Rapporto utente: Conextrade automatizza la ricezione delle fatture presso SV Group

Il Gruppo SV comprende i cinque segmenti di attività: ristorazione collettiva, alberghiera, ristorazione pubblica, ristorazione ospedaliera e domestica e ristorazione per eventi. L'azienda impiega circa 8.500 persone e opera in Svizzera, Germania e Austria. Le sue attività principali sono la ristorazione collettiva e gli alberghi. L'azienda gestisce ristoranti e mense per il personale con il marchio "SV Restaurant", che la rende uno dei fornitori leader nella regione DACH. Come franchisee, "SV Hotel" gestisce i marchi Marriott Courtyard, Residence Inn, Renaissance e Moxy in Svizzera e Germania. Inoltre, fanno parte del portafoglio singoli hotel a Berna (La Pergola) e a Olten (Amaris). L'azienda vanta una storia di 100 anni. Fondata nel 1914 da Else Züblin-Spiller come organizzazione no-profit "Schweizer Verband Soldatenwohl" (Associazione per il benessere dei soldati svizzeri), l'obiettivo originario era quello di fornire ai soldati svizzeri cibo economico ed equilibrato senza alcol. Da qui si è sviluppata e affermata un'azienda dinamica e innovativa. I processi di fatturazione sono diventati altrettanto impegnativi. Con Conextrade i processi sono stati notevolmente automatizzati e ottimizzati. 

Il vecchio sistema: richiede tempo, confonde, è soggetto a errori.

Per molto tempo, SV Group in Svizzera non ha avuto un sistema di ricezione ed elaborazione elettronica delle fatture, anche se l'azienda si basa molto sui dati delle fatture. Con un volume di documenti pari a 240.000 fatture all'anno, la gestione dei documenti postali in entrata, l'inserimento manuale al 100% delle fatture, l'assegnazione dei conti e il rilascio dei documenti è diventato un compito erculeo. Poiché il processo non era né elettronico né automatizzato, la ricezione delle fatture si è rivelata poco trasparente e soggetta a errori. Tuttavia, una comunicazione rapida e affidabile con i fornitori è molto importante per il Gruppo SV.

Il processo di approvazione tradizionale era il seguente: Le fatture sono state inviate per posta dai fornitori agli stabilimenti per la verifica dei contenuti. Dopo il controllo manuale da parte dei loro responsabili, le fatture venivano inoltrate per posta all'ufficio contabilità, dove venivano controllate formalmente, assegnate ai conti e registrate. Il problema: tempi di elaborazione troppo lunghi, nessuna possibilità di detrarre gli sconti di cassa, nessun monitoraggio delle fatture e spesso fatture perse. La procedura era tecnologicamente poco sviluppata, organizzata in modo decentrato e quindi molto confusa. Ciò diventa ancora più chiaro se si considera che il Gruppo SV gestisce 300 sedi in Svizzera e 500 nella regione DACH.

Lavorare in modo più efficiente con processi automatizzati privi di discontinuità dei media

Anni fa è stata riconosciuta l'urgenza di mettere ordine e chiarezza nei processi. Nel 2014, dopo una valutazione complessiva, il team SV ha compilato un catalogo di requisiti per i rinnovi necessari. L'obiettivo era stabilire il processo di fatturazione elettronica e un flusso di lavoro in tutto il Gruppo. Questo doveva sostituire il processo manuale in Svizzera e le soluzioni elettroniche già esistenti in Austria e Germania.

Poiché il problema riguarda un gran numero di dipendenti, era necessario un sistema affidabile, ma anche facile da usare, con una breve fase di implementazione e un basso tasso di errore. Nel valutare la soluzione appropriata, il Gruppo SV ha avuto intensi colloqui con tutti i fornitori che dovevano anche andare d'accordo con il sistema. Inoltre, è necessario rispettare le condizioni quadro legali, compresa la protezione dei dati, soprattutto in Germania e in Austria. La scelta è caduta infine su Conextrade, una piattaforma portata da Swisscom per la fatturazione elettronica e lo scambio di dati elettronici per le PMI svizzere. In qualità di fornitore affermato di servizi completi, Conextrade può offrire l'intero portafoglio e ha compreso appieno le esigenze del Gruppo SV. Secondo Eros Merlini, responsabile di Conextrade, più di 4000 altri clienti stanno già lavorando con questa soluzione. 

Elaborazione automatizzata e trasparente delle fatture passive

Il nuovo sistema automatizzato per l'elaborazione delle fatture in Svizzera è entrato in funzione alla fine del 2015. I servizi Conextrade "E-Invoicing", "Scanning2E-Invoicing" e "Creditor Workflow" garantiscono un'elaborazione automatizzata e trasparente delle fatture dei creditori e comprendono la ricezione delle fatture dai fornitori, la loro approvazione e il rilascio, nonché l'invio delle fatture ai clienti.

Olivier Tesoro, Project Manager Finance di SV Group, afferma soddisfatto: "I processi sono ora completamente integrati e coerenti. Oltre che in Svizzera e in Austria, la soluzione è stata introdotta anche in Germania nell'autunno 2018". Il servizio locale e quindi rapidamente disponibile di Conextrade si è rivelato estremamente prezioso durante l'implementazione. Il Gruppo SV si era posto l'obiettivo di creare processi di fatturazione efficienti, senza interruzioni dei media e con una ricezione elettronica delle fatture automatizzata al 100%. Anche questo obiettivo è stato raggiunto. Oggi il Gruppo SV utilizza senza problemi tutti i componenti dei servizi "E-Invoicing" e "Scanning2E-Invoicing".

Vantaggi in termini di costi direttamente dopo l'introduzione

"Con la sua soluzione, Conextrade ha soddisfatto tutte le nostre esigenze di elaborazione delle fatture", afferma Heinz Giezendanner, Direttore Shared Services e Membro del Consiglio Direttivo di SV Group. Dopo l'introduzione graduale del sistema in Svizzera a partire da dicembre 2015, i dipendenti sono stati formati tramite video. "Oggi, ben 1.000 persone in Svizzera e 1.800 nell'intera regione DACH lavorano con il sistema Conextrade senza alcun problema", afferma Tesoro. Già nell'autunno 2016 i processi sono diventati sensibilmente più efficienti. "I nostri tempi di lavorazione sono diventati massicciamente più veloci e, parallelamente, la comunicazione con i fornitori è diventata molto più trasparente". Grazie alla gestione più efficiente, il Gruppo SV può risparmiare già oggi costi considerevoli.

Altri progetti in fase di pianificazione

La digitalizzazione della catena del valore rimane una priorità assoluta per il Gruppo SV, dopo il successo del progetto di automazione dei processi di fatturazione. Nei prossimi anni è prevista l'introduzione di ulteriori forme moderne di comunicazione, come soluzioni digitali con app per il dialogo con l'ospite. Grazie alla partnership con Conextrade, il Gruppo SV è in grado di affrontare e implementare tali progetti passo dopo passo, di migliorare in modo completo tutti i processi e quindi di affrontare il futuro digitale in modo adeguato e competitivo.

Ulteriori informazioni su Conextrade:
Swisscom (Svizzera) SA
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