Perché le riunioni falliscono

Trascorriamo innumerevoli ore del nostro tempo lavorativo in riunioni e workshop. Il guadagno di conoscenze rispetto al tempo investito offre - per usare un eufemismo - un ampio margine di miglioramento. La riunione non amata in sé è solo il sintomo. Il vero problema è più profondo.

Quali incontri hanno senso e quali possono essere eliminati?

Uno sguardo al calendario medio di Outlook parla chiaro. E anche se nessuno viene assunto esplicitamente per trascorrere il proprio tempo in riunioni, ma piuttosto per svolgere un compito definito, gli studi dimostrano che le riunioni occupano talvolta un terzo del tempo lavorativo settimanale.

L'unico modo per ridurre questa abbondanza è mettere in discussione senza sosta ogni sessione. "Ma abbiamo sempre avuto la nostra riunione del lunedì!". Esattamente. Questo la rende automaticamente significativa? Probabilmente no. "Cosa succederebbe se questa riunione non esistesse più?". Questa domanda è giustificata. Soprattutto per quanto riguarda le innumerevoli riunioni regolari che hanno già segnato il nuovo calendario prima ancora che l'anno sia iniziato. Qual è il vantaggio concreto di queste riunioni ritualizzate? E una riunione è davvero lo strumento migliore per i compiti da svolgere? Spesso non è così. Se, ad esempio, il compito è quello di trasmettere informazioni aggiornate, è possibile farlo in modo più rapido ed efficiente tramite e-mail. Anche le domande specifiche possono trovare più facilmente risposta se vengono chiarite direttamente e personalmente nell'ufficio vicino o al telefono.

Oltre alla quantità di riunioni, è altrettanto importante mettere alla prova il COME, cioè il modo in cui vengono condotte. Perché non importa quanto sia cattiva la reputazione della condivisione: una collaborazione significativa offre l'unica opportunità di condividere le conoscenze, imparare gli uni dagli altri e, attraverso prospettive e competenze eterogenee, gestire la complessità e sviluppare soluzioni innovative. Ma in quali riunioni questo avviene realmente? Quali sono le riunioni da cui i partecipanti escono con la bella sensazione di aver raggiunto qualcosa di prezioso e significativo?

Il successo non si decide solo in sala riunioni

Una notizia scomoda fin dall'inizio: la rotta per il successo della cooperazione congiunta non viene stabilita durante l'incontro stesso, ma molto prima. Parola d'ordine: preparazione. E sì, la preparazione costa tempo. Ma le riunioni non preparate costano molto più tempo e anche molto denaro. Efficienza? Assolutamente no!

Affinché una riunione abbia una qualche possibilità di essere considerata un successo, è fondamentale affrontare in anticipo l'obiettivo concreto della riunione e l'ordine del giorno necessario. Sembra banale? Purtroppo non lo è! Che ne dite di uno studio personale sul campo nell'ambiente circostante? Sono sicuro che in molti casi, purtroppo, si arriverà sempre alla stessa cosa: Obiettivo? Agenda? No!

Un secondo aspetto è decisivo in termini di obiettivo: solo con un obiettivo definito si può stabilire chi è necessario per raggiungere questo obiettivo - e chi no. Ed è proprio questo gruppo di persone che deve essere invitato. Se mancano le persone rilevanti, di solito non c'è altra scelta che rimandare l'argomento dopo un po' di tira e molla. Ma non è meglio il contrario. Se nella stanza ci sono diverse persone che non hanno nulla di concreto da apportare, è comprensibile che nel frattempo si preoccupino di altre cose.

Creare le condizioni quadro per il successo delle riunioni

Spesso la divisione non è chiarissima perché all'ordine del giorno ci sono argomenti diversi. Cosa succede se in una riunione ci sono argomenti che riguardano tutti e altri che interessano solo alcuni? In questo caso, è consigliabile emarginare deliberatamente gli argomenti che riguardano solo una parte del gruppo.

Se i partecipanti interessati vengono informati per tempo dell'obiettivo e dell'ordine del giorno, hanno la possibilità di prepararsi di conseguenza. Allo stesso tempo, in questo modo si elimina anche un fenomeno emerso in un recente studio del provider di collaborazione Barco: secondo questo studio, quasi la metà dei 3.000 intervistati non sa regolarmente di cosa si tratta e qual è l'obiettivo della riunione. Tra i dirigenti di alto livello, la cifra arriva a 61%.

Anche le condizioni quadro che devono essere prese in considerazione per il raggiungimento degli obiettivi devono essere chiarite in anticipo. Che si tratti di linee guida strategiche da parte della direzione, di restrizioni di budget o di obblighi esistenti nei confronti delle aziende partner, se i partecipanti vogliono raggiungere un risultato fattibile alla fine, questo funzionerà solo se tutte le condizioni quadro sono trasparenti sul tavolo.

Tempo e durata

La preparazione organizzativa comprende anche la determinazione dell'inizio e della durata delle riunioni. E questo non è affatto banale. Soprattutto nel mondo virtuale. Nel mondo virtuale, le riunioni di solito iniziano all'ora e terminano esattamente dopo 60 minuti. Almeno nel calendario. È difficile salutare la riunione A alle 9:00 per entrare nella riunione B alle 9:00 in punto. Di conseguenza, le riunioni iniziano più tardi e poi - per ripicca - durano di più. Preparare i contenuti e mettersi d'accordo con il nuovo argomento? Non c'è possibilità!

Se invece si accorcia la durata della riunione di 60 minuti, si ottengono due effetti positivi: Il primo è il buffer fino all'ora piena successiva. In questo modo è possibile prepararsi per un appuntamento successivo, se necessario. E un ulteriore vantaggio: Un limite di tempo più stretto nella riunione può aumentare la concentrazione e la disciplina dei partecipanti.

Lavorare su di esso invece di parlarne

Le riunioni spesso si trasformano in un vero e proprio giro di chiacchiere. Proprio come Karl Valentin: "Tutto è già stato detto, ma non da tutti". Non appena si chiede ai partecipanti di scrivere i loro pensieri su una questione concreta, ad esempio su foglietti adesivi nello spazio reale o virtuale, le cose diventano concrete e utili. Per questo motivo, per riunioni costruttive è fondamentale coinvolgere attivamente i partecipanti.

Moderazione e altri ruoli

Facilitare una riunione è importante per mantenere l'approccio strutturato e orientato agli obiettivi e per guidare il processo. Inoltre, ci sono altri ruoli che possono sostenere la cooperazione congiunta. Ad esempio, per la gestione del tempo e dei verbali. Idealmente, i ruoli cambiano di riunione in riunione. Per migliorare il lavoro di squadra durante le riunioni, è consigliabile programmare una breve finestra di tempo alla fine della riunione per riflettere sulla cooperazione congiunta.

Suggerimenti per una cooperazione costruttiva

1. Mettere costantemente in discussione le riunioni e gli argomenti: Le riunioni regolari senza valore aggiunto sono un furto di tempo e di energia. Inoltre, è meglio eliminare direttamente dall'ordine del giorno gli argomenti che è meglio trattare in modo asincrono.
2. Nessuna riunione senza un obiettivo e un ordine del giorno: Obiettivi definiti consentono di lavorare in modo mirato e di prepararsi bene.
3. Invitate i partecipanti giusti: È possibile ottenere risultati concreti con la partecipazione di tutti i soggetti interessati.
4. Le riunioni più brevi sono migliori: I tempi di attesa per l'appuntamento successivo consentono la preparazione - la pressione del tempo sportivo durante la riunione favorisce la concentrazione.
5. Lavorateci sopra invece di parlarne: I risultati concreti si ottengono grazie al coinvolgimento attivo dei partecipanti.

Suggerimento per il libro:

Michaela Stach: Moderazione in workshop e riunioni. Riprogettare la cooperazione con strumenti e metodi orientati ai risultati. 1a edizione BusinessVillage 2022. 254 pagine. ISBN 978-3-86980-660-0

Autore:
Michaela Stach è un'appassionata facilitatrice, anche di grandi gruppi. Con entusiasmo, empatia e apprezzamento accompagna i gruppi di lavoro verso soluzioni sostenibili e un impegno reale. Sia che si tratti di cambiamenti nelle aziende, di dare forma al futuro nelle comunità o di interazione nei congressi: Con professionalità e vivacità, porta i gruppi a uno scambio orientato agli obiettivi. Dirige l'Accademia per la Facilitazione Sistemica e tiene corsi di formazione certificati in due sedi. www.akademie-fuer-systemische-moderation.de/