La nuova direttiva europea sui whistleblower riguarda anche le aziende svizzere

La consapevolezza pubblica del termine "whistleblowing" è stata davvero sollevata dagli eventi che circondano Julian Assange, il fondatore di "Wikileaks". Tra le altre cose, presunti crimini di guerra e corruzione sono stati rivelati attraverso questa piattaforma. Internet, in particolare i social media, è stato usato in varie occasioni per divulgare informazioni privilegiate - a volte con conseguenze imprevedibili. Anche se le violazioni di conformità, le macchinazioni sleali e illegali o altre irregolarità sul posto di lavoro non dovrebbero essere tollerate, ma scoperte e punite di conseguenza, un "canale aperto" come internet è concepibilmente poco adatto. Sia gli informatori che le organizzazioni interessate sono esposti a grandi rischi di reputazione. Per proteggere meglio sia i destinatari che gli stessi whistleblower, la nuova direttiva europea sui whistleblower entrerà in vigore il 17 dicembre 2021. Questo regolamento obbliga le aziende con 250 dipendenti o più o con un fatturato annuo di 10 milioni di euro ad avere un sistema anonimo di whistleblower. Dal 2023, il limite sarà abbassato di nuovo, a 50 dipendenti.

Direttiva UE sui whistleblower: cresce la pressione sulle aziende svizzere

Ma chi protegge in Svizzera un impiegato che, per esempio, vuole informare il suo datore di lavoro che un collega sta scaricando segretamente contenuti pedosessuali da internet o che i collaboratori sul campo stanno sistematicamente "falsificando" le note spese a loro favore? Un progetto di legge sulla "protezione in caso di denuncia di irregolarità sul posto di lavoro" è fallito nel Consiglio nazionale l'anno scorso. Questo lascia il dilemma che affronta un impiegato che sa delle irregolarità: da un lato, la violazione della legge applicabile da parte del suo datore di lavoro; dall'altro, il suo dovere di lealtà verso quello stesso datore di lavoro. Ciononostante, c'è una crescente pressione sulla Svizzera per fornire ai whistleblower una protezione adeguata. Questo vale in particolare per le aziende con attività commerciali internazionali nell'area UE: dal 17 dicembre 2021, anche loro saranno obbligate a fornire un'opzione di segnalazione anonima e conforme al GDPR.

Al fine di garantire standard uniformi, si raccomanda anche in questo paese un sistema professionale e anonimo di whistleblower. "L'obiettivo di un tale sistema di whistleblowing è quello di proteggere sufficientemente i whistleblower per prevenire i rischi legati alle violazioni della compliance e di posizionarsi come un datore di lavoro esemplare e trasparente in termini di employer branding", spiega Thomas Wittkopf, amministratore delegato di TELAG AG. Questa azienda fornisce già un sistema olistico di whistleblowing per grandi aziende e PMI sotto il nome di WhistleTAG.

Sistema di segnalazione anonima

La direttiva europea sui whistleblower stabilisce che ai whistleblower deve essere offerta la possibilità di fare la loro segnalazione elettronicamente attraverso un sistema online criptato, così come verbalmente per telefono, ma in ogni caso in modo anonimo e sicuro. "La riservatezza dei whistleblower deve essere garantita in modo che i dipendenti abbiano il coraggio di segnalare una violazione di conformità in primo luogo. In pratica, sperimentiamo spesso che è particolarmente difficile per i dipendenti delle PMI, che si vantano della loro cultura aziendale aperta, segnalare una scorrettezza. Hanno paura delle conseguenze - dalla sminuizione al mobbing fino a misure di ritorsione di vasta portata. Perciò, nella maggior parte dei casi, si astengono dal denunciare". Con conseguenze devastanti, come il Rapporto ACFE è provato: La perdita finanziaria media ammonta a 200.000 franchi - senza contare il danno alla reputazione dell'azienda. "Gli amministratori delegati e i consigli di amministrazione sono responsabili, ma spesso brancolano nel buio perché i dipendenti non hanno le basi per denunciare un malcostume a causa di una protezione inadeguata. Un sistema di whistleblowing professionale offre alle aziende un'opportunità di trasparenza e di governance aziendale praticata sia internamente che esternamente", dice Thomas Wittkopf.

La conformità aziendale ha senso

Una funzione di compliance è richiesta dalla legge per le banche e i commercianti di titoli in Svizzera. Ma anche in altri settori, sempre più aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, stanno riconoscendo la conformità come parte integrante di una buona governance aziendale. Un concetto di conformità efficace delinea i temi di conformità che sono centrali per l'azienda in questione e definisce i rischi di conformità. Regola anche il reporting alla direzione dell'azienda e al consiglio di amministrazione. Infine, ma non meno importante, comprende anche un'organizzazione concreta di conformità, compreso un sistema di segnalazione dei casi problematici. Un tale sistema anonimo di whistleblowing assicura che le aziende possano rilevare le violazioni di conformità in una fase iniziale e identificare le violazioni generali di leggi o regole interne. Inoltre, i processi sono continuamente e obiettivamente controllati per la loro efficacia e ottimizzati per poter prendere misure appropriate in modo efficace. Secondo il suddetto rapporto ACFE del 2018, 50% di casi di corruzione e 38% di altri modelli di frode sono stati rilevati grazie a un sistema di whistleblower. Le aziende con un sistema di whistleblowing telefonico scoprono i casi più frequentemente: 46% delle soffiate sono segnalate alle hotline, 30% sono ricevute attraverso i canali digitali. Le perdite delle aziende con un sistema di whistleblowing telefonico sono 50% inferiori a quelle che non offrono un canale di segnalazione telefonica ai whistleblower.

Vantaggi per le aziende

Ma come funziona una tale hotline? Può andare alla hotline interna di un'azienda o essere esternalizzata a un fornitore di servizi professionali. TELAG è un fornitore di servizi di questo tipo, che da 13 anni gestisce un sistema anonimo di whistleblower per aziende del settore finanziario e dei servizi, che soddisfa i requisiti della nuova direttiva europea sui whistleblower. L'azienda fornisce il software per l'elaborazione anonima dei rapporti digitali e telefonici, nonché la disponibilità 24 ore su 24 in 24 lingue. Il sistema di whistleblower di TELAG include anche la qualificazione delle segnalazioni, la gestione dei casi e, se necessario, un ufficio di ombudsman con uno studio legale indipendente.

Con un sistema di whistleblowing anonimo, si possono evitare danni all'immagine e alla reputazione e si può promuovere la fiducia dei dipendenti. Il rischio di responsabilità per i membri del comitato esecutivo e dei consigli di amministrazione diminuisce. "Lo scopo è che una potenziale cattiva condotta possa essere investigata internamente e corretta prima che diventi di dominio pubblico. Le aziende dimostrano che la corporate governance non è una frase vuota, ma una promessa ai dipendenti di prendere sul serio i loro rapporti. Questo alla fine ripaga in termini di atmosfera di lavoro e cultura aziendale", dice Thomas Wittkopf.

Direttiva UE sul whistleblower: raccomandazione per le aziende svizzere

• Un sistema di whistleblowing professionale è considerato la migliore pratica per le aziende e le PMI ed è particolarmente raccomandato non appena l'azienda ha filiali in altri paesi dell'UE e/o impiega personale, partner, fornitori dell'area UE.

• Il processo di segnalazione deve funzionare sia per telefono che per iscritto, includendo un ciclo di feedback al whistleblower, e garantire l'anonimato dei whistleblower.

• L'impegno dei dirigenti ("tono dall'alto") sostiene la serietà con un sistema di whistleblower anonimo e paga sulla credibilità. Stimolata dal discorso pubblico sull'etica e la morale nelle aziende, la nuova generazione di impiegati e dirigenti chiede etica e trasparenza negli affari.

• Infine, ma non meno importante, l'azione preventiva è significativamente più economica di un costoso lavoro di pulizia in caso di violazione della conformità, che comporta regolarmente un danno reputazionale irreparabile, nonché notevoli conseguenze finanziarie - in media 200.000 franchi secondo l'ACFE Report 2018.

Ulteriori informazioni: www.telag.ch/whistletag