Condurre riunioni di lavoro è qualcosa che si deve imparare

Iniziare le riunioni con le cose meno importanti

Se si inizia con cose poco importanti, si rischia di perdersi nelle discussioni e alla fine la riunione si conclude senza aver discusso le cose veramente importanti per il team.

Non pensare e pre-pianificare la riunione

Per me l'invito deve avere una struttura. E con questo non intendo solo i vertici (punti all'ordine del giorno) e gli orari di inizio e fine, ma anche quanto tempo viene assegnato a ciascun punto. Questo porta già a un buon orientamento e a una buona disciplina quando si discute molto.

Quindi, se tutti sanno che sono stati assegnati solo 10 minuti per l'attuale punto di discussione, ma hanno già parlato per 8 minuti, la regola è: rimandare l'ulteriore discussione e la decisione o arrivare finalmente a un risultato.

L'altro aspetto da considerare è il significato di ogni punto:

Si tratta di informare? Si tratta di discutere? È per prendere una decisione?

Mi piace contrassegnare il rispettivo punto all'ordine del giorno con la lettera I per informare, D per discutere ed E per decidere. Naturalmente, si può anche dire D e I: prima ci dovrebbe essere una discussione, poi una decisione.

Trovo anche importante e utile annotare chi è responsabile di cosa.

Chi informa su questo punto: lo fa come manager? O un certo dipendente? Poi scrivete il nome in questione nell'invito.

Vuole che la decisione venga presa dalla squadra dopo la discussione? Poi aggiungete "squadra" alla E di decisione.

Volete che il team discuta, ma volete prendere la decisione da soli?
Poi, in piedi, scrivete il vostro nome nella E dell'invito.

In questo modo, già al momento dell'invito è chiaro a tutti gli invitati quale sia il tema del rispettivo punto all'ordine del giorno. Informazione, discussione o decisione. E a chi spetta la rispettiva responsabilità.

Credetemi per esperienza. Questo porta alla chiarezza anche durante la riunione.

Aspettate a iniziare la riunione perché i membri dello staff non sono ancora arrivati?

Personalmente, lo trovo noioso: io stesso mi sforzo di essere puntuale, magari prendendo un treno in anticipo per arrivare in tempo, e poi loro aspettano altri 5-10 minuti per altre persone. Se l'avessi saputo fin dall'inizio, sarei arrivato più tardi.
Perché qui si tiene conto dei non puntuali? Perché non premiare i puntuali che si presentano in orario e iniziano di conseguenza come previsto?

Superare la riunione?

Così come si inizia per tempo, si deve anche finire per tempo.

Dal momento che si è partiti dai punti più importanti all'inizio della riunione, si spera che alla fine non rimangano punti importanti in sospeso.
E anche se lo fanno: la maggior parte dei partecipanti non ha voglia di strafare e si innervosisce verso la fine, perché tanto c'è già abbastanza lavoro che aspetta alla scrivania.

Parlare da soli e magari impedire ai partecipanti di parlare.

Se siete davvero uno di quei leader la cui percentuale di intervento in una riunione di gruppo è 90%, dovreste pensare a quale sia il vantaggio della riunione per tutti i partecipanti.

In questo caso, probabilmente vi limiterete a informare e questo, mi spiace, può essere fatto anche per iscritto. Non ho bisogno di convocare una riunione per questo.
In una riunione si discute, il che richiede l'intervento di più persone.

In una riunione si incontrano persone diverse con idee diverse, gli aspetti vengono esaminati da diverse angolazioni e le persone coinvolte contribuiscono con la loro esperienza pluriennale.

Quindi, se sei tu a parlare quasi esclusivamente, dal mio punto di vista c'è qualcosa che non va.

Gestite sempre la riunione da soli?

C'è il rischio di tagliare fuori gli altri o di parlare troppo, soprattutto se siete voi a preparare e condurre le riunioni, cioè a guidare le discussioni.
Più si cede la leadership e si lascia che ogni membro del team conduca la discussione, più la responsabilità viene distribuita.

In questo modo, ogni membro del team si accorge di quanto sia impegnativa la presidenza della riunione. Forse questo avrà un effetto positivo anche sulla puntualità e sulla partecipazione alle discussioni.

Non solo presiedere la riunione, ma anche redigerne il verbale.

Ehi, non è scritto da nessuna parte che il responsabile della riunione debba anche redigere il verbale. Almeno non ho trovato questa regola in nessun manuale organizzativo o simili.
Perciò, in qualità di responsabile della riunione, non siate troppo severi con voi stessi e concentratevi sulla gestione della riunione e sulla conduzione della discussione. Si prega di delegare la stesura del verbale a qualcun altro. A proposito, si può anche ruotare questo lavoro in modo che tutti i membri del team abbiano un turno per redigere il verbale.

Lasciate i dipendenti silenziosi fuori dalle discussioni

C'è molto potenziale nascosto nel personale più silenzioso. Il fatto che non si esprimano nelle grandi riunioni non significa che non abbiano idee e opinioni. È quindi ancora più importante utilizzare altri metodi che non si basino tanto sulle espressioni verbali, ma chiedano invece idee e opinioni per iscritto. Parole chiave: brainwriting/raccolta di idee tramite schede di moderazione o post-it.

Non mettere mai in discussione il proprio sistema di incontri

Un giro mattutino quotidiano? Una riunione di squadra settimanale? Più una riunione quindicinale sullo status quo?

Spesso certe routine si sono insinuate nel corso degli anni e quasi nessuno si chiede se le strutture e i processi siano ancora davvero utili.
Quindi, fate un'autocritica su quali riunioni sono davvero necessarie all'interno del vostro team; forse è arrivato il momento di fare qualcosa di nuovo.

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