Articolo dell'ospite: Suggerimenti per una maggiore concentrazione invece del caos nella testa

Una volta una persona saggia mi ha detto che il cambiamento non ha successo se si cerca di cambiare troppe cose insieme. E la mia vita mi ha insegnato che è utile concentrare la ricerca del cambiamento su una sola cosa, cioè avere in mente un obiettivo chiaro e tangibile. Quando ho letto nella Harvard Business Review che abbiamo bisogno di 46,9% del nostro tempo di lavoro per lasciare che le nostre menti vaghino dal compito a portata di mano, sono rimasto scioccato! Un altro articolo sull'argomento ha rivelato che il lavoratore medio della conoscenza 50-60 volte al giorno viene interrotto durante il suo lavoro - viene strappato dalla sua attenzione. Diventa subito evidente: la nostra capacità di concentrazione è in crisi!

Più concentrazione - No alle riunioni (inutili)!

Le riunioni produttive possono aiutarvi ad agire più velocemente e a concentrarvi su ciò che è importante. Il mio mantra personale è di partecipare solo alle riunioni che hanno un senso. Per raggiungere questo obiettivo, interrogo ogni incontro - di persona, per telefono o in videoconferenza - che viene messo nel mio calendario. Mi chiedo se ho davvero bisogno di essere lì. Mi costringo e chiedo agli altri partecipanti di comunicare chiaramente lo scopo, l'ordine del giorno e i possibili risultati in anticipo. Se la mia presenza non è essenziale, non vado a quella riunione. Se il mio contributo è ancora necessario, offro la mia prospettiva sul contenuto e il mio feedback attraverso strumenti di collaborazione che mi permettono di lavorare su un progetto specifico esattamente quando ho deciso di concentrarmi su di esso.

Per accelerare il processo decisionale durante le riunioni, timbra abilmente le tue proposte facendo le domande giuste, sollecitando un feedback su chi non è d'accordo con la tua proposta piuttosto che chiedere a tutti il loro accordo specifico. La psicologia dietro questo è semplice: i critici sono costretti a uscire dalla loro zona di comfort e a dare una ragione valida per il loro disaccordo.

Alla fine di ogni riunione, tutti dovrebbero avere un'idea chiara delle attività, delle priorità e dei ruoli. Porre la domanda: "Chi farà cosa e quando? Questo aiuta a guidare le decisioni e ad aumentare la concentrazione. Ma naturalmente avete anche bisogno di un sistema trasparente che elenchi i compiti del vostro team e vi permetta di seguire il loro stato.

Potete anche misurare quanto saggiamente il vostro tempo è speso attraverso il semplice metodo di feedback ROTI (Return On Time Invested) che proviene dall'ambiente dell'Agile Coaching. Questo approccio fornisce un modo semplice e veloce per valutare le riunioni. Chiedi ad ogni partecipante di dare un voto alla riunione da 1 a 5 - 1 significa molto utile, 5 significa una totale perdita di tempo. Attraverso una semplice matematica scoprirete rapidamente se le vostre riunioni hanno abbastanza valore.

Ultimo ma non meno importante, provate a cambiare il procedimento, cambiare lo sfondo, usare un formato diverso. Che ne dici di una riunione a piedi con le cuffie invece di avere ogni conversazione alla tua scrivania. Muoviti per ricaricare le tue batterie e liberare nuove idee. Anche il Scienza si è recentemente espresso a favore delle riunioni mobili - c'è una forte evidenza che la combinazione di camminare e aria fresca aumenta significativamente la loro capacità di pensare e concentrarsi.

Superare la procrastinazione e dare priorità alle sfide

Fare delle cose crea più spazio nella tua mente e ha un effetto positivo sulla tua concentrazione. Sappiamo tutti quanto può essere difficile attenersi alle priorità chiave, specialmente quando il lavoro si accumula. Anche quando sappiamo esattamente cosa dovremmo fare dopo, lo evitiamo e ci rivolgiamo al lavoro più facile o più divertente che ci aspetta altrimenti. Non sorprende che gli studenti spesso riferiscano che i loro alloggi non sono mai stati così puliti e ordinati come durante il periodo degli esami. Ma evitare i compiti importanti e distrarsi con gli altri ci svuota di energia preziosa e di concentrazione.

Per combattere questo, cerco di superare la procrastinazione ogni volta che cerca di distrarmi dal lavoro concentrato e significativo. Con il tempo, ho capito che è tutta una questione di abitudine e che solo io ho la sovranità sulle mie azioni. È come fare una doccia fredda al mattino o infilarsi finalmente le scarpe da corsa. Sfida te stesso! Mettete da parte le scuse e fate la cosa più importante che vi spaventa di più, al mattino, come prima azione della giornata. L'energia positiva rilasciata vi aiuterà ad affrontare il resto della giornata con facilità.

Liberate il tempo - il resto verrà da sé!

Avere tempo e il giusto stato d'animo è essenziale per pensare strategicamente e risolvere i problemi in modo pragmatico. Bilancio sempre tra l'urgente e l'importante, li bilancio entrambi. Se passate troppo tempo su questioni urgenti, allora le vostre priorità sono mal riposte. Prenditi più tempo per l'auto-riflessione e per il pensiero creativo - blocca qualche ora nel tuo programma, tre volte alla settimana.

Chiedetevi: "C'è qualcun altro che potrebbe - o dovrebbe - fare questo?". A tutti quelli di noi che sono perfezionisti e pensano di dover fare tutto da soli: Impara a delegare i compiti! Soprattutto in ruoli di leadership, ma anche come individuo in una squadra. È assolutamente giusto chiedere l'aiuto di qualcuno, e una volta che si impara ad affidare i lavori agli altri, questo vi aiuterà a trovare abbastanza tempo e concentrazione per fare le cose che sono la massima priorità.

La tecnologia dovrebbe essere lì per voi - non il contrario!

Si tratta di permettere a se stessi e alla squadra di lavorare con la massima concentrazione. A volte sembra che la nostra vita sia consumata da una giornata lavorativa di 24 ore. Siamo sempre disponibili e il lavoro non conosce tempi morti. La nostra concentrazione è bucata da continui messaggi, dozzine di finestre aperte e il continuo destreggiarsi tra gli strumenti. Ma bisogna essere chiari: non si può essere al lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e ci si può concentrare solo per un tempo limitato ogni giorno. Quindi cosa si può fare?

Usare le tecnologie appropriate - quelle che funzionano meglio per me - mi aiuta a fare il mio lavoro in modo più efficace. Consiglio a tutti di prendersi del tempo per chiedere: "Quali sono gli strumenti più facili da usare e che promuovono la comunicazione senza soluzione di continuità tra i team?" I nostri strumenti di lavoro dovrebbero essere parte della soluzione, non parte del problema.

Credo che l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico ci aiuteranno sempre di più a scavare attraverso la distrazione digitale e a far emergere il lavoro che conta di più. Credo in un modo di lavorare più illuminato e più intelligente, dove le macchine e le persone sono riunite in un posto di lavoro intelligente in modo che il "lavoro sul lavoro" sarà presto una cosa del passato e che ritroveremo la capacità di concentrarci!

Autore:

Andrea Trapp è Head of Business per l'Europa settentrionale e centrale (DACH, Regno Unito e Irlanda così come i Nordici e gli Stati Baltici) a Dropbox e guida i suoi team da Monaco. L'economista laureato ed esperto di gestione del cambiamento ha lavorato per 17 anni - a volte all'estero - in posizioni di gestione paneuropea o di consiglio in aziende internazionali di tecnologia e PropTech. Fino a febbraio 2019, è stata Area Vice President Sales Europe presso il produttore statunitense di software e hardware Oracle, dove ha iniziato la sua carriera negli anni '90 a Dublino. Nel frattempo, dal 2014 al 2016, ha diretto il fornitore SaaS Textura Europe GmbH come Managing Director ed è stata Area Director Europe presso il fornitore di soluzioni per l'industria edilizia e immobiliare conject AG dal 2012 al 2014. La sua attenzione si è sempre concentrata sui temi della costruzione e della produzione e sull'ottimizzazione dei processi di trasformazione. Si considera un allenatore e un mentore per le sue squadre. Nella sua vita privata, Andrea si diverte a fare jogging ed escursionismo, ama cucinare ed è appassionata di viaggiare per il mondo. Maggiori informazioni su Andrea Trapp sul suo Profilo LinkedIn.