in alcune aree come la sicurezza informatica e la resilienza della catena di approvvigionamento per garantire la sicurezza e, di conseguenza, la continuità delle operazioni. In questa fase è importante non risparmiare nei posti sbagliati. Uno di questi luoghi sbagliati è la gestione delle spese. Che si tratti di spese o di costi per la casa, le spese dei dipendenti stanno aumentando in molti luoghi in questo momento. In tempi di volatilità macroeconomica, le aziende possono trarre particolare vantaggio dall'automazione dei processi e sfruttarne appieno il potenziale a medio e lungo termine. Tuttavia, le aziende dovrebbero anche valutare come adattare le proprie normative per supportare i propri dipendenti. Come si possono elaborare le spese dei dipendenti in modo più efficiente, in modo da non lasciare i costi a carico dei dipendenti e da permettere alle aziende di gestire le spese nel miglior modo possibile?

Chi altro riesce a stare al passo con tutti i cambiamenti? L'automazione!

I risultati di una recente indagine condotta da SAP Concur evidenziano la portata del dilemma che le aziende e i loro dipendenti devono affrontare. In seguito alla crescente popolarità del lavoro da casa negli ultimi anni, più di due terzi dei dipendenti svizzeri (68%) hanno dichiarato che in futuro vorrebbero lavorare di più in ufficio per risparmiare sui costi di riscaldamento a casa. Allo stesso tempo, quasi la metà degli intervistati (48%) è incoraggiata dal proprio datore di lavoro a lavorare da casa per risparmiare sui costi di riscaldamento dell'ufficio: un dilemma. In un momento in cui ogni centesimo è spesso importante per i singoli, le aziende dovrebbero valutare se è possibile adattare i propri regolamenti sulle spese per agevolare i dipendenti che lavorano da casa, ad esempio attraverso il rimborso proporzionale dei costi di elettricità e riscaldamento. Gli strumenti automatizzati per la gestione delle spese aiutano nella registrazione e nel rimborso: i regolamenti aziendali possono essere memorizzati in essi e la verifica delle spese presentate è automatizzata. Questo crea a sua volta capacità libere nel reparto contabilità.

L'agile ed efficiente adattabilità delle normative nelle soluzioni automatizzate si adatta perfettamente anche all'imprevedibilità della nostra attuale situazione globale. Le condizioni macroeconomiche a volte cambiano da un giorno all'altro. Se un servizio, come quello di aiutare i dipendenti a pagare le bollette dell'energia, non è più necessario, la regola può essere facilmente rimossa o modificata nello strumento. Soprattutto quando si tratta di frequenti modifiche alle normative, gli strumenti automatizzati sono molto meno soggetti a errori nei controlli di conformità rispetto agli esseri umani. Se una regola perde la sua validità, il pagamento delle ricevute presentate viene semplicemente rifiutato, mentre le richieste valide continuano a essere rimborsate in modo rapido e diretto.

Meno scartoffie, meno frustrazione, più efficienza

Troppo spesso i dipendenti di tutti i tipi di reparti e di tutte le aziende si chiedono: "Che cosa ho fatto oggi?". Dopotutto, i compiti burocratici ingombranti sono spesso un spreco di tempo e di risorse difficile da identificare. Le note spese, in particolare, sono famose per essere inutilmente complicate. Tuttavia, esistono soluzioni automatizzate che sostituiscono il disordine della carta e i complessi fogli di calcolo Excel con un'applicazione intuitiva. Finora, 41% dei dipendenti svizzeri intervistati hanno dichiarato che spesso non recuperano le piccole spese in viaggio perché il processo di recupero richiede troppo tempo, anche se diversi piccoli importi si sommano rapidamente a una somma considerevole.

Già quasi due terzi dei dipendenti svizzeri (62%) sono preoccupati per l'impatto che i rimborsi tardivi delle spese e le spese di casa hanno sulle loro finanze personali. Quando ogni richiesta di rimborso spese si esaurisce quasi con la fotografia della ricevuta, un'app per l'automatizzazione delle richieste di rimborso spese per i dipendenti alleggerisce i dipendenti anche dal punto di vista finanziario nel lungo periodo. I pagamenti compensativi una tantum che 56% degli intervistati svizzeri hanno ricevuto dai loro datori di lavoro, invece, hanno solo un effetto selettivo.

Semplicemente via app: la nota spese diventa una questione di poco conto

Processi più efficienti e semplici nella gestione delle spese sono giustamente apprezzati dai dipendenti: i processi che ancora comportavano un lavoro dispendioso in termini di tempo con tabelle e moduli confusi sono stati notevolmente snelliti e i dipendenti possono utilizzare il loro tempo per attività a valore aggiunto. Naturalmente, l'investimento iniziale deve essere prima giustificato ai responsabili delle decisioni. Soprattutto in tempi di incertezza, gli investimenti non vengono più fatti con la stessa disinvoltura di qualche anno fa. Tuttavia, la velocità con cui il ROI di uno strumento digitale e automatizzato si riflette positivamente parla da sé. I processi efficienti e digitalizzati che si ripagano rapidamente dal punto di vista finanziario e che sostituiscono i fogli di calcolo Excel e i confusi fogli di carta sono comunque molto popolari. Il fatto che un ambiente di lavoro digitale aumenti la soddisfazione dei dipendenti e contribuisca quindi a trattenere in azienda professionisti qualificati è un ulteriore vantaggio.

L'automazione e la trasparenza dei dati non sono mai state così importanti e utili come oggi, anche per quanto riguarda le spese e le spese di ufficio. Chi continua a rimandare la trasformazione digitale, a lungo andare perderà resilienza e perderà lavoratori qualificati a favore di aziende che creano libertà per il lavoro a valore aggiunto e sostituiscono la burocrazia con la tecnologia.