C'è ancora vita nel vecchio cane: tre ragioni per cui l'e-mail non sta morendo
Il mondo del lavoro è in costante mutamento a causa della digitalizzazione dei processi lavorativi. In particolare, il concetto di ufficio, dove i dipendenti si riuniscono ogni giorno per svolgere il proprio lavoro, viene messo alla prova. La collaborazione tra i dipendenti di diversi reparti o all'interno di un team sta diventando sempre più importante. Cosa è più adatto per la comunicazione: uno strumento di collaborazione o la buona vecchia e-mail?
Sono in aumento i modelli di lavoro flessibile con programmazione del lavoro individuale nell'ufficio a casa e con dispositivi mobili. Cresce anche la scelta di strumenti di collaborazione digitale per lo scambio di informazioni: Slack, un servizio di messaggistica istantanea basato sul web dell'azienda statunitense Slack Technologies per la comunicazione all'interno dei gruppi di lavoro, Wrike (un software per la gestione dei progetti) o Honey, una sorta di "social intranet" per le aziende, sono solo alcuni esempi. A prima vista, queste soluzioni sono ideali per il collegamento in rete dei dipendenti. Tuttavia, i vantaggi della posta elettronica classica per la comunicazione tra i dipendenti, con i clienti e le parti interessate non devono essere sottovalutati, come affermano i fornitori di programmi di posta elettronica. In sostanza, sono ancora tre le ragioni che parlano a favore della buona vecchia casella di posta elettronica:
L'e-mail vive
Secondo un rapporto dell'istituto di ricerche di mercato statunitense Radicati Group sul uso mondiale della posta elettronica circa 3,7 miliardi di persone scrivono e ricevono 269 miliardi di e-mail al giorno. Nel processo, i ricercatori riconoscono un chiaro aumento della comunicazione via e-mail: il numero di account di posta elettronica aumenterà del 22%, passando da 6,32 miliardi nel 2017 a 7,71 miliardi nel 2021. La spiegazione è semplice: la comunicazione via e-mail non solo è intuitiva, ma è anche l'unica soluzione che permette di raggiungere tutti, quindi anche i contatti esterni, siano essi partner commerciali, autorità o contatti privati. Anche l'invio e la distribuzione di documenti, in particolare quelli contenenti informazioni sensibili, sono molto più facili e sicuri con la posta elettronica. Inoltre, le persone hanno bisogno di indirizzi e-mail per ordinare qualcosa online, per registrarsi a servizi o per partecipare a eventi.
Inondazione di e-mail attraverso gli strumenti di collaborazione
Un problema delle chat e degli strumenti di collaborazione è che si tratta di soluzioni proprietarie non compatibili tra loro. Ad esempio, se un'azienda passa dalla comunicazione principale agli strumenti di collaborazione, deve utilizzare una miriade di soluzioni per rimanere in contatto con tutti i suoi clienti. Oltre ad essere poco pratico, molti dei grandi fornitori di questi servizi tendono a bloccare gli utenti nei loro strumenti. Uno dei principali obiettivi degli strumenti di collaborazione è quello di facilitare la comunicazione. In realtà, però, l'utilizzo dei servizi aumenta il numero di e-mail nella casella di posta, perché gli strumenti generano solitamente e-mail aggiuntive. Se consideriamo il settore del marketing, anche questo prospera grazie alla comunicazione via e-mail, in quanto consente di raggiungere in modo mirato le persone interessate.
Chi sta leggendo? Comunicare in modo sicuro
Alla fine di maggio 2018 entrerà in vigore il nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE e con esso le regole per la conservazione dei dati diventeranno più severe per le aziende. Se prendiamo ad esempio l'archiviazione dei messaggi, anche questa è più sicura attraverso l'archivio di una casella di posta elettronica rispetto all'archiviazione dei messaggi negli strumenti di collaborazione, che spesso avviene tramite server statunitensi. È quindi consigliabile utilizzare un client di posta elettronica sicuro. Ad esempio, eM Client utilizza la tecnologia di crittografia PGP. Questo viene utilizzato anche per le e-mail di Google: tutte le e-mail inviate dal client vengono crittografate dal client stesso, in modo che il server di Google le riceva già crittografate - le e-mail vengono crittografate anche attraverso il provider Internet.
Fonte e ulteriori informazioni sulla soluzione e-mail citata: www.emclient.com
