Must-have nella gestione digitale dei contratti

In molte aziende, i contratti sono sparsi in diversi reparti, dagli acquisti all'ufficio legale, fino a vari reparti specializzati. L'unico problema è che è quasi impossibile tenere traccia di tutto. La conseguenza: scadenze non rispettate o documenti incompleti. Con il software di gestione dei contratti, tuttavia, è possibile archiviare i contratti in modo centralizzato, trasparente e a prova di audit. forcont business technology gmbh, azienda tedesca specializzata in Enterprise Content Management (ECM), presenta cinque funzioni centrali con le quali una soluzione digitale per la gestione dei contratti può snellire i processi interni.

• • Gestione delle scadenze: Grazie al controllo automatico delle scadenze, i dipendenti possono creare promemoria tempestivi anche per i contratti in corso da anni. Le scadenze non rispettate appartengono ormai al passato.
  • Interfacce: I dati dei fornitori e dei clienti possono essere aggiornati automaticamente tramite un'interfaccia con il sistema ERP. Ciò significa che sono sempre aggiornati.
  • Ricerca full text: Per poter controllare i documenti alla ricerca di determinate parole chiave senza problemi, un sistema di riconoscimento del testo OCR deve rendere ricercabili tutti i documenti scansionati.
  • Creazione di documenti: Grazie a una funzione integrata di creazione di documenti, ad esempio nel corso della risoluzione di contratti, le lettere di risoluzione corrispondenti possono essere create, consegnate e archiviate direttamente.
  • Controllo degli accessi: Un sistema di autorizzazione regola l'accesso ai dati del contratto in modo molto preciso. Ciò significa che i diritti di lettura possono essere concessi anche ai dipendenti di altri dipartimenti o a soggetti esterni, ad esempio ai responsabili del trattamento dei dati a fini di rendicontazione o ai revisori dei conti per un audit esterno.

Questi cinque punti sono un estratto del white paper "Active design instead of just administration": Come la gestione digitale dei contratti può semplificare i vostri processi interni" di forcont business technology gmbh. La software house mostra ciò che una soluzione di gestione digitale dei contratti deve essere in grado di fare per ottimizzare in modo sostenibile i processi interni e garantire un'amministrazione conforme alla compliance. In questo modo, i dipendenti delle aree acquisti, controlling e vendite possono valutare meglio in che modo una gestione digitale dei contratti può sollevarli. Il whitepaper è disponibile Scarica qui gratuitamente pronto.

Ulteriori informazioni: www.forcont.de