La sindrome da burnout del mito? Quanto ti fa star male il cambiamento

Una chiamata importante dall'estero, la preparazione di una riunione allo stesso tempo, tre richieste di colleghi a lato e poi una casella di posta piena: uno scenario che si sta facendo strada in tutti i tipi di industrie in tutto il mondo e sta aumentando notevolmente i livelli di stress. Il mondo del lavoro è cambiato in modo permanente negli ultimi dieci anni - con la digitalizzazione, le richieste stanno crescendo non solo sulle aziende, ma anche sui loro dipendenti. Il multitasking è richiesto in quasi tutte le industrie. Sempre più informazioni si riversano sui dipendenti in sempre meno tempo. Questo, insieme alla costante disponibilità e all'alto livello di rumore negli uffici open space, porta a lungo termine a inefficienza, processi rallentati e, nel peggiore dei casi, a malattie. Quando la pressione sul lavoro diventa troppo grande e i dipendenti non si sentono più all'altezza dei loro compiti, soffrono di ansia, non riescono più a dormire e sono meno produttivi, segue inevitabilmente la diagnosi: sindrome da burnout. I dipendenti possono aiutarsi solo in misura molto limitata quando sono sovraccarichi. Ecco perché le aziende devono sostenere i loro dipendenti e mantenere lo stress nel lavoro quotidiano il più basso possibile. Questo può essere ottenuto solo adattando le strutture e le regole al mondo del lavoro agile. Quali opzioni hanno i capi per proteggere i loro dipendenti dalla sindrome da burnout?

Troppe interruzioni e la pressione delle scadenze possono causare la sindrome da burnout

Secondo uno studio della Techniker Krankenkasse in Germania, il lavoro è considerato il primo fattore di stress. Inoltre, gli intervistati percepiscono lo stress e la pressione come fattori in costante aumento. Questo ha anche conseguenze negative sulla qualità del lavoro: Coloro che riescono a malapena a lavorare attraverso la loro lista quotidiana di cose da fare di solito non hanno tempo per il pensiero creativo o le considerazioni strategiche. Invece di tenere in mente il quadro generale, i dipendenti si perdono nelle piccole cose. La pressione delle scadenze e il ritmo veloce del lavoro stressano sei professionisti su dieci, e le interruzioni e i disturbi gravano su una persona su due (1). Inoltre, l'inondazione permanente di informazioni dall'interno e dall'esterno dell'azienda compromette il processo di lavoro. In tempi di digitalizzazione e comunicazione via e-mail, sempre più informazioni si riversano sui dipendenti in sempre meno tempo. Sempre più compiti devono essere percepiti, classificati e completati allo stesso tempo. Nel lavoro quotidiano, gli impiegati spesso saltano da un ruolo all'altro. Le continue interruzioni causate da e-mail, telefonate e indirizzi personali portano all'inefficienza e alla sensazione permanente di essere sopraffatti. Ogni impiegato viene interrotto fino a 27 volte al giorno, secondo i risultati di uno studio (2). Per ogni interruzione in un processo di lavoro, l'impiegato ha bisogno in media di 15-20 minuti per concentrarsi di nuovo completamente sul compito originale. Questo porta a stress, scarsa concentrazione e una maggiore suscettibilità a malattie come la sindrome da burnout e la depressione. Per evitare che questa tensione mentale si ripercuota sul lavoro e sulla salute, bisogna trattare la causa dello stress. Un recente studio dell'Università svedese di Linköping (3) ha dimostrato che il cervello umano non è progettato per elaborare diverse cose allo stesso tempo con la stessa concentrazione. Secondo questo, il cervello si concentra sempre sul compito più importante al momento. Solo l'elaborazione dei singoli compiti uno dopo l'altro si è rivelata davvero efficace e produttiva.

Il casting è la carta vincente

Per ridurre il carico di lavoro mentale degli impiegati, la direzione dell'azienda deve prendere misure preventive. Una possibilità è la regolare analisi esterna o interna del carico di lavoro dei dipendenti. Inoltre, un approccio basato sui ruoli aiuta a contrastare il diluvio permanente di informazioni e lo stress che ne deriva. Con l'aiuto di una chiara distribuzione dei ruoli e degli accordi di comunicazione, ogni dipendente sa quando quale collega sta facendo quale compito. L'impiegato stesso comunica anche i propri compiti ai colleghi tramite lo strumento utilizzato nell'approccio basato sul ruolo. L'impostazione di finestre temporali per il rispettivo compito è uno dei requisiti elementari, con cui il dipendente può esprimere il desiderio di non essere disturbato mentre lavora sul compito. In questo modo, ogni collega sa quando gli altri membri del team sono disponibili e quando non lo sono. Tuttavia, in tempi di digitalizzazione, il dipartimento deve rimanere aperto alle richieste dall'esterno e dall'interno. Allo stesso tempo, il metodo fornisce trasparenza riguardo al carico di lavoro del singolo dipendente in modo che il team leader possa intervenire in modo da controllare e regolare. La mancanza di interruzioni porta a una maggiore efficienza e alla fine aumenta anche la produttività dell'azienda. Inoltre, il lavoro basato sul ruolo offre libertà per idee innovative e creatività attraverso fasi opportunamente stabilite. I dipendenti sono così coinvolti nell'azienda e si sentono autorizzati a partecipare allo sviluppo del business.

Modelli di ruolo richiesti

Dipendenti sani e soddisfatti sono la chiave per un'azienda di successo: Il livello di gestione dovrebbe già prendere misure preventive per proteggere i suoi dipendenti e allo stesso tempo mantenere ed espandere la forza economica dell'azienda. Idealmente, la direzione dovrebbe controllare regolarmente il carico di lavoro effettivo dei singoli dipendenti e, se necessario, far valutare ulteriormente la situazione da un fornitore di servizi in modo imparziale dall'esterno. Il multitasking e le richieste eccessive dovrebbero sempre essere sostituite da obiettivi chiaramente definiti e dalla migliore concentrazione possibile. Le condizioni quadro stabilite devono essere adottate per l'intera organizzazione. Riguardano sia i dipendenti che il livello di gestione dell'azienda. Qui, il livello di gestione deve essere all'altezza della sua funzione di modello. Questo può essere raggiunto solo se i manager vivono attivamente il concetto e sono quindi in grado di trasportare mentalmente il personale. Perché non sono solo le aziende ad avere bisogno di un focus chiaro e di obiettivi raggiungibili, ma anche i singoli dipendenti. Il solo livello di gestione è in grado di influenzare fondamentalmente la cultura della performance nella rispettiva azienda: Obiettivi di lavoro realistici e una chiara distribuzione dei ruoli creano un ambiente di lavoro migliore e più sano.

Prendere in considerazione l'individualità

Le aziende devono affrontare attivamente le sfide digitali e il relativo impatto sulla forza lavoro e sul mondo del lavoro. Una distribuzione strutturata dei ruoli offre ai dipendenti condizioni generali e di lavoro efficaci e poco stressanti. A lungo termine, questo si ripaga in una maggiore efficienza, una maggiore produttività, qualità e una migliore salute dei dipendenti. Soprattutto in tempi di carenza di lavoratori qualificati, ogni azienda dipende da una forza lavoro motivata e sana. Tuttavia, quando si adatta il quadro, le aziende dovrebbero tenere a mente che ogni individuo affronta in modo diverso lo stress, le sfide crescenti e il multitasking. Pertanto, il quadro dell'organizzazione generale deve essere adattato individualmente a livello di dipartimento e di squadra. La ruota della digitalizzazione non può tornare indietro - le aziende devono adattarsi alle nuove condizioni e proteggere i loro dipendenti dai cambiamenti negativi.

Note/fonti citate:

(1) https://www.tk.de/resource/blob/2026630/9154e4c71766c410dc859916aa798217/tk-stressstudie-2016-data.pdf
(2) Cornelius J. König / Martin Kleinmann / Wilfried Höhmann: "A field test of the quiet hour as a time management technique", Fonte: Saarland University, 2013.
(3) http://journal.frontiersin.org/article/10.3389/fnhum.2016.00221/full 

A proposito dell'autore:

La dottoressa Consuela Utsch è amministratore delegato e fondatrice di Acuroc GmbH e AQRO GmbH. Come specialista, consiglia da più di 25 anni le medie imprese e la grande industria sull'implementazione dei processi operativi e di gestione dei progetti, così come su tutti i temi della governance IT e sull'implementazione sostenibile della trasformazione digitale e la gestione del cambiamento associato. La dottoressa Utsch possiede un brevetto mondiale sul suo metodo ed è autrice del libro di riferimento "AQRO - Gestione delle risorse umane efficiente e senza stress". Per ulteriori informazioni su Acuroc GmbH e su AQRO GmbH, visitare www.acuroc.de e www.aqro.eu.