5 modi per ottimizzare il flusso digitale di informazioni con foto e video

Le lavagne a fogli mobili fotografate e le lavagne bianche sostituiscono ormai la segreteria in molte riunioni. Con smartphone e tablet è possibile creare, distribuire e archiviare digitalmente immagini di alta qualità direttamente nel sistema di gestione documentale (DMS) in pochissimo tempo. Anche i dispositivi mobili di inserimento dati (MDE) sono sempre più spesso dotati di una funzione di fotocamera. Per le foto o i video creati in movimento, si aprono molte più possibilità di applicazione e si ottimizza il flusso digitale delle informazioni:

1. nella logistica

Mentre il camion è ancora sulla rampa, il dipendente dell'area di ricevimento merci nota un imballaggio danneggiato. Con la telecamera del suo dispositivo MDE o del suo smartphone, registra immediatamente il difetto. Oltre a una scatola di cartone malconcia, può anche registrare difetti evidenti nella merce o consegne errate. I resi e le sostituzioni possono essere richiesti immediatamente, anche dal back office. Ma gli scatti rapidi sono utili anche nel caso di una spedizione impeccabile: Una conferma rapidamente documentata nel reparto di ricevimento merci garantisce una prenotazione più rapida e quindi riduce i tempi di lavorazione.

2. in spedizione

Immediatamente prima che la merce lasci la casa, una rapida foto documenta: i prodotti da caricare sono integri, completi e corrispondono all'ordine. Se la consegna arriva a destinazione incompleta o danneggiata, la "foto prova" chiarisce senza ombra di dubbio che il danno si è verificato durante il trasporto. In questo modo si evita l'insorgere di controversie in materia di responsabilità civile.

3. nella produzione

Anche nella produzione è utile registrare alcune fasi della produzione con immagini o video. In questo modo è più facile rintracciare la qualità e la completezza. Il materiale audiovisivo fornisce anche la base per un'ulteriore ottimizzazione del processo. Una volta completata la produzione, è possibile utilizzare una foto per documentare lo stato finale. Ma non solo: le immagini della produzione sono utili anche per la comunicazione con i clienti. Ad esempio, mostrano al cliente a che punto è la produzione del suo ordine individuale, aumentando così l'attesa del prodotto desiderato.

4. nella gestione dei progetti

In progetti complessi, come la costruzione di impianti, le immagini e i video aiutano anche a registrare le condizioni di alcuni mestieri e a registrarne i progressi. Questo vale per le singole fasi del progetto e ancor più per la messa in servizio.

5. al servizio

I tecnici dell'assistenza sul campo sono sottoposti a una forte pressione: dopo tutto, il cliente vuole che il suo problema sia risolto il più rapidamente possibile. Se è necessario un intervento di follow-up, è opportuno descrivere le condizioni attuali con testi e immagini. Se il collega può vedere i segni di utilizzo, ad esempio, prima dell'inizio del lavoro, può prepararsi in modo più efficace. Naturalmente, le foto del prima e del dopo facilitano anche la registrazione degli interventi di manutenzione effettuati.

Dal file digitale al processo digitale

Una registrazione digitale da sola non fa una digitalizzazione. Se un membro del personale deve prima recarsi a un PC o a un terminale per caricare i file, questo costa tempo prezioso al processo. Lo stesso vale per la copia su un PC, sia tramite la sostituzione di una scheda SD che tramite il collegamento di un cavo USB. Al contrario, le persone che lavorano nel back office hanno a disposizione tutte le informazioni di cui hanno bisogno direttamente nel file digitale, senza dover fare domande e quasi in tempo reale. Anche se si guadagnano solo pochi secondi o pochi minuti per ogni processo: Nell'arco di una giornata o di una settimana, le ore di lavoro sprecate si sommano rapidamente. Per le aziende che vogliono sfruttare appieno il potenziale della digitalizzazione, non si tratta solo di creare foto il più rapidamente possibile. Dovrebbero inoltre assicurarsi di poter trasmettere le immagini direttamente dal dispositivo mobile ai reparti a valle. Deve inoltre essere possibile allegare i supporti digitali ai rispettivi ordini o ad altri documenti.

Flusso di informazioni digitali: risparmio di tempo e facilitazione del lavoro

In questo modo non solo si risparmiano ai dipendenti diversi passaggi nel processo di caricamento. Aumentano anche la velocità e la trasparenza del processo nel suo complesso. I colleghi possono reagire più rapidamente e iniziare prima le attività successive. Questo perché hanno accesso diretto al documento digitale, comprese tutte le immagini e i video e, nel caso di archiviazione integrata con un sistema di gestione documentale, per gli anni a venire.

Fonte e ulteriori informazioni: proALPHA