Cosa dovrebbero considerare le aziende quando migrano a Office 365
Sempre più aziende stanno migrando verso soluzioni basate sul cloud come Microsoft Office 365. Nel fare ciò, si trovano di fronte alla sfida di conciliare le crescenti esigenze di collaborazione degli utenti con la necessità di sicurezza e di gestione centrale dell'IT da parte del dipartimento IT.
Il fornitore globale di servizi di messaggistica aziendale Retarus ha compilato cinque consigli che le aziende dovrebbero considerare quando migrano a Office 365:
- Ottimizzazione della protezione contro lo spam e i virus: quando si scambiano dati sensibili via e-mail, una protezione completa contro lo spam e i virus è particolarmente importante. Quando si utilizzano soluzioni di posta elettronica basate sul cloud, le aziende dovrebbero quindi controllare attentamente se le caratteristiche di sicurezza standard sono effettivamente sufficienti per le loro esigenze o se è necessario aggiungere ulteriori funzioni. Le soluzioni complementari di sicurezza e-mail dal cloud, per esempio, offrono una protezione aggiuntiva attraverso la combinazione di diversi scanner di virus e filtri intelligenti di spam e phishing.
- Corretta implementazione dei requisiti di sicurezza e conformità: Molte aziende che usano Office 365 non vedono soddisfatti al cento per cento i loro requisiti di sicurezza e conformità. Secondo Gartner, circa il 40% delle aziende che utilizzano Office 365 utilizzeranno quindi ulteriori soluzioni di terze parti entro il 2018. Speciali servizi di sicurezza e-mail basati su gateway, per esempio, combinano perfettamente la crittografia e l'archiviazione delle e-mail. La decrittazione dell'e-mail non viene effettuata sul client dell'utente, ma centralmente dalla soluzione di sicurezza e-mail. L'e-mail viene poi conservata nell'archivio e lì viene nuovamente criptata. In questo modo, le informazioni archiviate rimangono leggibili anche dopo dieci anni e senza le rispettive chiavi private.
- "Power to the user": più le esigenze dei dipendenti sono eterogenee, maggiore è il loro bisogno di mantenere il controllo sulla loro comunicazione aziendale. Le soluzioni di sicurezza della posta elettronica dal cloud completano Office 365 non solo con una sicurezza aggiuntiva della posta elettronica, ma anche con diverse funzionalità di gestione della posta elettronica. Questo permette agli utenti la libertà di fare molte impostazioni da soli, per esempio nell'ambito della gestione della quarantena: Gli utenti ricevono una panoramica delle e-mail filtrate via e-mail. Se, per esempio, una newsletter rilevante è stata erroneamente intercettata, possono gestire da soli le loro liste individuali di blocchi ed eccezioni.
- Sforzo di migrazione: molti compiti devono essere pianificati quando si passa a Office 365. Questi includono il funzionamento ibrido temporaneo, l'archiviazione di tutta la corrispondenza e-mail, la ricodifica dei formati e-mail esistenti e la migrazione delle voci del calendario e delle applicazioni speciali come i sistemi di prenotazione delle camere e le sostituzioni delle vacanze. Per ridurre questo sforzo, le aziende dovrebbero affidarsi a fornitori di servizi specializzati in soluzioni di comunicazione basate sul cloud. Non solo offrono opzioni di stoccaggio innovative per l'archiviazione dei vecchi dati e soluzioni speciali come il routing basato sull'utente per il funzionamento ibrido, ma forniscono anche alle aziende una consulenza durante l'intero processo di migrazione.
- Supporto fax: Con Exchange Online e Skype for Business (ex Lync), Microsoft offre già soluzioni di comunicazione complete per e-mail, telefonia, conferenze audio e video e messaggistica istantanea. Le funzionalità fax, d'altra parte, non sono fornite da Microsoft stessa. Con l'aiuto di Cloud Fax Services, le aziende possono garantire una comunicazione fax affidabile anche in ambienti IP. Questi permettono una ricezione fax senza problemi anche se - come con Skype for Business - non viene offerto il supporto fax tramite il tronco SIP.
"Attualmente stiamo osservando una crescente domanda di funzioni supplementari per Office 365", dice Roger Moser, Country Manager di retarus (Schweiz) AG. "Indipendentemente dal fatto che si tratti di banche, dell'industria manifatturiera o del settore sanitario: in tutti i settori, le aziende stanno incontrando scenari, in particolare per quanto riguarda la sicurezza, la conformità e l'usabilità, che possono essere risolti in modo più efficiente attraverso fornitori terzi."
Questo comunicato stampa e le relative immagini possono essere scaricati all'indirizzo www.retarus.ch può essere recuperato.
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