Come rendere il tuo evento online un successo

Finché l'argomento Corona dominerà le nostre vite (lavorative), molte aziende non avranno altra scelta che sperimentare i più diversi formati online nel settore degli eventi e della comunicazione. "Altrimenti corrono il rischio di perdere il contatto con i propri dipendenti e clienti e di non acquisire più nuovi clienti", afferma Jens-Uwe Meyer, consulente di gestione e oratore di spicco con molti anni di esperienza come produttore televisivo.

Le personalità più note non bastano per un evento online

"Dallo scoppio della pandemia, la domanda di relatori per i format online è in continuo aumento", sottolinea Yan Doll, Country Manager DACH dell'agenzia di speakeraggio Athenas. Ma il semplice intervento di una personalità nota o di uno specialista riconosciuto non è sufficiente per far funzionare un evento online. Entrambi gli esperti concordano su questo punto. Per questo motivo consigliano ai potenziali organizzatori di prendere a cuore, tra gli altri, i seguenti tre consigli.

Suggerimento 1: immagini di grande impatto

In televisione si parla di "teste parlanti". Si riferisce a persone che parlano a pappagallo sullo schermo per un'eternità, senza alcuna varietà visiva per gli spettatori. Sono killer degli ascolti. Molti YouTuber hanno la stessa esperienza con i video in cui parlano solo con la telecamera. Questo è interessante per un minuto o due al massimo, poi gli spettatori si spengono. "Anche negli eventi dal vivo, da anni si tende a visualizzare i messaggi dei relatori con immagini e video", sottolinea Meyer. "Questo è ancora più importante per gli eventi online. Ecco perché gli organizzatori dovrebbero pensare al concetto visivo fin dalle prime fasi della pianificazione".

Suggerimento 2: più breve, ma più spesso

In passato, per gli eventi di partecipazione nel settore dei congressi e delle conferenze hanno prevalso i formati da uno a due giorni, con lezioni da 30 a 60 minuti come cornice dell'evento; tra queste ci sono pause caffè e piccoli workshop. Per il seguente motivo: l'arrivo e la partenza di molti partecipanti è stata spesso così lunga da costringerli a pernottare in loco. Dal punto di vista degli organizzatori, quindi, è stato necessario offrire loro un programma 24 ore su 24 per far sì che questo investimento di tempo valesse la pena.

"Nelle conferenze, nelle riunioni e nei kick-off online, è necessario trasmettere i messaggi centrali in un tempo molto più breve rispetto agli eventi tradizionali faccia a faccia", sottolinea Doll. I discorsi dovrebbero essere più brevi e gli elementi interattivi, come le domande del pubblico via chat o le interviste, dovrebbero essere integrati nelle presentazioni. Meyer aggiunge: "La durata ideale di un evento online va da 30 a un massimo di 120 minuti". Per le aziende o i relatori, ciò significa: Trasmettete il vostro messaggio. E per gli organizzatori? Invece di eventi monumentali, optate per serie di eventi o serie di eventi.

Suggerimento 3: Creare punti luce

Siamo onesti: siete contenti quando una videoconferenza, una riunione online segue l'altra nella vostra agenda? Se è così, siete un esotico: la maggior parte delle persone non lo sono. Il cosiddetto "tasso di no-show" per gli eventi online - cioè il numero di partecipanti registrati che non si "presentano" - è corrispondentemente alto. È significativamente più alto rispetto a quello degli eventi faccia a faccia. "Questo anche perché l'organizzatore non subisce alcuna perdita finanziaria dal punto di vista dei partecipanti", spiega Doll. Dopo tutto, non devono affittare una sala per l'evento online o allestire un buffet per la riunione successiva.

Allo stesso tempo, però, in linea di principio tutte le parti interessate in tutto il mondo potrebbero partecipare a un evento online, a condizione che vengano superate le barriere linguistiche, il che rende difficile calcolare il numero effettivo di partecipanti. "Definite in anticipo il vostro gruppo target in modo molto preciso", consiglia Meyer. Inoltre, è importante creare punti di forza e comunicarli di conseguenza. "Poi rivolgetevi più volte ai potenziali partecipanti in modo graduale e mirato per suscitare la loro curiosità. Aumentare il loro interesse per l'evento, anche attraverso i canali dei social media. E mantenete alto l'interesse anche dopo la registrazione, ad esempio con aperitivi legati ai contenuti. Allora il tasso di mancata presentazione è più basso".

Un evento online non è un'alternativa di secondo piano

La pandemia di Corona sta costringendo molte aziende a ripensare radicalmente le proprie strategie di comunicazione. Questo cambierà anche il modo in cui gli eventi vengono pianificati ed eseguiti nel medio e lungo termine. "Quello che stiamo vivendo attualmente non è un fulmine a ciel sereno", afferma Doll. "Gli eventi online condotti in modo professionale avranno un ruolo importante nella comunicazione aziendale anche dopo la pandemia". Allo stesso modo, è aumentato il numero delle "cosiddette conferenze ibride, che combinano eventi faccia a faccia con trasmissioni in diretta", aggiunge Meyer.

Meyer consiglia alle aziende che vogliono prepararsi al nuovo mondo della comunicazione digitale di prendere a cuore i "consigli di base" di cui sopra e poi semplicemente di iniziare e fare esperienza. Le possibilità tecniche non mancano. Tuttavia, come spesso accade negli affari, la chiave del successo è "sapere come".

Persone citate nel testo:

• Jens-Uwe Meyer è attivo come oratore di spicco per l'innovazione, la digitalizzazione e la leadership nei paesi di lingua tedesca e inglese e in Asia. Progetta inoltre eventi virtuali per le aziende e le conduce al successo (Internet): https://jens-uwe-meyer.de).
• Bambola Yan è il Country Manager responsabile per la regione DACH di Athenas, un'agenzia di speakeraggio con numerose sedi in tutto il mondo. L'azienda organizza relatori e personalità rinomate per eventi faccia a faccia e online (Internet): https://www.athenas.de).