Case study Hauert HBG Dünger AG: sistema di gestione ISO 9001 modernizzato in breve tempo

La nota Svizzera Produttore di fertilizzanti è stata fondata nel 1663 nel luogo in cui oggi si trova la sede centrale di Grossaffoltern BE, in Svizzera. Dall'acquisizione del produttore di fertilizzanti Günther Cornufera di Erlangen nel 2007, Hauert è presente anche in Germania con fertilizzanti di qualità. A livello internazionale, stabiliscono gli standard di qualità per i fertilizzanti organici e organo-minerali. Hauert impiega 180 persone in quattro sedi diverse.

Hauert: Innovazione per la concimazione

Grazie alla ricerca mirata sulla nutrizione delle piante e allo sviluppo della produzione di fertilizzanti, Hauert è stata in grado di proporre innovazioni all'avanguardia. L'azienda ha raggiunto il suo ultimo traguardo con lo sviluppo del processo Sphero: gli ingegneri di processo sono riusciti a sviluppare un processo di granulazione con il quale le sostanze organiche possono essere incorporate in granulati della migliore qualità. Il giardiniere beneficia di una lavorazione priva di polvere, la pianta di un apporto mirato di una miscela equilibrata di sostanze nutritive. Hauert utilizza fertilizzanti organici fin dagli anni '30 - nel frattempo, un'intera gamma di prodotti porta il marchio biologico svizzero e, con Biorga, l'agricoltura biologica ha una propria linea di prodotti. Per l'azienda, la concimazione organica è un obiettivo che verrà tenuto presente in tutte le fasi di sviluppo future. L'obiettivo è la concimazione organica, che Hauert terrà presente nelle fasi future.

Centinaia di elenchi in Word ed Excel

Hauert dispone da anni di un sistema di gestione della qualità ISO 9001, gestito in precedenza con lo strumento Viflow/Windream e innumerevoli documenti Word ed Excel. La responsabilità centrale spettava al responsabile della qualità e richiedeva molto tempo, poiché le informazioni dovevano essere aggiornate in vari sistemi e documenti. Inoltre, Hauert è tenuta a mantenere un sistema di controllo interno ICS. In vista del prossimo audit ICS, si è cercata una nuova soluzione integrata per la gestione della qualità e dell'ICS. Nel corso di questo processo, Hauert si è imbattuto nel software QM ELIZA. Questa soluzione basata sul cloud combina processi, organizzazione, conoscenza e controllo (ICS) in un'unica interfaccia chiara. Questo sembrava convincente ed è stato preso contatto con Eliza AG. È stata quindi creata un'installazione di prova, con la quale il project manager e il CEO hanno mappato l'ICS esistente e i processi più importanti in modo indipendente.

La soluzione ottimale

La soluzione ha convinto fin dall'inizio per la sua facilità d'uso e per il collegamento di tutte le informazioni su rischi, processi, misure, unità organizzative e dipendenti. Dopo una breve fase di test, Hauert ha deciso di introdurre il nuovo software QM passo dopo passo, sostituendo così l'ingombrante panorama di strumenti esistente. I criteri importanti per la decisione sono stati:

• Soluzione moderna dal cloud
• Facile da usare
• Combinazione di ICS, qualità e gestione dei processi in un'unica soluzione
• Possibilità di manutenzione decentrata da parte di diversi dipendenti con autorizzazioni diverse
• Fornitore locale (distanze ridotte, tempi di risposta rapidi)
• Integrazione nell'ambiente IT esistente (connessione a Microsoft Dynamics Navision, login con Active Directory, collegamento del sistema di archiviazione con Sharepoint)

Introduzione graduale a Hauert

In una prima fase, è stata creata la mappa del processo e il file ISO è stato trasferito a ELIZA. Con la costruzione della mappa dei processi, tutti i processi importanti sono stati registrati come diagrammi di flusso BPMN. Allo stesso tempo, sono state assegnate le responsabilità dei processi. L'ICS e la gestione del rischio sono stati implementati in una seconda fase. Inoltre, è stata attivata la connessione a Microsoft Dynamics Navision per sincronizzare automaticamente tutti i dati dei dipendenti dal sistema ERP al nuovo software. Infine, nella terza fase, tutti i contratti importanti sono stati registrati nel sistema di gestione dei contratti ELIZA. Anche il miglioramento continuo e la gestione dei reclami dei clienti sono stati migrati da vari elenchi Excel al modulo ELIZA "Messaggi Q". Con l'introduzione graduale, sono stati eliminati numerosi documenti Word ed Excel. L'azienda Hauert dispone ora di un sistema di gestione della qualità moderno e facile da mantenere, che è un grande piacere utilizzare nel lavoro quotidiano e che incontra un grande consenso tra i dipendenti. "ELIZA ci ha colpito fin dall'inizio. Il funzionamento semplice e i collegamenti intelligenti tra le informazioni ci fanno risparmiare tempo prezioso nella gestione dei dati", afferma Nicole Kramer, project manager di Hauert.

Importare i dati esistenti

Per Hauert era importante importare nel nuovo software il maggior numero possibile di dati esistenti. In questo modo, tutti i dati dei dipendenti di Dynamics Navision possono essere migrati automaticamente. I messaggi Q esistenti possono anche essere trasferiti direttamente da un Excel a ELIZA. Grazie alle molteplici interfacce di questo software, in futuro sarà possibile importare o sincronizzare altri stock di dati. I seguenti moduli ELIZA sono attualmente in uso presso Hauert:

• Organizzazione e risorse umane
• Processi e figure chiave
• ICS con gestione di rischi, opportunità e obiettivi
• Gestione dei contratti
• Messaggi Q (reclami dei clienti e suggerimenti per il miglioramento)

Successivamente, ELIZA sarà integrata nel nuovo ambiente IT. Verrà implementato il single sign-on con Office365. Inoltre, è pronta una soluzione per la certificazione ISO delle filiali, che può essere integrata con il minimo sforzo. L'amministratore delegato Philipp Hauert esprime la sua soddisfazione per la nuova soluzione. "Con ELIZA abbiamo finalmente trovato uno strumento in grado di tenere il passo con i cambiamenti agili della nostra azienda. Mi mostra continuamente un quadro aggiornato del panorama dei processi e delle persone responsabili".

Audit di sorveglianza di successo ISO 9001 e ICS

Il primo test di ELIZA è stato l'audit di monitoraggio ISO. L'operazione si è svolta nel dicembre 2020 ed è stata completata con successo. L'audit ICS è seguito poco dopo. In precedenza, il rapporto ICS doveva essere preparato con un noioso lavoro manuale. Grazie alle diverse opzioni di esportazione di ELIZA, ora è possibile creare automaticamente un documento Word e metterlo a disposizione dei revisori. Le esportazioni di Excel servono come strumento di lavoro non solo per l'azienda ma anche per il revisore. Il tempo così guadagnato può essere utilizzato per attività a valore aggiunto.

Questo articolo è apparso originariamente su m-q.ch - https://www.m-q.ch/de/fallbeispiel-hauert-hbg-duenger-ag-innert-kuerze-das-iso-9001-managementsystem-modernisiert/