Gestione delle informazioni: tutti i dati e i documenti sotto controllo

163 zettabyte, cioè 163 con 21 zeri: Secondo un recente studio, questa è la gigantesca quantità di dati prodotti in tutto il mondo. Studio IDC entro il 2025. Le aziende che vogliono sfruttare al meglio questa evoluzione per il loro successo commerciale devono ripensare la gestione delle informazioni. Questo consiglio viene ora dato dagli esperti di software aziendale di godesysun produttore tedesco di soluzioni ERP. Di conseguenza, le strategie di digitalizzazione devono urgentemente includere l'area della gestione e dell'analisi dei dati. godesys cita nella sua campagna i temi della gestione dei processi aziendali (BPM), della mobilità, dell'omnichannel e della gestione delle informazioni. #digitalnormale le pietre miliari della trasformazione digitale. Le cinque ragioni che seguono sono a favore di una gestione più ponderata e supportata dall'IT delle informazioni interne ed esterne.

Cinque ragioni per una gestione completa delle informazioni

1. La gestione dei dati aiuta a risparmiare tempo: Con l'aiuto di una strategia di gestione delle informazioni abbinata a sistemi di gestione dei dati (DMS), i tempi di elaborazione possono essere ridotti e i documenti ricercati come ordini, contratti, elenchi, e-mail, note e altro ancora possono essere trovati rapidamente e facilmente. Automatizzando i processi di archiviazione ricorrenti, le aziende possono liberare il personale per concentrarsi sulle loro attività principali.
2. Ridurre i costi: La gestione delle informazioni supportata dall'IT riduce le montagne di carta. Il costoso spazio di archiviazione per cartelle e simili non è più necessario. Inoltre, la gestione digitale dei documenti aumenta la produttività. Le aziende possono investire le spese risparmiate in nuove opportunità di business.
3. La gestione delle informazioni aumenta l'efficienza: le funzioni di archiviazione e automazione incluse nello strumento di gestione dei documenti rendono i processi tracciabili e trasparenti. Le aziende possono così ottimizzare la cooperazione. Allo stesso tempo, la qualità della lavorazione aumenta.
4. La strategia dei dati rafforza la sicurezza: gli strumenti DMS professionali creano le migliori condizioni quadro per una gestione dei dati a prova di audit. I dati possono essere archiviati in modo affidabile dall'acquisizione alla distruzione. In questo modo si riduce notevolmente il rischio di perdita dei dati.
5. Le aziende aumentano la loro produttività: con l'aiuto della gestione delle informazioni, le aziende migliorano la visione d'insieme dei loro documenti e processi. In questo caso sono utili le funzioni che assicurano la perfetta interazione tra i diversi sistemi e i dipendenti, nonché le funzioni sociali in modo che tutti i dipendenti siano sullo stesso piano.

ERP come hub

Hans-Jürgen Zinn, COO di godesys AG, commenta: "I requisiti per una gestione efficiente delle informazioni sono sempre più mutevoli e in crescita. Da un lato, le funzioni di front-end stanno diventando sempre più specializzate e, dall'altro, tutte le aree interne, e in alcuni casi anche quelle intersocietarie, devono essere costantemente interconnesse. Il sistema ERP è il fulcro, che deve far fronte a compiti sempre più complessi. Inoltre, la quantità di informazioni è sempre più grande. Ecco perché oggi non si tratta più solo di gestire e preparare queste informazioni in base alle esigenze, ma anche di elaborarle in modo mirato."

In questo contesto, un DMS moderno deve andare ben oltre un archivio virtuale. L'attenzione si concentra sui processi a livello aziendale e tra le varie sedi. La gestione delle informazioni deve essere potente e affidabile, deve comprendere i processi rilevanti e sapere quale documento appartiene a quale punto e qual è il suo significato o scopo. Solo così le aziende possono mantenere una visione d'insieme, beneficiare di vantaggi competitivi grazie alla digitalizzazione e soddisfare i requisiti legali in costante evoluzione.

Ulteriori informazioni: www.godesys.de