One Workspace: sfide attuali nell'implementazione dei luoghi di lavoro 4.0

Ci vorrà ancora molto tempo prima che l'"Homo Deus", come descritto dallo storico israeliano Yuval Noah Harari nel suo nuovo e discusso libro omonimo, diventi attivo nel nostro mondo del lavoro. Forse questa visione di un ibrido uomo-macchina non diventerà mai realtà. Tuttavia, i primi passi in questa direzione sono già stati fatti da tempo: l'intelligenza artificiale si sta facendo strada sul posto di lavoro, così come la realtà virtuale e aumentata; persino i chip di dati indossati sottocute sono già in fase di sperimentazione. Tutti questi aspetti sono forse utopia o distopia. Ma il concetto di One Workspace è di grande attualità perché consente di migliorare la vita lavorativa e viene quindi realizzato da un numero crescente di aziende. Per farlo, è necessario affrontare diverse sfide: i processi devono essere ripensati, i dipendenti devono essere dotati delle giuste competenze e la cultura manageriale deve essere sottoposta a nuovi approcci. Spesso dimenticato o erroneamente poco considerato, ma non per questo meno importante, è il tema della conformità legale dell'IT e quello particolare della conformità dei data center. È qui che si nascondono rischi operativi e finanziari che possono essere evitati. Al contrario, il controllo attivo consente l'ottimizzazione dei costi e la certezza del diritto per le aziende e i dipendenti.

Perché un unico spazio di lavoro?

I moderni lavoratori della conoscenza utilizzano diversi dispositivi (PC, laptop, smartphone, tablet, ecc.) e diversi tipi di applicazioni per il loro lavoro, come le applicazioni mobili, virtuali o fisiche e le applicazioni SaaS. Utilizzano diversi contenitori di dati, ad esempio Google Drive, Dropbox, Sharepoint, e moltissime identità digitali, come l'account Active Directory dell'azienda, l'ID Google, l'ID Apple, ecc. Anche i dispositivi e le applicazioni sono spesso finanziati e organizzati privatamente, ma utilizzati per lavoro. I dati privati e aziendali si trovano fianco a fianco sui dispositivi e sui contenitori di dati. La richiesta dei dipendenti è di poter lavorare in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo, ovvero di avere accesso illimitato alle applicazioni e ai dati e di agire in modo sicuro dal punto di vista legale e dei dati. La varietà di dispositivi mobili e le versioni dei sistemi operativi in esecuzione su di essi rappresentano da sole una grande sfida per l'IT. In combinazione con la varietà di applicazioni e le richieste che la moderna gestione delle licenze pone all'azienda, la fornitura e la gestione contestuale del moderno posto di lavoro diventa un compito estremamente complesso. Solo un esempio: Come fa l'IT a sapere quale dipendente ha bisogno di un abbonamento a Office 365 e quali componenti della licenza utilizza o se la spesa per la licenza non è necessaria a causa del mancato utilizzo? Tuttavia, ogni azienda vuole sostenere e migliorare la produttività dei propri dipendenti, sempre più mobili, e sfruttare in modo efficiente le possibilità offerte dai dispositivi e dalle applicazioni. Le persone e le tecnologie devono collaborare in modo ottimale per il successo aziendale. Questo non può essere ottenuto con i metodi tradizionali di gestione del posto di lavoro in un mondo sempre più cloud e mobile. Ecco perché il concetto di One Workspace ha iniziato la sua marcia trionfale nelle aziende. Con One Workspace, i dipendenti dispongono di tutti i loro dispositivi, applicazioni, dati, identità e servizi attraverso un cloud personale. Organizzato, gestito, assistito e protetto dal punto di vista tecnico e legale, questo spazio di lavoro nel cloud viene fornito per ogni dispositivo, in qualsiasi momento e al giusto prezzo di servizio.

Il diavolo è nei dettagli

Le aziende vogliono controllare attivamente i costi dei processi, ad esempio nel service desk, e avere la sovranità sui propri dati, compresi quelli commerciali. In altre parole, vogliono anche controllare attivamente le loro licenze. Tuttavia, la concessione di licenze per le applicazioni è molto complessa. In pratica, la maggior parte delle applicazioni sui dispositivi mobili proviene da app store pubblici dove i dipendenti se le procurano da soli. Ciò che la maggior parte dei dipendenti non considera: Alcune app sono gratuite per uso privato, ma non per uso professionale. E anche se si tratta di app a pagamento, spesso la licenza è valida solo per uso privato. Inoltre, i produttori offrono spesso programmi di acquisto a volume per le app a pagamento, che sono interessanti per le aziende al fine di ridurre i costi. Nella maggior parte dei casi, quindi, gli acquisti individuali da parte dei dipendenti hanno poco senso dal punto di vista commerciale. Le licenze indirette non sono meno rilevanti quando si utilizza un software che può richiedere licenze di accesso per database o server applicativi nell'ambiente server (licenza di accesso client CAL). In questo ambito, il controllo attivo da parte dell'azienda è ancora più rilevante. Ciò può comportare notevoli rischi di costo. I produttori hanno molte più possibilità di modellare i prezzi, di differenziarsi e di modulare. E lo usano al meglio delle loro possibilità. Il solo esempio di Oracle dimostra che anche le piccole cose possono avere un grande impatto finanziario. Ciò che può essere un "gioco da ragazzi" per l'amministratore del database può far impallidire il responsabile delle licenze.

Trasparenza su processi e costi

Le soluzioni One Workspace offrono un rimedio. Forniscono trasparenza sulle licenze utilizzate in azienda su PC, dispositivi mobili, postazioni di lavoro basate su cloud fino al data center e sui costi associati, consentendo così un controllo attivo. Grazie alla possibilità di misurare l'utilizzo, forniscono all'IT una panoramica di quali applicazioni sono installate su quale dispositivo e con quale frequenza vengono utilizzate. Se in azienda si utilizzano dispositivi privati, è necessario introdurre una politica aziendale che regoli l'accesso a queste informazioni parzialmente private prima di effettuare le misurazioni di utilizzo. In linea di principio, esistono chiari requisiti legali per l'introduzione e l'uso di dispositivi tecnici idonei a monitorare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti, indipendentemente dal fatto che i dispositivi siano privati o di proprietà dell'azienda. Inoltre, in molte aziende, la rappresentanza dei dipendenti svolge un ruolo importante nella salvaguardia di tali interessi. L'IT, tuttavia, ha bisogno di controllare le applicazioni se vuole gestire attivamente sia la sicurezza che i costi. A seconda dell'esito dell'indagine, l'IT ha diverse opzioni: Con lo strumento One Workspace è possibile disinstallare le licenze inutilizzate sui dispositivi o ridurre il portafoglio di applicazioni. L'ottimizzazione dei contratti di manutenzione, l'acquisto di aggiornamenti non necessari possono essere limitati e gli accordi quadro possono essere rinegoziati.

Copertura dell'intero ciclo di vita digitale

Tuttavia, le soluzioni One Workspace non portano solo vantaggi nella gestione delle licenze. Coprono l'intero ciclo di vita di uno spazio di lavoro. Dalla configurazione individuale dello spazio di lavoro e la sua integrazione nel panorama IT dell'azienda fino al service desk e alla gestione delle licenze, tutti gli aspetti sono coperti e possono essere controllati centralmente dall'azienda. Il concetto di One Workspace fornisce anche tutto ciò che serve ai lavoratori della conoscenza di oggi e di domani, parola chiave della Generazione Z, per poter lavorare senza ostacoli e in modo produttivo nell'era della digitalizzazione. Perché con una soluzione One Workspace si pongono le basi per poter coprire anche gli scenari futuri. Qualsiasi dispositivo e funzionalità che l'Internet delle cose e lo sviluppo dei dispositivi indossabili e della realtà virtuale forniranno al lavoro di domani. Tutti questi dispositivi e funzionalità devono essere gestiti: le soluzioni One Workspace sono specializzate proprio in questo. Gli investimenti nei sistemi One Workspace sono quindi anche investimenti nel futuro del luogo di lavoro.

Uno spazio di lavoro presso le aziende svizzere

Il tema One Workspace è già arrivato anche in Svizzera. Le aziende svizzere hanno riconosciuto le sfide poste dai rapidi cambiamenti nel modo di lavorare di oggi e del prossimo futuro. Tuttavia, molti responsabili non danno ancora il giusto peso all'argomento. Allo stesso tempo, è strategicamente importante fornire alle prossime generazioni posti di lavoro personalizzati in tempo utile e gestirli in modo ottimale in termini di costi e di diritto informatico e dei dati. Nell'economia globale della conoscenza, il successo aziendale dipende in larga misura dalla produttività e dalla soddisfazione dei dipendenti. Quanto prima le aziende agiscono, tanto più è probabile che abbiano un impatto duraturo sul loro successo nel mercato e sul mercato del lavoro.

Oliver Bendig è amministratore delegato di Matrice42.