Condurre e organizzare riunioni in modo efficace - 6 consigli

Il lavoro quotidiano di molti manager e staff di progetto. Non appena una riunione è finita, il prossimo "incontro" è sul calendario. E non appena finisce, viene programmata un'altra riunione. Molti manager passano più della metà del loro tempo di lavoro in riunioni. Questo è simile per i project manager.

Ci sono delle ragioni per questa "malattia da riunione". Più i dipendenti di un'azienda lavorano insieme, maggiore è la necessità di coordinazione. E: più velocemente cambia l'ambiente aziendale, più spesso il team di gestione deve concordare nuove soluzioni ai problemi. Ma molte riunioni potrebbero essere cancellate senza essere sostituite se quelle rimanenti fossero rese più efficaci. Inoltre, la loro durata potrebbe essere ridotta se non fossero a volte così poco strutturate come le riunioni di caffè. Quindi, come promemoria: le riunioni sono sessioni di lavoro in cui si devono raggiungere determinati obiettivi - nel minor tempo possibile. Dovrebbero essere strutturati di conseguenza. Ecco alcuni consigli.

Suggerimento 1: creare un'agenda e definire gli obiettivi

Questo sembra evidente. Ma non lo è. Spesso nelle riunioni, non appena le persone invitate sono nella stanza, un partecipante dice: "Cominciamo. Devo ancora..." E poiché questo è simile agli altri, tutti saltano al primo argomento. Ne discutono selvaggiamente senza chiarirlo in anticipo:

• Di cosa dobbiamo discutere?
• Quali sono le questioni più importanti/urgenti?
• Quali obiettivi vogliamo/possiamo raggiungere?
• Quale approccio ha senso?

La conversazione è corrispondentemente non strutturata. Perciò, create un ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. E discutere la procedura e stabilire un calendario per l'orientamento.

Suggerimento 2: rivedere brevemente i "top" in anticipo

Questo è spesso dimenticato - specialmente quando altri hanno già avuto luogo prima della riunione. Poi il leader della riunione di solito assume: Tutti sanno di cosa stiamo parlando. Ed è completamente sorpreso quando improvvisamente un partecipante dice, per esempio: "Pensavo che stessimo parlando dell'argomento di oggi...". Perciò, all'inizio di una riunione, passate in rassegna i vertici, cioè i punti all'ordine del giorno, con i partecipanti. Assicuratevi che ci sia accordo sui contenuti e sugli obiettivi e cambiate l'ordine del giorno se necessario.

Suggerimento 3: chiarire l'ordine degli argomenti

Questo è necessario perché gli argomenti sono spesso interconnessi. Per esempio, non è necessario discutere degli investimenti se il rapporto finanziario mostra: La nostra cassa è vuota. Ma anche se gli argomenti non sono correlati, si dovrebbe chiarire con i partecipanti: In che ordine li discutiamo? Perché a causa della loro posizione nell'azienda, i presenti danno loro un'importanza diversa. Quindi, se non siete d'accordo su cosa dovrebbe essere discusso prima e cosa dopo, c'è un pericolo: alcuni partecipanti si arrabbiano perché i "loro" argomenti sono discussi alla fine. E sono completamente infastiditi se i "loro" argomenti sono trattati solo di fretta o addirittura rimandati alla fine perché il tempo sta finendo. La loro motivazione ad attuare le decisioni è corrispondentemente bassa dopo la riunione.

Suggerimento 4: utilizzare i media e fissare i risultati intermedi

In molte riunioni, i mezzi di presentazione come le lavagne a fogli mobili, le lavagne (di moderazione) e i proiettori sono usati solo, per esempio, per informare i partecipanti sui risultati delle riunioni di lavoro intermedie. Quando si elaborano le proposte e si discute dei loro vantaggi e svantaggi, tuttavia, i media vengono lasciati inutilizzati in un angolo. Il risultato: dibattiti infiniti in cui vengono presentati sempre gli stessi argomenti. Sia perché i risultati intermedi non sono stati registrati o i partecipanti non hanno le connessioni "davanti agli occhi".

Suggerimento 5: registrare chi fa cosa e quando

Il tempo spesso finisce a un certo punto delle riunioni, e i partecipanti guardano sempre più spesso l'orologio. Di conseguenza, la pianificazione dell'azione viene fatta frettolosamente perché ognuno pensa: gli altri saranno già al corrente di ciò che deve essere fatto. Il risultato: molto di ciò che tutti pensano sarà fatto alla prossima riunione non viene fatto. Anche perché senza un piano d'azione non era possibile verificare nel frattempo se le iniziative necessarie erano state prese. L'umore alla riunione successiva è corrispondentemente cattivo fin dall'inizio. Perché tutti pensano: ora dobbiamo discuterne di nuovo.

Suggerimento 6: dare e ricevere feedback

Poiché il tempo sfugge di mano in molte riunioni, i partecipanti si disperdono alla fine come una mandria di bestiame spaventata. Non vengono lodati per il loro lavoro, né gli si fanno notare le cose che non sono andate in modo ottimale. In breve, non c'è né una sintesi di ciò che è stato fatto e realizzato né una "critica della manovra". Il risultato: tutti tornano al loro posto di lavoro e dimenticano rapidamente ciò che è stato discusso nella frenesia della vita quotidiana. E alla riunione successiva è "la stessa procedura di...".

All'autore: Il Dr. Albrecht Müllerschön è il proprietario di Müllerschön Managementberatung, Starzeln nel Baden-Württemberg (Internet: www.muellerschoen-beratung.de).