Business etiquette: come avere successo nella comunicazione 4.0
Le regole fondamentali di una comunicazione credibile sono la presenza e l'attenzione. Dopo tutto, gli esseri umani sono creature relazionali: Se non si comunica correttamente, si sabota il lavoro di relazione. Molto è evidente, molto è una questione di educazione e altro si impara. Nel mondo degli affari, il buon vecchio galateo è ancora utilizzato per calibrare regole di comportamento specifiche. Questo vale anche, e a maggior ragione, per la comunicazione. Ma come si presenta la Business Etiquette 4.0?
Attualmente si registra un boom di richieste di informazioni sul tema del galateo della comunicazione. Nel corso del cambiamento delle infrastrutture, sono emersi in modo piuttosto inquietante molti comportamenti che hanno prodotto alcuni eccessi - e sono proprio questi che ora devono essere recuperati. La grande domanda che ci poniamo è come riuscire (ancora una volta) a dimostrare apprezzamento alle nostre controparti con stile e classe.
Chiunque si affacci oggi a una riunione, a un workshop o a un evento di qualsiasi tipo conoscerà questo esempio: molti partecipanti hanno adottato un comportamento fastidioso che non corrisponde affatto al galateo. All'inizio, il computer portatile viene sistemato sul tavolo e aperto immediatamente. Aprire la tecnologia è una cosa. Anche se sembra un po' ingombrante da davanti o dal punto di vista del manager: L'uomo si concentra sulla macchina. È come una formazione informatica, ma ha il fascino relazionale di un garage prefabbricato.
Anche durante l'inizio e il benvenuto, ma soprattutto nel prosieguo dell'evento, questa scena continua: gli occhi rimangono sullo schermo, anche se le persone parlano o fanno una presentazione di fronte o addirittura in cerchio. Le dita scrivono all'unisono con ciò che sta accadendo, segno inequivocabile che le persone non stanno prendendo appunti come in un auditorium universitario, ma stanno semplicemente lavorando su e-mail e altri compiti. Il tutto è spesso accompagnato dal rumore della digitazione. Questo disturbo acustico aumenta quando si usano tastiere di plastica dura e si amplifica quando sono coinvolte le unghie lunghe...
Il rumore di battitura è un caso normale?
A volte, questo sembra essere diventato un fatto scontato e la norma. È così? È solo il punto di vista di un presunto cinquantenne stagnante che, agli occhi di molti, ha perso il treno della digitalizzazione? No. I forum, i saggi e gli scambi di esperti (anche digitali) parlano chiaro: questo è indecente di per sé e tende alla mancanza di rispetto.
Potete anche sopportare questo comportamento, ma dovete essere consapevoli che questo è ciò che irradiate e (grazie al feedback) viene sempre più percepito come tale. È indecente quanto emettere suoni umani o indossare una camicia non lavata. In linea di principio, questo non ha conseguenze gravi, ma alle nostre latitudini, soprattutto in un contesto lavorativo, scatena reazioni che non sono necessariamente sempre espresse, ma che vengono percepite, pensate e notate.
Studi solidi (ad esempio di una grande compagnia assicurativa) hanno addirittura convertito la disattenzione in ore di lavoro perse: Chi non presta attenzione deve chiedere di più. Chi non presta abbastanza attenzione deve passare più tempo a chiedere. O non ha ascoltato compiti importanti. Un test dal vivo su diversi eventi ha dimostrato che, in un breve sondaggio sul contenuto degli argomenti di discussione (quindi non si tratta solo di possibili, noiose presentazioni), i dattilografi da laptop ottengono risultati massicciamente peggiori, meno del 50% dei risultati degli altri. Il fatto è che il multitasking non funziona anche se si vive nell'era digitale. Perché il cervello umano funziona ancora in modo identico a quello di una volta. E si può praticamente sempre capire guardando la persona che sta scrivendo se sta prendendo appunti su eventi dal vivo (in realtà c'è una piccola percentuale di persone che hanno questa disciplina) o se è impegnata a rispondere alle e-mail. Distinguere l'uno dall'altro è un senso che oggi abbiamo in modo infallibile e anche più di quanto molti partecipanti si rendano conto.
Il portatile chiuso come dichiarazione
Nel frattempo, sono sempre più numerose le segnalazioni di persone infastidite da questa situazione. Per questo motivo, nel mio ruolo di relatore, formatore o semplicemente comunicatore, ho personalmente iniziato a bandire i computer portatili dai miei eventi e dalle mie riunioni, a meno che non sia assolutamente necessario in termini di contenuto o di metodo. I veri maniaci del digitale usano comunque un tablet con una penna digitale: restano in contatto con l'azione, lavorano in modo psicomotorio e hanno comunque tutto archiviato in digitale o nel cloud.
In cambio, ci sono dei "tempi d'ufficio" all'interno della giornata. Ciò significa che, se il gruppo lo desidera, ha a disposizione, ad esempio, 30 minuti durante la pausa pranzo o in una pausa pomeridiana per dedicarsi a questioni importanti. Se è necessario. Tuttavia, alcuni vedono l'opportunità di organizzare la giornata in modo tale da non essere sempre disponibili, per una volta.
Anche un computer portatile chiuso o che rimane nella borsa può essere una dichiarazione. Io stesso ho partecipato a una riunione di un club esclusivo con partecipanti di alto livello. Lì è un punto d'onore non controllare la posta elettronica su un portatile aperto. È chiaro a tutti i membri del gruppo che si tratta di una mancanza di rispetto e di un segno di scarsa organizzazione.
Non perdetevi nulla, soprattutto in ambienti chiusi.
E infine questo: Da qualche mese, la nota e non piccola compagnia di assicurazioni di cui sopra ha semplicemente vietato i computer portatili nelle riunioni e negli eventi simili. D'altra parte, è anche e ancor più vero che chi conduce una riunione o, ad esempio, un workshop, dovrebbe avere la pretesa di arrivare così ben preparato che l'impulso interiore dei partecipanti a perdere qualcosa all'esterno sia il più ridotto possibile. La richiesta di qualità in cambio deve essere alta. Ma si può anche scambiare un feedback su questo aspetto all'interno di un contesto, a patto che si siano chiusi i portatili...
Conclusione: quattro consigli di galateo commerciale
Ecco alcuni suggerimenti concreti che vi aiuteranno a comunicare con successo nell'ambito della Business Etiquette 4.0:
- I computer portatili devono rimanere chiusi, qualsiasi altra cosa limita troppo l'attenzione (motivi: decenza, impossibilità di fare multitasking, efficienza o evitare di perdere ore, disturbo dovuto al rumore e all'assenza mentale).
- I tablet (o, naturalmente, la carta e, sempre più spesso, i cosiddetti quaderni) hanno più senso per gli appunti di riunioni e corsi.
- In alternativa, si possono offrire "orari d'ufficio" in orari non di punta, in modo da poter lavorare su tutti i compiti che non possono essere rimandati.
- Gli oratori devono anche essere consapevoli che una riunione vivace e ben preparata crea le basi per mantenere l'attenzione.
All'autore:
Stefan Häseli è un esperto di comunicazione credibile, oratore, moderatore e autore di diversi libri. Dirige una società di formazione in Svizzera. Attualmente sta scrivendo un libro dal titolo "Hannes managt". colonna regolare nell'edizione cartacea dell'ORGANISATORE.
