Sistemi informativi: Perché può essere un bene dimenticare le informazioni sul lavoro
I sistemi informativi supportano i dipendenti nelle attività di routine, nel senso che possono dimenticare con sicurezza alcune informazioni. È quanto emerge da uno studio condotto da psicologi e specialisti di informatica aziendale.
La quantità di informazioni e dati con cui molte persone si confrontano ogni giorno sul posto di lavoro è aumentata in modo massiccio negli ultimi anni. La globalizzazione e la digitalizzazione aumentano costantemente la complessità dei processi aziendali e lavorativi: Ciò che è attuale oggi potrebbe essere già superato domani. Di conseguenza, i decisori devono costantemente distinguere le informazioni rilevanti da quelle irrilevanti.
L'oblio rende capaci di agire
Nel farlo, spesso ricevono il supporto dei sistemi informativi digitali. Le organizzazioni, le imprese e le amministrazioni moderne utilizzano questi sistemi, ad esempio, per i calcoli e le analisi aziendali, per lo sviluppo dei prodotti e per i concetti di marketing. Ma come influiscono questi strumenti sull'utente? E: i sistemi informativi rendono le persone "stupide" perché gli utenti non sono più messi alla prova? Al contrario, dicono gli psicologi e gli esperti di informatica aziendale della Westphalian Wilhelms University Münster (WWU): la capacità di dimenticare le cose è ciò che rende le persone capaci di agire, sia i singoli che le intere organizzazioni. I risultati dello studio sono stati pubblicati sulla rivista "Ergonomics".
I sistemi informativi portano a decisioni migliori
Il team guidato da Guido Hertel, professore di psicologia organizzativa e aziendale, e dal Prof. Dr. Jörg Becker dell'Istituto di informatica aziendale della WWU ha simulato i processi aziendali tipici delle aziende di produzione, in cui le persone dovevano decidere ripetutamente in quali paesi fittizi i prodotti della loro azienda dovevano essere spediti per la vendita. I risultati hanno dimostrato che la disponibilità di sistemi informativi di supporto non solo ha portato a decisioni economicamente migliori, ma ha anche liberato le capacità cognitive degli utenti. I partecipanti allo studio hanno conservato meglio nella loro memoria i dettagli relativi ad altri prodotti dell'azienda rispetto alle persone del gruppo di controllo che hanno preso decisioni senza il supporto del sistema e che quindi hanno dovuto conservare più informazioni nella loro memoria. Inoltre, i partecipanti che sono stati in grado di utilizzare il sistema informativo hanno riferito di provare meno stress nell'affrontare i compiti difficili.
La fiducia nei sistemi informativi è necessaria
Tuttavia, dimenticare non è sempre facile per molti decisori. "Il prerequisito centrale per questi effetti positivi era che i soggetti sottoposti al test si fidassero del sistema informativo: solo allora si sono osservati significativi incrementi delle prestazioni", sottolinea Guido Hertel. Gli scienziati hanno scoperto che l'affidabilità tecnica e la qualità del contenuto informativo fornito sembrano essere essenziali per la fiducia nei sistemi informativi. Inoltre, anche la competenza e l'esperienza percepita dai rispettivi utenti e le strutture di supporto esistenti hanno svolto un ruolo importante. "Siamo rimasti sorpresi nel constatare che la fiducia nei sistemi informativi è determinata da molti fattori di influenza diversi, mentre basta un piccolo particolare, come un problema tecnico una tantum, per far nascere la sfiducia", spiega Guido Hertel.
La ricerca continua
I risultati degli studi forniscono un primo modello per la progettazione di sistemi informativi affidabili e quindi efficaci, in modo che gli utenti e i responsabili delle decisioni nelle organizzazioni possano "tranquillamente" dimenticare le informazioni superflue. I risultati sono rilevanti per tutte le aree di lavoro in cui i sistemi informatici elaborano continuamente dati estesi per il processo decisionale. In questo caso, sistemi informativi ben progettati possono migliorare le prestazioni, alleggerire gli utenti e liberare risorse per altri compiti. In studi successivi, il team di ricerca sta ora analizzando altri fattori che influenzano l'oblio mirato, come i costi di eventuali decisioni sbagliate o l'orientamento alla sicurezza personale di chi decide. L'obiettivo è quello di poter adattare al meglio i sistemi informativi alle diverse condizioni quadro.
Informazioni sul progetto di ricerca: https://www.getrost-vergessen.de/
