Funzioni indispensabili per i file digitali del personale
La crescente digitalizzazione di tutti gli ambiti della vita sta influenzando anche il mondo del lavoro e quindi il dipartimento HR: dai modelli di lavoro flessibili come l'home office ai processi di reclutamento su portali online e alla promozione delle competenze digitali dei dipendenti. Se i responsabili delle risorse umane vogliono rispondere a queste crescenti esigenze, devono snellire i processi amministrativi, ad esempio attraverso i file elettronici del personale.
I fascicoli del personale contengono tutti i dati rilevanti per i responsabili delle risorse umane relativi a un dipendente: contratti di lavoro, registrazioni di colloqui, dati su salari e stipendi e molto altro ancora. L'archiviazione corretta di questi numerosi documenti sensibili è una sfida importante per molte aziende. Tuttavia, se l'azienda utilizza una soluzione di fascicolo personale digitale, tutti i dati sono resi disponibili elettronicamente: centralizzati, indipendenti dal tempo e dal luogo e facilmente ricercabili. La forcont business technology gmbh (www.forcont.de), una società di software specializzata in Enterprise Content Management (ECM), spiega quali funzioni deve avere una soluzione digitale per i file del personale per ottimizzare i processi HRM a lungo termine. Le sette funzioni seguenti sono essenziali per un fascicolo personale digitale:
- Redazione del contratto: I contratti di lavoro standardizzati sono gestiti al meglio attraverso uno strumento di creazione dei contratti, con campi predefiniti e moduli di testo dinamici.
- Creazione di documenti: Grazie alla creazione integrata di documenti, i dipendenti possono creare non solo contratti, ma anche, ad esempio, lettere seriali o circolari per i dipendenti, direttamente nei file del personale, dove vengono poi archiviati. Il responsabile delle risorse umane può quindi inviare i suoi documenti direttamente dal sistema via e-mail.
- Ripresentazione: Il vantaggio di una funzione di ripresentazione è che il personale delle risorse umane non perde di vista le scadenze importanti. L'ideale sarebbe affiancare a ciò una funzione di notifica via e-mail che ricordi loro per tempo le scadenze imminenti. Per i contratti a tempo determinato, ad esempio, è opportuno impostare nel sistema un promemoria automatico o un nuovo invio.
- Processi di rilascio: Molti processi HR comportano processi di coordinamento e approvazione interni. Il fascicolo personale deve supportare in modo completo questi processi. Non solo ottenendo automaticamente o semi-automaticamente le approvazioni, ma anche salvando i documenti firmati - idealmente in formato elettronico - nel sistema.
- Gestione dei compiti: I responsabili delle risorse umane dovrebbero essere in grado di gestire e tracciare facilmente gli stessi processi - come il rientro di un dipendente dal congedo parentale, il cambio di classe fiscale o la preparazione e l'attuazione di colloqui con il personale - nel fascicolo personale elettronico utilizzando dei modelli. Il responsabile può anche assegnare tali compiti direttamente all'incaricato del trattamento.
- Ricerca full text: Una cosa è la scansione dei documenti, un'altra è renderli facilmente ricercabili attraverso il riconoscimento del testo OCR. Se questa operazione viene eseguita automaticamente, tutti i documenti possono essere ricercati rapidamente per le parole chiave desiderate.
- Cancellazione dei dati: Soprattutto in presenza di nuove normative (come il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE DSGVO), una gestione giuridicamente impeccabile dei contratti o dei file del personale è essenziale per i dipartimenti HR. Un fascicolo del personale elettronico supporta la conformità fornendo promemoria tempestivi della necessaria cancellazione, sia che si tratti di vecchie domande, contratti di ex dipendenti o avvisi.
Per ulteriori informazioni sulla creazione di file personali digitali, consultare il documento Whitepaper da forcont business technology gmbh.
