Progetto ERP: come evitare una falsa partenza

Un progetto ERP non solo rinnova la spina dorsale tecnologica di un'azienda. Spesso trasforma anche i processi aziendali e quindi cambia il lavoro quotidiano di gran parte della forza lavoro. Pertanto, le aziende dovrebbero fare alcune considerazioni elementari all'inizio, ben prima di selezionare il software:

Chiarire il perché, il percome, il perché

Quando l'inventario viene fatto ogni pochi mesi perché il livello delle scorte non è corretto o la direzione deve aspettare giorni per le valutazioni, è chiaro che le cose non vanno bene. Coloro che cercano principalmente di appianare questi punti di pressione con il cambiamento di un sistema ERP, non riusciranno a raggiungere le loro possibilità. Un'implementazione ERP è anche l'occasione per "fare il colpaccio": le aziende dovrebbero avere chiaro cosa vogliono ottenere in futuro e di cosa hanno bisogno per farlo. Con domande come: Come vogliamo lavorare nei prossimi anni? Dove vediamo opportunità per modelli di business validi? questo processo può essere avviato.

Ostacoli organizzativi: rintracciare gli "strati di paralisi

Problemi casalinghi e blocchi organizzativi impediscono un flusso efficiente di informazioni in molti luoghi. Axel Winkelmann fa qui dei paragoni con gli strati impermeabili di argilla - o "strati di paralisi". In questo contesto, la continuità è importante tanto per le operazioni commerciali quanto per l'organizzazione del progetto - in modo che gli obiettivi e le istruzioni della direzione raggiungano tutti i livelli. Ma soprattutto, in modo che i suggerimenti e gli input dello staff arrivino in alto - e non rimangano bloccati da qualche parte nel mezzo a un "sì, ma".

Parlando dell'organizzazione del progetto: squadre impostate in modo scorretto portano ripetutamente al fallimento di un progetto ERP. L'errore cardinale: appenderlo al solo dipartimento IT. "Come può il dipartimento IT discutere di misure organizzative ... e poi ... anche attuarle? Questo è di fatto impossibile. Quindi abbiamo sempre bisogno della mano che guida questo progetto, sempre la lungimiranza di qualcuno che ha una visione d'insieme di tutta l'azienda", sottolinea Axel Winkelmann.

Dal tempo al denaro: definire il quadro economico

Oltre alla questione del budget, anche la questione della tempistica deve essere affrontata all'inizio: ci sono picchi stagionali o altre scadenze che devono essere prese in considerazione? Come si può "liberare" il tempo necessario per il team del progetto? Se pensate di poter gravare i dipendenti con un ulteriore lavoro di progetto nella loro attività quotidiana, non stupitevi se la loro motivazione lascia molto a desiderare. Winkelmann ha una regola empirica per stimare il proprio sforzo: "Se un consulente ERP viene da voi per un giorno-uomo, potete aggiungere altri due giorni e mezzo o tre giorni-uomo del vostro lavoro.

Creare strutture di comunicazione chiare

L'esperienza pratica lo dimostra: I progetti che corrono in silenzio spesso minacciano di fallire. È importante "portare i dipendenti con sé" e comunicare apertamente i piani - sia attraverso una newsletter regolare o uno speakers' corner in mensa. È importante che il personale sia consapevole di ciò che la direzione sta facendo. Questo aumenta l'impegno, l'apprezzamento percepito e infine la volontà dei dipendenti di lavorare con il nuovo software.

Tutto dall'inizio: preparare i processi di cambiamento

Oltre alla tecnologia, ci sono anche aggiustamenti organizzativi da fare: I dipartimenti, i processi e i regolamenti vengono riorganizzati. Non tutti i dipendenti saranno entusiasti di questo. Un progetto così grande suscita anche delle paure. Semplicemente cancellarli e ignorarli abbassa la motivazione e promuove un atteggiamento di blocco. È meglio promuovere la comprensione per i cambiamenti che ne derivano e dare al personale la possibilità di partecipare. La parola chiave è demistificazione.

Volere è umano: anticipare i conflitti

Naturalmente, ogni dipartimento cercherà di mappare i suoi processi e le sue specifiche uno ad uno nel nuovo sistema. Chi vuole adattarsi agli altri, e certamente non al software! I conflitti sono inevitabili. I consulenti del produttore di ERP di solito non sono considerati imparziali. Può essere utile avere una terza parte neutrale al vostro fianco come mediatore, che modera e media se necessario. E aiuta a renderlo chiaro fin dall'inizio: Gli adattamenti sono possibili, ma non devono sfuggire di mano a spese della successiva aggiornabilità.

Dati solidi, business solido

Axel Winkelmann consiglia anche di concretizzare la base di dati di un'azienda il più presto possibile: Di quali dati ha bisogno chi? Da dove viene e dove scorre l'informazione dopo? Ma anche i requisiti iniziali della tecnologia possono essere definiti in questa fase iniziale. Winkelmann mette in guardia urgentemente dal fare affidamento solo su una raccomandazione, per quanto ben intenzionata, di un'azienda amica o di un partner commerciale quando si sceglie un sistema ERP. Il rischio che non si adatti al proprio modello di business e alla propria visione del futuro è molto alto.

Attingere a fonti di know-how

Pochissime aziende hanno molta esperienza con le implementazioni ERP in-house. Dopo tutto, le aziende tendono a realizzare un progetto del genere solo ogni 10 anni, alcune addirittura solo ogni 20-25 anni. Le aziende acquisiscono il know-how necessario facendo salire a bordo nuovi dipendenti e portando un supporto esterno. I consulenti del produttore non solo conoscono bene il sistema. Possono anche contribuire alle migliori pratiche con la loro esperienza in settori simili.

Entrare in azione rapidamente

"Non serve a niente preparare un progetto ERP perfettamente pianificato per cinque anni e non riuscirci comunque", avverte l'esperto Winkelmann. Perché in caso di dubbio, la concorrenza sta già implementando i vantaggi digitali che voi state ancora masticando per paura di trascurare qualcosa di essenziale. La via d'uscita da questa situazione? Lavorare con i prototipi e scegliere un software che può essere configurato in larga misura.

E infine, secondo Winkelmann, molto dipende anche dalla giusta gestione delle aspettative: non tutto nei flussi di processo migliorerà in un colpo solo. Ma in combinazione, un progetto ERP ben preparato porta l'azienda nel suo complesso ad essere adeguatamente posizionata per la digitalizzazione e ad essere in grado di fare molte cose in modo diverso e migliore di prima.

Fonte: www.proalpha.com