Prendere i verbali: Verbale della riunione di Sherpany ABC
Prendere i verbali è uno dei compiti che richiedono più tempo nel mondo degli affari - eppure questo lavoro è considerato la disciplina suprema nell'amministrazione. Questo perché le trascrizioni delle riunioni offrono la possibilità di rivedere ciò che è stato detto in qualsiasi momento. Sono promemoria importanti e a volte anche preziosi pezzi di prova.
Scrivere verbali è un compito impopolare. Dovrebbero essere effettivamente compresi da tutti i partecipanti alla riunione. Tuttavia, questo accade solo se sono ben strutturati. Ecco perché Sherpany (vedi la sua nuova homepage sotto questo Link) una domanda quintessenziale: che aspetto ha un modello di protocollo di successo?
Una struttura chiara salva i nervi
La chiarezza è importante. Le riunioni spesso durano diverse ore, i verbali diventano sempre più lunghi e il pericolo di confusione nel documento aumenta con la durata della riunione. Se li scrivete senza uno schema, ve ne pentirete dopo. Per chi prende i minuti, è una buona idea seguire l'ordine del giorno cronologicamente e stabilire un titolo per ogni argomento. Questi possono ovviamente essere completati da ulteriori sottotitoli.
Inoltre, dovrebbe essere sempre chiaro chi sta parlando. Per farlo, potete semplicemente scrivere il nome davanti al rispettivo argomento della riunione. Visivamente, si può anche scegliere un colore per ogni partecipante e colorare la scrittura di conseguenza. Questo semplifica anche il lavoro con i verbali in seguito.
Per far sì che lo sforzo valga la pena
Con un po' di lavoro, i verbali non saranno una riproduzione arbitraria di parole chiave, ma piuttosto ciò che i verbali sono effettivamente: un promemoria. I punti più importanti sono la chiarezza, la coerenza e la distribuzione dei compiti. Se si tiene conto di questi aspetti, dopo la riunione si avrà in mano un documento che riflette la riunione nel miglior modo possibile. In modo che anche in futuro si possa ricostruire in modo affidabile in qualsiasi momento ciò che è stato detto - e ciò che non lo è stato. Dopotutto, il lavoro che richiede tempo del verbalizzante non dovrebbe essere stato vano.
Con SHERPANY come partner, potete organizzare le vostre riunioni di direzione e di consiglio in modo più efficace, sapendo che state anche proteggendo l'ambiente.
Per ulteriori informazioni e liste di controllo in PDF su questo argomento, vai direttamente a questa pagina. Link
Nota dell'editore: questo articolo è stato originariamente scritto da Michael Trommer.
