La gestione dei contratti come tallone d'Achille delle aziende?

I contratti sono la base giuridica di ogni azienda e comprendono un gran numero di accordi, come quelli di acquisto, locazione o licenza. Nonostante la loro importanza, molte medie imprese in Svizzera non dispongono ancora di un sistema di gestione digitale dei contratti. Secondo il dottor Pascal Habegger, amministratore delegato di Fabasoft 4teamwork AG, la gestione dei contratti è spesso distribuita tra diversi dipartimenti, con conseguente confusione delle responsabilità e rischi come il mancato rispetto delle scadenze o le penali contrattuali. Una soluzione software intelligente per la gestione dei contratti offre un rimedio.

Uso dell'intelligenza artificiale

La digitalizzazione consente di archiviare tutti i contratti in una posizione centrale e di renderli accessibili alle persone autorizzate in qualsiasi momento. In questo modo si risparmia tempo, si riducono i duplicati e si garantisce la completa tracciabilità grazie a funzioni come la versionatura dei contratti. Le aziende possono anche utilizzare l'intelligenza artificiale (AI) per implementare rapidamente le modifiche normative e ridurre al minimo i rischi senza dover rivedere manualmente ogni contratto. I sistemi basati sull'intelligenza artificiale analizzano automaticamente i contratti e avviano le modifiche o i processi di approvazione necessari.

Firma digitale per il lavoro mobile

Un altro punto di forza dei moderni software di gestione dei contratti è l'opzione della firma digitale. Queste sono a prova di falsificazione e legalmente vincolanti, il che facilita la mobilità dei dipendenti e garantisce che i contratti possano essere firmati anche quando si lavora da casa o si viaggia. Inoltre, la gestione integrata delle scadenze offre promemoria automatici di date e scadenze importanti, che a loro volta aiutano a ridurre i rischi aziendali e a sfruttare al meglio le opportunità.

Nel complesso, è chiaro che la gestione digitale dei contratti non solo consente di aumentare l'efficienza, ma rafforza anche la sicurezza legale e operativa di un'azienda. Le aziende che non adottano queste soluzioni rischiano di trascurare obblighi importanti e di subire di conseguenza notevoli svantaggi finanziari o legali.

Fonte e ulteriori informazioni: Fabasoft 4teamwork AG

Questo articolo è apparso originariamente su m-q.ch - https://www.m-q.ch/de/vertragsmanagement-als-achillesverse-in-unternehmen/