Padroneggiare la gestione del tempo: come sconfiggere distrazioni, scadenze e sovraccarico di lavoro

1. interruzioni da parte dei colleghi nei momenti di punta   

Avete molto da fare e i vostri colleghi continuano a rivolgersi a voi con domande o richieste. La tentazione è quella di rimandarli alla segreteria telefonica, ma questo non fa altro che riempire la casella di posta elettronica. È meglio chiedere loro di tornare un'ora dopo o di chiamare in un altro momento conveniente. Spesso i problemi si risolvono da soli o si rivelano meno urgenti del previsto. In questo modo, la vostra casella di posta rimane pulita e potete tenere sotto controllo la situazione.   

2. difficoltà a dire "no 

Avete paura di essere considerati antipatici se dite "no"? Dipende da come lo si dice. Ad esempio: "Al momento sto lavorando a un progetto importante. Posso farlo io più tardi?" oppure "Posso farlo io più tardi in giornata? Se si rimane cordiali e disponibili, si apparirà professionali senza dover affrontare un lavoro extra.   

3. i colleghi sono difficili da raggiungere    

Lavorare con colleghi irraggiungibili può essere frustrante. Invece di aspettare una risposta via e-mail, programmate orari di ufficio regolari. In questo modo, lo scambio di informazioni importanti avverrà in tempo utile e il lavoro non si bloccherà. Non dimenticate di concordare scadenze chiare.   

4. scadenze irraggiungibili    

È capitato a tutti: una scadenza che si rivela irrealizzabile. Il segreto? Una comunicazione tempestiva. Se vi rendete conto di essere in ritardo sulla tabella di marcia, parlatene immediatamente con il vostro superiore e proponete una soluzione alternativa. Ad esempio: "Non posso farlo oggi, qualcuno può aiutarmi?". In questo modo eviterete lo stress dell'ultimo minuto e dimostrerete che state pensando in anticipo.   

5. ricadere in abitudini inefficienti   

È difficile rompere le vecchie abitudini, soprattutto quando ci si distrae. Vi ritrovate a prendere continuamente il telefono mentre cercate di rispondere a una e-mail? Mettete il silenzioso o mettetelo da parte. Nessuno è perfetto e non c'è nulla di male ad allontanarsi qualche volta, purché si sia consapevoli del proprio comportamento e lo si corregga in tempo.   

6. attività ad hoc disturbano l'elenco delle cose da fare    

Le attività ad hoc sono piccole attività non urgenti che si ripetono frequentemente e possono sconvolgere in modo significativo i vostri piani. La soluzione? Considerate le vostre attività come pietre e ghiaia. I "mattoni" sono i compiti più importanti e urgenti, la "ghiaia" sono i compiti piccoli e meno importanti. Se non fate attenzione, presto vi occuperete solo della ghiaia. Iniziate quindi sempre con i sassi, in modo da poter iniziare davvero con i compiti più importanti. Della ghiaia ci si può occupare in un secondo momento.   

7. scarsa pianificazione da parte del vostro responsabile di linea 

A volte la scarsa pianificazione del vostro manager causa lavoro extra. Abbiate il coraggio di essere onesti se non avete spazio nella vostra agenda. Ad esempio, proponete: "Posso farlo domani perché oggi non ho spazio?". La flessibilità è un bene, ma si possono anche stabilire dei limiti. La chiave è una buona comunicazione.

8. costante riprogrammazione a causa di compiti urgenti   

I compiti urgenti e imprevisti possono disturbare la vostra giornata. Riservate ogni giorno un blocco di tempo per questi impegni imprevisti. È importante che nella vostra agenda ci sia spazio per rimandare. Alla fine della giornata, potete valutare: Era davvero urgente o poteva essere evitato? Questo vi aiuterà a pianificare e a stabilire meglio le priorità.  

Fonte: www.robertwalters.ch