Messaggistica aziendale: Il futuro della comunicazione mobile

Il tema della "messaggistica aziendale" non è così nuovo come si potrebbe pensare. Già nel 2001, Gartner ha citato per la prima volta il termine "messaggistica istantanea aziendale" nel suo Hype Cycle. E nel 2007, l'esperto di ricerche di mercato afferma che la messaggistica istantanea aziendale aveva raggiunto il suo picco di produttività, in un periodo in cui non esistevano né gli smartphone né WhatsApp. Molte innovazioni sono emerse solo negli ultimi cinque anni, quindi le funzionalità dei messenger si sono evolute notevolmente. Inoltre, la crisi di Corona e l'aumento degli attacchi informatici rafforzano la necessità di una comunicazione olistica e, soprattutto, conforme alla DSGVO, sia internamente che esternamente. Da un lato, è necessario garantire flussi di informazioni fluidi per consentire una collaborazione efficace. E dall'altro lato, trovare una soluzione che soddisfi gli standard di un panorama IT sicuro.

Una valida alternativa a WhatsApp

Per prevenire l'emergere dell'IT ombra, è necessaria un'alternativa conforme alla privacy alle app consumer come WhatsApp. Una soluzione di comunicazione di questo tipo non solo deve essere intuitiva e quindi facile da usare, ma deve anche garantire uno scambio semplice. Inoltre, deve essere abbastanza flessibile da evolversi costantemente in linea con le future tendenze della messaggistica istantanea.

Tendenza 1: Messenger come hub di comunicazione

A differenza delle app consumer, le soluzioni di messaggistica aziendale si trasformeranno in un hub di comunicazione. Ciò significa che un messenger funziona come un hub centrale in cui convergono i dati provenienti da diversi sistemi di origine e da lì raggiungono diversi sistemi di destinazione. In breve, l'hub di comunicazione assicura uno scambio di dati olistico collegando in modo intelligente tutti i sistemi di comunicazione e informazione tramite interfacce aperte. Molti processi sono ancora inibiti a causa dei silos di dati che rendono lo scambio di informazioni lento, costoso e soggetto a errori. Un hub di comunicazione consente di digitalizzare al massimo i processi di scambio e i flussi di lavoro e di fornirli automaticamente, accelerandoli di conseguenza. In questo modo è possibile migliorare sia la comunicazione interna tra i dipendenti che lo scambio esterno con partner e clienti. Inoltre, sarà possibile far comunicare tra loro diversi fornitori, servizi e cloud attraverso una federazione. In questo modo, diverse aziende possono essere collegate tra loro attraverso un hub di comunicazione.

Trend 2: Casi d'uso individuali

Le soluzioni di messaggistica integrano sempre più funzioni per coprire qualsiasi caso d'uso e rendere lo scambio di informazioni ancora più semplice. L'invio di messaggi di testo e vocali fa parte del repertorio standard tanto quanto la condivisione di contenuti digitali. Oltre a questo, da tempo offrono di più:

• Liste di distribuzioneper creare rapidamente chat di gruppo, anche con più di 2000 destinatari;
• Avvisiper garantire la comunicazione e il coordinamento diretto delle emergenze utilizzando le opzioni di riconoscimento e i rapporti di allarme;
• Trasmissione in diretta della posizione, per inviare le posizioni in tempo reale;
• API aperteper recuperare automaticamente e rapidamente dati e informazioni da sistemi di terze parti collegati;
• Widget di chat per il sito web e connessione a WhatsAppper facilitare lo scambio di informazioni con clienti e partner.

In futuro nasceranno anche soluzioni di comunicazione dedicate a singoli settori, organizzazioni o addirittura dipartimenti. Queste soluzioni olistiche offrono funzioni speciali che riflettono le esigenze dei dipendenti e i requisiti individuali. Già oggi esistono soluzioni di messaggistica aziendale personalizzate per le organizzazioni di servizi di emergenza e per il settore sanitario.

Tendenza 3: comunicazione ottimizzata dall'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale è il prossimo passo logico nella trasformazione digitale. E si troverà sempre più spesso nelle soluzioni di comunicazione. Mentre i chatbot generici, che possono essere definiti come un precursore dell'IA, sono ormai quasi obsoleti, una comunicazione molto più complessa ottimizzata per l'IA, parola chiave: IA conversazionale, supporterà i dipendenti. Gli agenti di intelligenza artificiale conversazionale utilizzeranno informazioni provenienti da diversi sistemi, le aggregheranno e consiglieranno azioni basate su di esse. Un esempio: un rappresentante di vendita sta andando da un cliente. L'app registra la sua posizione in tempo reale e trasferisce queste informazioni al sistema CRM collegato. Utilizzando i dati geo e CRM, l'algoritmo verifica quali clienti sono nelle vicinanze o in arrivo. Ad esempio, l'agente di intelligenza artificiale conversazionale può consigliare di visitare un altro cliente perché l'ultimo incontro è avvenuto qualche tempo fa. In questo modo è possibile aumentare in modo sostenibile l'efficienza dei processi di lavoro.

Tendenza 4: Esperienza dei dipendenti

Messenger e intranet, nel senso di social intranet, sono sempre più interconnessi. È possibile, ad esempio, integrare un'applicazione di social intranet in una soluzione di messaggistica per creare un canale completo per i dipendenti. Oltre alle chat di gruppo e alle chat 1:1, esistono canali separati che tengono aggiornati i dipendenti sulle novità dell'azienda. Questi vengono visualizzati come un flusso di attività, che funziona come un feed di notizie aggiornato al secondo. A differenza della classica intranet, che diffonde le informazioni attraverso una comunicazione dall'alto verso il basso, la social intranet permette ai dipendenti di interagire con i contenuti. Questo significa che tutti i dipendenti possono mettere like, commentare e condividere. In questo modo si sentono più ascoltati e si identificano meglio con l'azienda.

Tendenza 5: Nuovi dispositivi finali e interfacce utente

Non solo i messaggeri stanno diventando sempre più sofisticati. Oltre agli smartphone, nasceranno nuovi dispositivi finali con interfacce utente senza precedenti, che si adattano perfettamente ai singoli casi d'uso e rendono l'utilizzo ancora più intuitivo. I candidati più promettenti sono gli smartwatch, che negli ultimi anni hanno conosciuto un rapido sviluppo tecnico. Sono leggeri, robusti, offrono sempre più funzionalità e sono quindi particolarmente adatti alle forze mobili, come gli agenti di polizia e i soccorritori. Sono ipotizzabili anche gli smartglass o i data glasses. Possono offrire notevoli vantaggi nelle situazioni in cui è importante avere entrambe le mani libere. Ad esempio, consentono ai medici di visualizzare la cartella clinica del paziente in modo rapido e semplice durante la visita. Gli smartglass aiutano anche il personale della logistica a localizzare le merci immagazzinate. È ipotizzabile che la posizione della merce da caricare - comprese le indicazioni stradali nel caso di un magazzino più grande - possa essere richiamata mentre il dipendente è in movimento con il carrello elevatore.

Tendenza 6: protezione dei dati ancora più elevata

Di pari passo con le funzionalità, in continua evoluzione, i requisiti tecnici di sicurezza per le soluzioni di messaggistica aziendale saranno ancora più completi in futuro. Collegando i sistemi, un contenitore sicuro sul dispositivo finale sarà altrettanto importante per la gestione dei dati quanto la gestione olistica dei dati e degli accessi. Con le possibilità tecniche, la minaccia di attacchi informatici cresce di pari passo. Sarà quindi inevitabile rafforzare ulteriormente gli algoritmi di crittografia delle comunicazioni e stabilire ulteriori funzioni di sicurezza.

L'AI e i dispositivi intelligenti sono solo l'inizio della messaggistica aziendale

Le soluzioni di messaggistica rendono già possibile la collaborazione indipendente dal dispositivo, dal tempo e dal luogo. Il loro potenziale è tutt'altro che esaurito. Ciò è reso evidente anche dalle tendenze che si possono individuare per i prossimi anni. L'evoluzione dalla posta elettronica alla messaggistica istantanea cambierà la comunicazione aziendale nel lungo periodo e offrirà nuove possibilità. Questo è certo.

All'autore:
Tobias Stepan è il fondatore e amministratore delegato di Teamwire GmbH (teamwire.eu), specializzata in messaggistica istantanea sicura e sovrana per aziende, autorità pubbliche e settore sanitario. In precedenza, ha implementato progetti di crescita e di turnaround in aziende high-tech come consulente e ha costruito l'attività europea della start-up americana Servo fino alla sua cessione alla giapponese Kii Corporation. Tobias Stepan è impegnato nella digitalizzazione mobile e in un forte ecosistema informatico europeo.