Comportamento conversazionale: Trovare sempre le parole giuste

Quando parliamo con le persone, spesso notiamo che i nostri messaggi vengono recepiti in modo diverso dai nostri interlocutori, anche se usiamo le stesse parole. Le cause possono essere diverse. Ad esempio, gli interlocutori hanno conoscenze diverse o interessi diversi. Spesso, però, la comunicazione non funziona perché i nostri partner "funzionano" in modo diverso da noi. Perché i sistemi di valori di noi umani sono diversi. Per esempio, mentre il successo materiale è molto importante per una persona, il riconoscimento sociale ha la massima priorità per un'altra. E un altro ancora vuole soprattutto sperimentare molte cose nuove ed eccitanti.

Gli stili di pensiero e di comunicazione divergono

Questi valori modellano il nostro stile di pensiero, che a sua volta modella il nostro stile di comunicazione. Ad esempio, le persone che valutano tutto principalmente dal punto di vista di "Conviene?" hanno di solito uno stile di pensiero piuttosto logico. Il loro stile di comunicazione corrisponde a questo. Preferiscono affermazioni brevi e concise e amano i numeri, i dati e i fatti. Questo è diverso per le persone che cercano soprattutto l'emozione del nuovo. Si stancano di colonne di numeri. Lo stesso vale per le persone per le quali le relazioni umane sono molto importanti.

Cosa succede, ad esempio, quando un manager con uno stile di pensiero e di comunicazione più logico incontra un dipendente più orientato alle relazioni? Il manager sommerge il dipendente di numeri, dati e fatti. Perché lo presuppone: Questi convinceranno anche la mia controparte. Il dipendente vive la situazione in modo diverso. Pensa: "Il capo non mi chiede nemmeno come sto. Invece, mi lancia cifre e mi chiede di lavorare di più, come se finora fossi stato pigro". Ciò che il manager vuole dire in realtà non arriva affatto al dipendente. Non perché il dipendente sia demotivato o addirittura ribelle: la causa è un'altra.

Il nostro cervello valuta ciò che ascoltiamo

Quando qualcuno ci dice qualcosa, il sistema limbico del nostro cervello valuta innanzitutto questa affermazione. In base al nostro sistema di valori, decide se l'affermazione è importante o meno, buona o cattiva. Solo allora il sistema limbico trasmette al cervello le informazioni legate all'emozione in questione e noi reagiamo di conseguenza. I manager dovrebbero quindi confezionare i loro messaggi in modo che siano percepiti come significativi dal sistema limbico del rispettivo dipendente e scatenino in lui emozioni positive.

È più facile a dirsi che a farsi. A tal fine, dobbiamo innanzitutto conoscere lo stile di comunicazione e di pensiero o il sistema di valori della nostra controparte. Questi possono essere determinati con test di personalità. Ma non è sempre possibile fare questi test. Uno sviluppatore di prodotti non può dire al suo superiore prima di presentare le sue idee: "Capo, prima compila il test, ...". Lo stesso vale per i venditori prima delle trattative contrattuali. Hanno bisogno di altri strumenti per decidere: Dovrei usare questo stile di comunicazione perché....

Identificare il sistema di valori del partner

Questa (pre)decisione è resa più facile dal fatto che alcuni tipi sono rappresentati in modo sproporzionato nella maggior parte delle professioni. Ad esempio, nel sistema di valori della maggior parte dei dipendenti pubblici, la questione della sicurezza gioca un ruolo importante. E i responsabili delle vendite hanno di solito uno stile di pensiero e di comunicazione diverso da quello dei responsabili dei dipartimenti di ricerca.

Un'altra indicazione del sistema di valori dei nostri interlocutori può essere l'arredamento dei loro uffici. Molte piante, immagini di persone care e colori caldi indicano una tipologia orientata alle relazioni. Se invece nell'ufficio ci sono mobili di design e disegni astratti appesi, allora la nostra controparte è probabilmente un tipo sperimentale. Un indicatore del sistema di valori del nostro partner non è solo il suo linguaggio, ma anche il modo in cui ci saluta: si alza dalla scrivania e viene verso di noi o...? Va dritto al punto o...? Possiamo fare una prima valutazione sulla base di tali fattori.

Adattare lo stile argomentativo e linguistico

Se conosciamo lo stile di pensiero o il sistema di valori preferito dal nostro interlocutore, possiamo dedurre quali messaggi dobbiamo mettere al centro del nostro discorso, perché sono

• offrire il massimo beneficio dal suo punto di vista e
• scatenare in lui sentimenti positivi.

Ciò presuppone che siano stati identificati in anticipo i messaggi chiave relativi alle diverse tipologie. Per una persona per cui il guadagno materiale è molto importante, questo può essere il risparmio di tempo e di costi ottenuto con una soluzione. E per una persona che tiene alla sicurezza? Per loro, l'argomentazione può riguardare l'assenza di errori di una macchina.

Tuttavia, è anche importante confezionare i nostri messaggi in modo che arrivino a destinazione. Supponiamo che vogliate convincere i vostri colleghi ad acquistare un certo software. Con un pensatore più logico, l'argomentazione potrebbe essere: "Questo software riduce i tempi di elaborazione del 30%. Questo ridurrà i nostri costi del 15%". Per un tipo sperimentale, potrebbe essere: "Immaginate una produzione che funziona completamente senza guasti. Con questo software ci stiamo avvicinando a questa visione, perché...". Con un'argomentazione così appropriata, è molto probabile che i vostri colleghi considerino la vostra proposta con simpatia.

All'autore:
Joachim Simon di Braunschweig, è un formatore e relatore di leadership specializzato nel tema della (auto)leadership (www.joachimsimon.info). È autore del libro "Selbstverantwortung im Unternehmen" (Autoresponsabilità in azienda) pubblicato da Haufe-Verlag e cofondatore dell'applicazione di (auto)leadership coaching Mindshine.