Una buona gestione del cambiamento: non abbiate paura del cambiamento!

La gestione del cambiamento è l'adattamento sistematico di un'azienda a circostanze mutevoli. È importante perché aiuta le aziende ad adattarsi ai cambiamenti che sfuggono al loro controllo attraverso un insieme di metodi e processi. Grazie a una buona gestione del cambiamento, le aziende possono ridurre le resistenze interne che spesso si manifestano durante le trasformazioni. Pertanto, il momento in cui un'azienda dovrebbe avviare un processo di gestione del cambiamento dipende da vari fattori, a seconda di ciò che l'azienda vuole cambiare concretamente: un buon momento è quello in cui deve avvenire un cambiamento significativo nelle strutture, nei processi o nelle tecnologie all'interno dell'azienda. Ciò significa, ad esempio, la ristrutturazione di un reparto, una nuova strategia aziendale o l'introduzione di una nuova tecnologia. È importante che il processo venga avviato il prima possibile. Il bello della gestione del cambiamento è che si tratta di uno strumento universale per qualsiasi azienda che voglia implementare i cambiamenti appena citati nelle proprie attività. In questo caso, la durata del cambiamento dipende fortemente dalla complessità e dalla portata del processo di cambiamento. Di norma, tuttavia, si può ipotizzare un arco di tempo di almeno qualche mese, in alcuni casi anche di diversi anni.

Trasformazione di successo in 5 fasi

Esistono molti quadri di riferimento diversi per l'attuazione di un processo di gestione del cambiamento. I modelli più noti sono, ad esempio, quelli di Lewin, McKinsey, Kübler-Ross o della psicoterapeuta Virginia Satir. Tutti questi modelli hanno in comune il fatto di basarsi su diverse fasi che di solito accompagnano un cambiamento di ampia portata, come lo shock, la resistenza, la paura, la negazione, ecc. Alla fine di un processo di gestione del cambiamento di successo, c'è sempre l'accettazione del nuovo, che può essere integrato nella propria personalità e nel proprio ambiente in modo da creare valore.

Poiché le aziende sono per lo più organizzate gerarchicamente e se il cambiamento ha un risultato chiaramente definito e un percorso di soluzione noto (domande guida: "Cosa vogliamo ottenere?" e "Come lo otteniamo?"), raccomando il modello a fasi della gestione di progetto tradizionale, che comprende le cinque fasi seguenti:

1. Analisi e avvio:Si tratta di fare il punto della situazione e di determinare lo stato attuale rispetto alla necessità di modificare un processo o un'attività.
2. Pianificazione:La seconda fase si concentra sullo sviluppo di un concetto di cambiamento e sulla creazione di un piano corrispondente.
3. Implementazione:In questa fase, il concetto di cambiamento viene attuato e il piano di cambiamento viene messo in pratica.
4. Controllo:Questa fase serve a monitorare il processo di cambiamento e a garantire l'identificazione delle deviazioni.
5. Laurea:Nella fase finale, il processo di cambiamento viene valutato a posteriori, i nuovi processi e sistemi vengono monitorati e viene prodotto un rapporto finale.

Anche in questo modello tradizionale, esiste la cosiddetta "richiesta di cambiamento" che tiene conto del cambiamento. Per le richieste di cambiamento in cui il risultato si trova nello spazio complesso (vedi diagramma di Stacey), cioè il "cosa" e il "come" sono piuttosto sconosciuti, può essere utile utilizzare un framework agile. In questo modo, i cambiamenti possono essere implementati in piccole fasi parziali e verificati in seguito prima di procedere con la fase successiva.

Lavorare in modo completamente agile in sprint, ad esempio con SCRUM, è una procedura utile soprattutto quando ci sono molte incertezze nel nuovo ambiente. Il ciclo Plan-Do-Check-Act, su cui si basa SCRUM, è già noto a molte aziende nel settore della garanzia della qualità. L'artefatto "check" del ciclo PDCA o, in SCRUM, la "revisione" e la "retrospettiva" sono di particolare importanza perché coinvolgono tutte le parti interessate e danno forma al processo di cambiamento. L'obiettivo e l'ambiente dettano quindi le tattiche giuste, cioè quelle che promettono il successo.

Impulsi dal livello dirigenziale

Una buona gestione del cambiamento inizia con una visione chiara da parte della leadership su come e dove l'azienda vuole svilupparsi in futuro. Se i responsabili si impegnano in tal senso, creano un ambiente in cui i dipendenti possono prepararsi interiormente ai cambiamenti imminenti. Perché chi è in grado di comprendere le opportunità del cambiamento le accetta più facilmente. Per integrare tutte le divisioni aziendali coinvolte nel processo di cambiamento in modo da creare valore, occorre innanzitutto selezionare un team di gestione del cambiamento o un rappresentante della gestione del cambiamento che si assuma la responsabilità dell'attuazione del processo di cambiamento. Se si tratta di un intero team, dovrebbe essere formato da persone provenienti da tutti i reparti aziendali coinvolti ed essere interdisciplinare. Aiuta i reparti coinvolti creando calendari, fornendo risorse e monitorando i progressi.

3 regole fondamentali per formare un team di gestione del cambiamento:

1. Riconoscere le competenze: Le persone coinvolte in un processo di gestione del cambiamento devono possedere determinate competenze affinché il cambiamento abbia successo. Oltre alle conoscenze tecniche e organizzative, queste includono attributi come forti capacità di comunicazione, gestione degli stakeholder, pazienza e leadership. Naturalmente, queste competenze non devono essere raggruppate in un'unica persona: è ancora meglio se il team rappresenta il maggior numero possibile di prospettive diverse.
2. Risorse per le sovvenzioni: La gestione del cambiamento è sicuramente faticosa, non solo per l'imminente cambiamento in sé, ma anche per l'aspetto temporale. È quindi importante che gli attori coinvolti abbiano accesso alle risorse di cui sopra durante il processo. In caso contrario, si verificheranno ritardi, frustrazioni ed errori.
3. Fiducia: Perché questa è la base per essere coinvolti nel cambiamento internamente e poi essere in grado di portarlo avanti con successo all'esterno.

Superare le difese negative

I cicli di feedback regolari tra i reparti e il team di gestione del cambiamento sono particolarmente importanti, perché solo così si può garantire che i cambiamenti decisi di comune accordo possano essere attuati con successo. Oltre a questi aspetti formali, un atteggiamento di apprezzamento e collaborazione da parte di tutti i membri del team è estremamente utile.
Non deve sorprendere che ciò non sia sempre accettato da tutte le persone coinvolte fin dall'inizio. La maggior parte delle volte la riluttanza è legata al fatto che i processi di gestione del cambiamento avviano un cambiamento che significa dire addio a cose familiari che suggeriscono sicurezza. Questo può portare a sentimenti negativi tra alcune delle persone coinvolte, legati alla paura dell'ignoto. In definitiva, questo è umano e anche normale in una certa misura. Ognuno di noi si è sicuramente trovato in una situazione completamente nuova che sembrava incontrollabile e alla quale ha reagito con meccanismi di difesa. Nei processi di cambiamento nelle aziende, questi sentimenti possono scatenarsi soprattutto quando i dipendenti si sentono minacciati o presi alla sprovvista dalle novità e non hanno ricevuto abbastanza informazioni o tempo per comprendere i cambiamenti. I dirigenti hanno l'importante compito di trasmettere sicurezza e obiettivi chiari e di dare l'esempio.

Apprezzamento e cooperazione

Una gestione del cambiamento di successo coinvolge tutti. Perché chi è in grado di comprendere la necessità del cambiamento, di vederne le opportunità ma anche i rischi associati, può anche accettare un cambiamento. Questo coinvolgimento può avvenire, ad esempio, attraverso workshop o sessioni di formazione. È importante affrontare e prendere sul serio tutte le preoccupazioni e i dubbi, ma anche tutte le idee e le opinioni dei dipendenti e coinvolgere tutti attivamente nel processo di cambiamento. L'empatia verso le persone coinvolte è fondamentale e trasmette comprensione e accettazione. Ciò non significa che l'approccio debba essere unanime o che le decisioni debbano essere prese democraticamente. È anche utile coinvolgere i membri del personale che hanno una forte influenza positiva sui membri del loro team, indipendentemente dalla loro posizione. Queste persone hanno di solito una funzione di modello e, paragonabili agli "influencer" dei social media, influenzano il loro ambiente con il loro punto di vista e il loro comportamento.

La pazienza è la madre di tutti i cambiamenti

È importante non dare per scontato che i processi di cambiamento avviati producano immediatamente risultati finali visibili a tutti. Una buona gestione del cambiamento è sostenibile e quindi ci vuole tempo perché i risultati attesi diventino evidenti. Ha senso creare criteri di successo lungo il percorso che possano essere misurati. Anche quattro stelle su cinque in un sondaggio è un risultato di misurazione.

Autore:
Rafael Koch è responsabile del successo dei clienti di Operations1. Insieme al suo team, introduce il software Operations1 ai clienti e ha accompagnato con successo molti processi di gestione del cambiamento. Prima di Operations1, si occupava di project management nel settore dell'aviazione, con grande entusiasmo per il settore aerospaziale. Rafael ha studiato ingegneria industriale (laurea in ingegneria) e ha lavorato anche nella gestione del rischio in tutto il mondo. Maggiori informazioni su: www.operations1.com