Come GIA Informatik sta portando Muller Martini nel futuro con SAP

"Le persone, non le case, fanno la città". Ecco come potrebbe iniziare una novella su Bad Mergentheim. In questa città di circa 24.000 abitanti nel nord-est dello stato tedesco del Baden-Württemberg, Muller Martini gestisce un centro di competenza per il settore delle coperture dure. Il gruppo, conosciuto a livello internazionale per i sistemi di finitura della stampa, voleva rinnovare le sue strutture, costruire un nuovo SAPe i processi associati al fine di coordinare e standardizzare in modo ottimale l'interazione a livello di gruppo di tutte le sedi. L'obiettivo del progetto per l'impianto di produzione di Bad Mergentheim era quello di trasferire le strutture semplificate nel nuovo paesaggio di sistema a partire dal 1° gennaio 2018.

Progetto SAP da un'unica fonte

"Stiamo parlando di un rollout, il che significa che stiamo adattando la logica e la definizione di un modello a tutti gli altri stabilimenti del gruppo. Tutto deve provenire da un'unica fonte", dice Roger Wiederkehr, project manager SAP alla GIA Informatik AG di Oftringen. "Dopo circa 18 mesi di intensa preparazione, abbiamo implementato il modello dal vivo in due aziende presso la sede centrale di Zofingen nel settembre 2015. Questo è stato il segnale di partenza per gli ulteriori rollout a cui stiamo lavorando - come a Bad Mergentheim. Con il nostro team di progetto, adattiamo un impianto all'anno alla nuova struttura".

Quali sono le ragioni per scegliere GIA Informatik AG?

Durante la ristrutturazione, GIA ha coperto l'area SAP perché, in primo luogo, ha molta esperienza e buoni risultati come gold partner di SAP - sia nell'outsourcing che nella consulenza applicativa e nell'implementazione di sistemi - e, in secondo luogo, è una filiale del gruppo Müller Martini. Beat Tanner, specialista ERP della Muller Martini AG di Zofingen, che ha tenuto insieme i fili tra le sedi e GIA durante il progetto: "GIA è il centro di competenza interno del gruppo per SAP. Ha una grande conoscenza, ha anche la comprensione generale delle strutture e convince con un forte team di progetto. Alcuni membri del team di lunga data hanno iniziato la loro carriera professionale presso Muller Martini e quindi conoscono particolarmente bene l'azienda e le sue caratteristiche".

Le pietre miliari

I partner del progetto hanno partecipato a un workshop alla fine di gennaio 2017 per discutere i prossimi passi. "In febbraio e marzo abbiamo sviluppato i concetti tecnici del Delta e in aprile abbiamo realizzato l'implementazione", spiega Beat Tanner. La prima migrazione ha avuto luogo in maggio e la seconda alla fine di settembre. Il go-live è stato puntuale per la data prevista del 1° gennaio 2018. Appena un mese dopo, il supporto di follow-up è stato interrotto e il sistema è andato in modalità operativa normale.

Ostacolo superato con successo

Per quanto la GIA abbia gestito il progetto con competenza, ci sono state anche difficoltà individuali da superare. "I processi definiti dovevano essere seguiti e i cambiamenti organizzativi dovevano essere fatti come previsto, in modo che lo standard rimanesse garantito", spiega Roger Wiederkehr. "Tuttavia, i cambiamenti di sistema e di processo hanno rappresentato una grande sfida per l'organizzazione in loco. Con un lavoro di chiarificazione e molta comprensione, abbiamo creato una soluzione sensata".

Le strutture sincronizzate portano grandi vantaggi

Grazie alla sincronizzazione delle strutture, il guadagno di efficienza di questo progetto è grande. Con la migrazione SAP - una pulizia verso uno standard - sono stati buttati via molti vecchi fardelli che si erano accumulati nel precedente sistema SAP per circa 20 anni. "Ora la sede di Bad Mergentheim può lavorare con le nuove condizioni, è completamente integrata nel gruppo e può utilizzare le sue strutture in qualsiasi momento", sa Roger Wiederkehr. Le basi per la successiva migrazione a SAP S/4HANA sono state gettate anche grazie a questi processi SAP puliti e ai dati master.

Suggerimenti per altre aziende

Gestite una grande azienda o una PMI, volete ripulire le vostre strutture e anche introdurre o rinnovare SAP? Roger Wiederkehr e Beat Tanner vi danno il seguente consiglio:

• Assicuratevi di avere una chiara visione d'insieme e di definire i principi fin dall'inizio.
• Entrare nel progetto con abbastanza risorse per progredire rapidamente.
• Definire una chiara divisione dei compiti e delle responsabilità.
• Considerare e incorporare gli interessi e i quadri di tutte le parti interessate.
• Comunicare le pietre miliari a tutte le persone coinvolte e lavorare per soddisfarle giorno per giorno.
• Seguire i processi prima di implementare il sistema.
• Definire persone di contatto chiare e mantenere una comunicazione aperta e adeguata al livello.
• Per garantire che il progetto proceda in modo pulito, assicuratevi che la comprensione tecnica e di pianificazione sia all'altezza degli occhi in tutte le fasi.
• Creare strutture attraverso riunioni regolari. Concentrarsi sulla regolarità e sulla routine.
• Eseguire test integrativi. Se lo fai in modo completo, eviti passaggi inutili.

Attività future

Il progetto a Bad Mergentheim è stato completato con successo e tutto sta andando bene. Ma anche dopo una nuova introduzione, c'è bisogno di ottimizzazione in certi punti; principalmente dalle idee del business per aumentare l'efficienza. Mentre Roger Wiederkehr sostiene questo progetto con la sua squadra, Beat Tanner è responsabile di assicurare che i miglioramenti siano significativi e vantaggiosi. Il rollout sta procedendo: GIA implementerà il sistema SAP in altre sedi di Müller Martini.

Informazioni: Tecnologia dell'informazione GIA

Attuazione alla Muller Martini: i fatti
Obiettivi:

• Il SAP di gruppo esistente (GRPSAP) stabilisce il quadro e i confini del sistema.
• Trasferimento al GRPSAP esistente con la premessa "back to standard".
• Rispetto del budget del progetto (una somma a sei cifre).
• Cutover senza impatto negativo sulla capacità di consegna di Muller Martini Bad Mergentheim (MMBM) e successivamente anche delle altre organizzazioni di vendita del gruppo MM.
• Avvio rapido e impeccabile di MMBM nel nuovo GRPSAP.
• Semplificazione del concetto di autorizzazione.
• Standardizzazione dei dati anagrafici e della loro manutenzione.
• All'accettazione del progetto, una documentazione aggiornata del sistema sotto forma di concetti dettagliati tracciati deve essere disponibile da GIA.

Tempistica:

• Workshop: fine gennaio 2017
• Concetti del soggetto Delta: Febbraio e marzo 2017
• Realizzazione: aprile 2017
• Test di migrazione e integrazione 1: maggio 2017
• Test di migrazione e integrazione 2: fine settembre 2017
• Go Live: 1 gennaio 2018
• Passaggio al funzionamento regolare: 1° febbraio 2018

Sforzo:

• Personale del GIA: sette diversi specialisti
• Numero di ore uomo per il progetto: nella gamma bassa di quattro cifre

Obiettivi raggiunti:

• Le condizioni quadro del GRPSAP sono state rispettate.
• L'obiettivo "ritorno allo standard" è stato raggiunto.
• Il budget complessivo è stato rispettato. Complessivamente, la GIA è stata addirittura al di sotto del budget di circa il 20%.
• MMBM ha gestito la fase di cutover senza problemi significativi grazie a una buona pianificazione e a uno sforzo gestibile.
• GIA ha adattato il concetto di autorizzazione allo standard GRPSAP.
• MMBM ora lavora anche con le regole Mat/PPS a livello di gruppo nella sua struttura di base. I processi supplementari/mancanti sono implementati successivamente.
• GIA ha consegnato la documentazione informatica e di processo aggiornata alla nuova organizzazione di vendita alla fine del progetto..