Le PMI sono in ritardo in termini di automazione

Negli ultimi mesi si è parlato molto dell'uso e delle conseguenze dell'intelligenza artificiale. Ma quale impatto hanno gli sviluppi tecnologici sulle aziende e sui dipendenti in Svizzera? Qual è lo stato dell'automazione negli uffici? Dove si risparmia grazie alla tecnologia? Queste e altre domande sono state analizzate dall'azienda di software Exxas in collaborazione con l'Istituto LINK in uno studio su larga scala. L'azienda, con sede a Schlieren ZH, offre, tra l'altro, una piattaforma cloud per controllare e automatizzare i processi aziendali in un'azienda.

Grande potenziale di risparmio grazie all'automazione

Lo studio su larga scala sull'automazione mostra che si stanno perdendo posti di lavoro e che le mansioni e le professioni stanno cambiando. Le persone intervistate hanno un'immagine molto differenziata dell'automazione. Quando si parla degli effetti sulla società, predominano i timori e le preoccupazioni. Ma per le aziende stesse, l'uso dell'automazione è un grande vantaggio e decisivo per la competitività, secondo i partecipanti. Gli intervistati possono risparmiare fino a 11% del proprio tempo di lavoro settimanale con soluzioni completamente o parzialmente automatizzate. Estrapolato alla Svizzera, ciò equivale a poco meno di 465.740 su 4,234 milioni di equivalenti a tempo pieno, in base a un'indagine dell'Ufficio federale di statistica (UST) per il trimestre 2023.

Tuttavia, lo studio mostra anche che quasi la metà delle PMI svizzere ha un notevole ritardo nell'automazione. Il potenziale è ben lungi dall'essere sfruttato. È interessante notare che, alla domanda sullo stato dell'automazione, c'è una chiara divergenza di risposte tra i dirigenti delle aziende che utilizzano Exxas e quelli che utilizzano un'altra soluzione.

Perdita di posti di lavoro e crescente dipendenza dalla tecnologia

L'opinione degli intervistati sull'automazione è molto complessa. Mentre alcuni riconoscono i benefici e il potenziale dell'automazione, per molti prevalgono timori e preoccupazioni, soprattutto per quanto riguarda l'impatto sociale e la situazione dei lavoratori. I timori più frequentemente citati riguardano il possibile rischio di perdita di posti di lavoro, la scomparsa di alcune professioni, la conseguente pressione sui salari e la crescente dipendenza delle aziende dalla tecnologia. Circa un terzo degli intervistati vede l'impatto dell'automazione sulla società e sui lavoratori con scetticismo, se non addirittura come estremamente negativo.

Stefan Dettwiler, amministratore delegato di Exxas, comprende i timori e spiega: "Spesso avvertiamo queste preoccupazioni nei progetti dei nostri clienti. I dipendenti si sentono insicuri nel sapere se la loro posizione è ancora necessaria dopo l'automazione di un processo. Questi timori sono comprensibili. Tuttavia, l'esperienza dimostra che le posizioni salvate in un altro settore, come il marketing, il servizio clienti o l'IT, portano a un'espansione. Le attività di routine vengono ridotte e i dipendenti possono dedicarsi a compiti più concettuali, strategici e straordinari. Lo studio mostra anche che in passato sono stati eliminati circa 10% di posti di lavoro grazie all'automazione, ma allo stesso tempo sono stati creati 14% di nuovi posti di lavoro".

Le aziende svizzere sono in ritardo rispetto al cambiamento tecnologico

I risultati dello studio chiariscono che circa la metà delle aziende intervistate percepisce il proprio stato attuale in termini di automazione e digitalizzazione come in ritardo rispetto alle altre aziende del Paese. Circa una PMI su dieci non ha ancora automatizzato alcun processo. L'interesse per una maggiore automazione è presente e piuttosto diversificato. Circa 55% degli intervistati spera in un aumento della produttività, mentre circa la metà si aspetta anche un miglioramento della qualità e circa un terzo una maggiore flessibilità grazie all'automazione. Tuttavia, solo un intervistato su cinque si aspetta che l'automazione possa aprire nuove aree di business.

Secondo lo studio, la mancanza di tempo, l'impegno elevato e le risorse finanziarie insufficienti sono i maggiori ostacoli all'introduzione di nuove soluzioni. José Gerónimo, vicedirettore generale di Exxas, concorda con questa constatazione: "La dirigenza delle PMI è di solito già completamente occupata dalle attività quotidiane e contemporaneamente deve affrontare diverse sfide. I grandi progetti di digitalizzazione di lunga durata sono fuori discussione. Le risorse finanziarie devono essere ben gestite. Per questo motivo le PMI cercano soluzioni standardizzate che possano essere introdotte rapidamente e adattate alle loro esigenze. Per l'introduzione di Exxas abbiamo sviluppato pacchetti di servizi e ci siamo fatti carico della migrazione dei dati dal precedente sistema ERP e CRM. Tuttavia, il personale senior deve liberare delle fasce orarie per i workshop".

Le stime del possibile risparmio di tempo grazie all'automazione variano. In media, gli uomini prevedono di risparmiare 25 ore al mese, mentre le donne prevedono un risparmio di tempo medio di 12 ore al mese. In media, tuttavia, le piccole e medie imprese vedono un potenziale significativo di risparmio di 19 ore al mese. Questo valore corrisponde a poco più di due giorni lavorativi al mese o a un carico di lavoro di 11%.

Attività modificate attraverso l'automazione

I nuovi compiti dei dipendenti dovuti all'automazione sono percepiti da circa due terzi degli intervistati come più impegnativi e responsabili, anche se un po' meno creativi. Il dato incoraggiante è che nella metà dei casi la qualità dei processi, l'immagine dell'azienda e la produttività complessiva sono migliorate grazie all'automazione e alla digitalizzazione. Niklas Schüler, team leader di Exxas, commenta questi cambiamenti tra i dipendenti: "Posso solo spiegare il fatto che la creatività nel lavoro sia ridotta dal fatto che probabilmente viene eliminato anche il lavoro manuale con attività creative. Ad esempio, se le fatture dei fornitori vengono approvate ed elaborate automaticamente, il personale della contabilità può dedicarsi a migliorare il reporting gestionale. In questo modo, i contabili sostengono anche la costruzione e l'ulteriore sviluppo dell'azienda".

I risultati dello studio indicano che l'automazione continuerà ad acquisire importanza nell'economia svizzera. Circa 60% degli intervistati ritiene che in futuro saranno automatizzati più compiti amministrativi in azienda. Un aspetto incoraggiante è che un dirigente su due afferma che il suo team ha beneficiato delle precedenti automazioni e che queste hanno facilitato il lavoro quotidiano.

Raccomandazioni per l'azione

In cantiere, nella ristorazione o in ufficio: oggi la tecnologia è presente in ogni professione. I lavoratori dovrebbero impegnarsi attivamente nell'uso di software, cloud, modelli di business digitali e ottimizzazione dei processi nelle loro aziende e acquisire le competenze necessarie. Ogni azienda moderna e di successo, indipendentemente dal settore, si è trasformata o si trasformerà in un'azienda tecnologica. I puri "utenti" rischiano di occuparsi solo degli avanzi del lavoro di routine.

Le aziende devono essere costantemente alla ricerca di opportunità di ottimizzazione nei loro processi e nella loro organizzazione. Questo fa parte del repertorio standard degli imprenditori da cento anni. Per scoprire queste opportunità, i responsabili delle decisioni devono sapere cosa è possibile fare con i nuovi sviluppi. Anche i modelli di business esistenti dovrebbero essere esaminati criticamente di tanto in tanto, dal punto di vista del cliente. Il seguente pensiero aiuta: "Il paziente non vuole un medico. Vuole essere sano". I sistemi moderni non solo possono accelerare i processi o consentire nuove offerte di servizi, ma in combinazione con il cloud contribuiscono anche alla controllabilità e alla resilienza di un'azienda.

I venditori di software e i fornitori di tecnologia svizzeri devono tenere a mente che le loro soluzioni possono essere facilmente implementate in una PMI. I benefici della loro soluzione devono essere superiori ai costi. Secondo lo studio, in 26% dei casi il beneficio non giustifica la spesa. Le PMI hanno bisogno di soluzioni standard che possano essere facilmente adattate alle loro esigenze. Durante l'implementazione, i produttori e i fornitori di servizi devono assicurarsi che il maggior numero possibile di conoscenze venga trasferito ai dipendenti del cliente. I clienti conoscono meglio i requisiti aziendali e di settore e possono utilizzare l'esperienza tecnologica per ottimizzare il sistema su base continuativa.

Fonte e ulteriori informazioni: Exxas Ltd