Come pianificare un workshop di strategia

Di solito il motivo di un workshop sulla strategia è che i responsabili del top management di un'azienda hanno la vaga sensazione: "Dobbiamo fare qualcosa o cambiare qualcosa per avere il successo desiderato a medio e lungo termine". Ma non è ancora chiaro cosa si debba fare. Per questo è stato indetto un workshop strategico.

Perché il workshop dovrebbe svolgersi?

Chiunque sia incaricato della preparazione di un workshop strategico deve conoscerne il motivo. Ad esempio, se l'azienda non ha ancora una strategia, è necessario svilupparne una. Se invece si vuole rivedere la strategia esistente, si tratta soprattutto di monitorarne il successo. E l'azienda vuole sviluppare ulteriormente la sua strategia? L'attenzione si concentra poi sulle valutazioni dello sviluppo del mercato o dello sviluppo tecnico.

A volte la discussione sulla strategia non riguarda affatto la strategia. Questo accade soprattutto quando i risultati operativi sono in calo o quando i responsabili delle decisioni hanno la sensazione di essere in difficoltà: C'è qualcosa di fondamentalmente sbagliato. Spesso si parla della necessità di una nuova strategia. Ma in realtà gli attori stanno cercando una soluzione rapida a un problema che è solo parzialmente compreso.

Cosa è importante considerare?

Una volta conosciuta l'occasione del workshop strategico, si può iniziare a pianificarlo, ponendosi tra l'altro le seguenti domande:

Obiettivo del workshop

• Qual è il risultato o l'obiettivo da raggiungere ed è raggiungibile?
• Quali gruppi target/interessati devono essere presi in considerazione?
• Quale segnale inviare loro?

Quadro dei workshop

• Quali persone devono essere invitate?
• Quando dovrebbe svolgersi il workshop strategico?
• Quali dati di base devono essere disponibili alla riunione?
• Quali dati e informazioni devono ancora essere ottenuti?
• Come si arriva al budgeting, rilasciando le attività e i costi sostenuti come risultato delle potenziali decisioni?

Voti necessari

• Chi deve essere coinvolto nella pianificazione preventiva?
• Quali sono le aspettative dei partecipanti al workshop?
• Come funziona la comunicazione con gli stakeholder che non partecipano al workshop? 

Aprire il processo strategico?

La fattibilità delle decisioni strategiche dipende in larga misura dalla qualità delle informazioni e dei modelli di pensiero sottostanti. Pertanto, i pianificatori dei workshop dovrebbero, se possibile, aprire il processo di sviluppo della strategia a influenze esterne.

Questo inizia nella vostra organizzazione, non solo coinvolgendo le persone che devono essere coinvolte per la loro funzione. Chiedetevi: quali persone dovrebbero partecipare al workshop per raggiungere gli obiettivi prefissati?

Di solito è consigliabile coinvolgere i seguenti gruppi di persone nel processo decisionale e di formazione delle opinioni associato allo sviluppo della strategia:

• Decisori - in altre parole, le persone che in ultima analisi hanno voce in capitolo sull'organizzazione in quanto funzione,
• Portatore di conoscenza - Le persone dell'organizzazione che hanno una solida conoscenza tecnica ed esperienziale degli aspetti coinvolti nello sviluppo della strategia (ad esempio, le esigenze dei clienti target, la struttura IT esistente),
• Esperti - cioè consulenti esterni che, ad esempio, possiedono un know-how approfondito sui (probabili) futuri sviluppi tecnologici e/o di mercato,
• Moltiplicatori - in altre parole, le persone della propria organizzazione che, una volta prese le decisioni strategiche, devono comunicarle, ad esempio, ai dipendenti nelle operazioni quotidiane e conquistarli come compagni d'arme.

Le aziende spesso procedono secondo la massima segretezza, soprattutto quando devono prendere decisioni strategiche a causa di fallimenti del passato. Spesso vengono incaricati dei consulenti che apportano il know-how mancante, mantenendo la riservatezza, per rimediare alle carenze. Questo ha senso! In nessun caso, tuttavia, i responsabili delle decisioni dovrebbero dimenticare di coinvolgere nel lavoro sulla strategia i rappresentanti della propria organizzazione, che - a differenza di esperti o consulenti esterni - conoscono i punti di forza e di debolezza dell'azienda, ad esempio nelle aree dell'innovazione, dell'orientamento al cliente e dello sviluppo del prodotto. Inoltre, i portatori di conoscenza, ad esempio, sono più favorevoli alle decisioni strategiche se i loro rappresentanti sono stati coinvolti nel processo.

Assumere facilitatori di workshop neutrali?

I partecipanti ai workshop strategici hanno solitamente una visione diversa del problema a causa della loro biografia professionale e della loro funzione nell'organizzazione. Ciò significa che hanno valutazioni diverse di ciò che è necessario, ragionevole e opportuno e quindi giungono a conclusioni diverse. Di conseguenza, è importante avere una persona neutrale che moderi il processo decisionale e di formazione delle opinioni, in modo che alla fine di esso ci siano decisioni strategiche sostenute da tutti i partecipanti. 

All'autore: Kevin Pfander lavora come consulente di strategia e cambiamento per la società di consulenza manageriale Dr Kraus & Partner, a Bruchsal vicino a Karlsruhe, che supporta le aziende di tutto il mondo nello sviluppo e nell'attuazione della loro strategia (www.kraus-und-partner.de).