Eventi aziendali: l'analogico è la carta vincente

Scena Interlaken, 30 gennaio 2024: dopo una pausa di diversi anni, un cambio di proprietà e un rinvio di un anno, il 18° Festival di Interlaken ha preso il via. Simposio alpino. Fino all'interruzione forzata della corona, questo evento commerciale aveva un posto fisso nelle agende di molti leader di tutti i settori. L'evento è stato fondato più di 20 anni fa da Oliver Stoldt, amministratore delegato di Premium Speakers, un'agenzia di relatori leader del settore che ha anche fondato lui stesso. Il risultato è una rete globale con contatti personali con politici, leader aziendali, economisti, scienziati, attori, imprenditori, atleti e artisti. L'idea dell'Alpine Symposium era ovvia: voleva offrire ai partecipanti esperienze che li ispirassero sia professionalmente che personalmente", ha detto Oliver Stoldt quando gli è stato chiesto cosa lo avesse spinto a fondare l'evento commerciale, che si tiene sempre al Victoria-Jungfrau Grand Hotel & Spa.

Un nuovo inizio con un nuovo team

Il concetto ha funzionato. Relatori di spicco come Carla Del Ponte, Uli Hoeness, Dieter Bohlen, Guy Verhofstadt, Peer Steinbrück e molti altri hanno ispirato gli ospiti del Simposio delle Alpi. Prima della pausa forzata per la pandemia, l'evento era regolarmente al completo. Tutto andava bene, si potrebbe pensare. Tuttavia, è diventato sempre più difficile trovare sponsor i cui contingenti di visitatori garantissero sale piene. Ciò non è dovuto solo a considerazioni economiche: Anche le norme di corporate governance delle aziende limitavano sempre più le visite a questi eventi aziendali. Tuttavia, Thomas Dürr di Act Entertainment AG, un'agenzia di eventi tra le più grandi del settore in Svizzera, era ancora convinto che un evento del genere potesse continuare a funzionare anche dopo la pandemia. "Il Simposio alpino mi ha sempre affascinato", afferma Thomas Dürr, che ha anche organizzato il Greenfield Festival, un festival rock all'aperto, a Interlaken. Oliver Stoldt ha venduto il "suo" evento: il nuovo proprietario è ora Alpensymposium AG sotto la gestione di Act Entertainment. Insieme a Iris Huggler (Huggler Consulting GmbH) e ad altri manager esperti del settore degli eventi, Thomas Dürr si è prefisso il compito di "dare nuovo lustro alla perla degli incontri d'affari".

Eventi aziendali indispensabili - con il giusto posizionamento

Il Simposio Alpino Internazionale è solo una delle centinaia di eventi commerciali che ogni anno si svolgono nel nostro Paese. Il mercato sembra saturo, soprattutto per quanto riguarda gli eventi di richiamo nazionale e internazionale. "Ci sono molti eventi con relatori di alto livello. Dobbiamo posizionarci correttamente come Simposio delle Alpi", afferma Iris Huggler. L'attenzione si concentra quindi su concetti collaudati con relatori nazionali e internazionali, su un programma misto di keynote, conferenze ed elementi di spettacolo e su una grande location con carisma. Anche il marchio che l'Alpensymposium ha costruito nel corso degli anni gioca un ruolo importante. Questo è stato probabilmente l'unico modo per rilanciare con successo l'evento dopo una pausa di quattro anni. Più di 200 partecipanti hanno partecipato al congresso ogni giorno il 30 e 31 gennaio 2024, con l'ex ministro degli Esteri tedesco Joschka Fischer e la leggenda del tennis tedesco Boris Becker come star del simposio.

Chi frequenta il Simposio delle Alpi da molti anni avrà notato che all'Hotel Victoria-Jungfrau c'erano meno visitatori rispetto al "periodo d'oro" prima della pandemia di coronavirus. Ma questo non ha smorzato l'atmosfera. Sembra che gli organizzatori siano stati guidati dal motto "meno è meglio". Un calcolo che probabilmente ha funzionato. "Il nostro obiettivo è aumentare il numero di partecipanti a 300 per il prossimo evento. L'infrastruttura non consente comunque di accogliere più di 400 persone al giorno", spiega Iris Huggler. L'azienda non punta nemmeno a organizzare un evento della portata dello Swiss Economic Forum, con oltre 1000 partecipanti. "È più difficile creare nuovi contatti in eventi così grandi", continua Iris Huggler. Ed è proprio la natura personale e informale dell'Alpine Symposium che intende guadagnare punti con i partecipanti.

Tornare a visitare con maggiore frequenza gli eventi aziendali

L'importanza di questi eventi non può essere negata. Sia gli organizzatori che i partecipanti considerano gli eventi aziendali come lo strumento di scelta per avere successo professionale e aziendale. La piattaforma di event marketing ha analizzato perché è importante organizzare e partecipare a eventi aziendali. Invitario.com nell'ambito di uno studio condotto in Germania, Austria e Svizzera, pubblicato nell'autunno del 2023. Uno dei risultati dello studio è che il marketing degli eventi è in piena espansione, sia tra le aziende che organizzano eventi per i loro gruppi target interni ed esterni, sia tra i partecipanti stessi:

• Per oltre la metà (52%) dei partecipanti allo studio, gli eventi aziendali sono diventati più importanti dopo la fine della pandemia, mentre per un altro 40% la loro importanza è rimasta invariata. "Gli eventi aziendali sono uno strumento insostituibile per incontrare diversi potenziali clienti, concorrenti e partner nel più breve tempo possibile", ha commentato un partecipante allo studio.
• Il 45% delle aziende intervistate dichiara che nel 2023 organizzerà un numero maggiore o significativamente maggiore di eventi rispetto al 2022.
• Circa un terzo (31%) dei partecipanti agli eventi intervistati intende partecipare a un numero maggiore di eventi aziendali nei prossimi dodici mesi rispetto ai dodici mesi precedenti, mentre un altro 52% prevede di partecipare allo stesso numero di eventi.
• Questa tendenza continuerà nel medio termine: Per il 54% degli intervistati, gli eventi aziendali diventeranno ancora più importanti nei prossimi tre anni. Solo il 5% prevede che diventeranno meno importanti in questo periodo. "Tutto ciò che non può essere digitalizzato diventerà più prezioso", è un altro commento dello studio.

Conclusione: gli eventi aziendali sono diventati indispensabili sia per le aziende che per i partecipanti. La combinazione di contenuti e networking apre nuove opportunità di business e di carriera, conclude lo studio. Il Simposio delle Alpi può servire da esempio.

Più carriera e successo imprenditoriale grazie agli eventi aziendali

L'elevata richiesta di eventi è probabilmente legata anche al fatto che i partecipanti li considerano un fattore importante per accelerare la propria carriera professionale: Per il 79%, la partecipazione a eventi aziendali è un importante prerequisito per il successo professionale. Solo il 3% non attribuisce alcuna importanza agli eventi aziendali in questo contesto.

Anche gli eventi aziendali sono un fattore di successo decisivo per le aziende: il 91% ritiene che l'organizzazione di eventi sia di grande o grandissima importanza per il successo economico dell'azienda. È risaputo che in questo momento l'economia sta vivendo un momento difficile. La coltivazione delle relazioni commerciali sta quindi assumendo un nuovo significato. Stabilire nuove relazioni rimane altrettanto importante. Secondo lo studio di Invitario, le aziende stanno risolvendo queste sfide con gli eventi aziendali, riunendo i partecipanti giusti nel contesto giusto. Per circa due terzi (65%) degli intervistati, lo sviluppo del business è un motivo decisivo per organizzare eventi aziendali - e anche un argomento di sponsorizzazione.

Il networking come obiettivo primario

L'obiettivo più frequentemente citato per la partecipazione e l'organizzazione di eventi aziendali è il networking: sia per le aziende (72%) che per i partecipanti (77%), lo scambio pianificato o casuale con altre persone è il motivo più importante per la partecipazione o l'organizzazione di eventi aziendali. Gli organizzatori propongono quindi format pensati per favorire il networking. Esiste lo speed networking (simile al noto speed dating) o le app con un elenco memorizzato di partecipanti, che i partecipanti possono utilizzare per fare rete direttamente. Anche le aree di networking, che consentono ai partecipanti di socializzare indisturbati, sono diventate una caratteristica standard degli eventi. La necessità di un supporto per un networking mirato è confermata anche dallo studio citato: il 50% dei partecipanti intervistati lo vorrebbe, mentre il 27% non sarebbe contrario a un matchmaking automatico con suggerimenti di contatti. Anche una maggiore integrazione dei profili LinkedIn, ad esempio, o la possibilità di fissare appuntamenti in anticipo rispetto agli eventi aziendali sono nella lista dei desideri di circa un terzo degli intervistati: strumenti digitali per far funzionare le carte vincenti analogiche.

Un'azienda su cinque risparmia sugli eventi

L'organizzazione di eventi aziendali costa. Fattori come l'inflazione, i prezzi dell'energia, la crisi climatica e le catene di approvvigionamento spingono circa un quinto (22%) delle aziende intervistate a risparmiare sul marketing degli eventi. Secondo lo studio di Invitario, sono particolarmente interessati dai risparmi la location, il catering, la progettazione del programma, i costi di viaggio e la tecnologia.

Ma anche gli eventi commerciali hanno il loro prezzo per i partecipanti. Chiunque volesse partecipare al Simposio delle Alpi per entrambi i giorni, compresa la cena di gala della prima sera, ha dovuto mettere in conto oltre 1.000 franchi. Non è dato sapere quante aziende siano disposte a versare tali contributi dal piatto delle donazioni. Ma se il programma è adeguato e la partecipazione aumenta le possibilità di successo commerciale, è probabile che un tale investimento valga la pena. Al Simposio delle Alpi di quest'anno, questo sembra essere il caso. "Abbiamo ricevuto molti feedback positivi dai partecipanti", afferma Iris Huggler.