Cinque consigli importanti per organizzare la sostituzione delle vacanze

"Durante le vacanze, i dipendenti dovrebbero ricaricare le batterie senza preoccuparsi delle questioni di lavoro", sottolinea Yeng Chow, Senior Manager di Robert Half a Zurigo. "I passaggi di consegne durante le vacanze non aiutano quindi solo i colleghi che devono subentrare nei compiti. Soprattutto, servono per poter effettivamente spegnere e rigenerarsi completamente durante le vacanze. Se la ricreazione viene a mancare durante il tempo libero, c'è da aspettarsi una minore produttività e una mancanza di motivazione al ritorno", dice Chow. Per aiutare i dipendenti a godersi le loro meritate vacanze, Robert Half ricorda alcuni consigli per il perfetto passaggio delle vacanze.

Con questi 5 consigli, organizzare la sostituzione delle vacanze è un successo:

1. L'uccello mattiniero cattura il verme: informa per tempo: Ricorda ai tuoi colleghi almeno una o due settimane prima del tuo ultimo giorno di lavoro e pianifica abbastanza tempo per il passaggio di consegne. Il venerdì alle 17, nessuno è più concentrato, quindi l'appuntamento dovrebbe avvenire prima. Questo darà ai suoi colleghi abbastanza tempo per farle delle domande dopo il colloquio. Dovreste anche prevedere un cuscinetto per voi stessi: Non programmare compiti importanti o appuntamenti poco prima delle vacanze per evitare uno stress inutile. In ogni caso, è consigliabile registrare per iscritto tutte le responsabilità, i compiti e i contatti esterni. Questo documento servirà come promemoria per i tuoi colleghi e sarà utile anche se un sostituto non riesce e qualcun altro deve intervenire.
2. Responsabilità chiare: Designare chiaramente la sostituzione delle vacanze: Regolamentare esattamente chi vi rappresenta e chi è responsabile. Questo eviterà che i compiti non vengano completati a causa di responsabilità poco chiare. Se le regole sono chiare, i vostri colleghi hanno sufficienti opportunità di consultarvi. In questo modo, si può chiarire in una fase iniziale se il vostro sostituto previsto ha sufficienti capacità libere. Se questo non è il caso, è meglio cercare un'alternativa in consultazione con il vostro supervisore. Spesso ha senso delegare i propri compiti a diversi colleghi per distribuire uniformemente il carico di lavoro.
3. Riordinare e creare una lista di cose da fare è metà della vacanza: Un ritorno non strutturato può rapidamente annullare il recupero. Due semplici misure aiutano contro questo: In primo luogo, dovreste creare ordine sulla vostra scrivania e nei vostri documenti in modo da non essere sopraffatti dal caos sulla vostra scrivania dopo il vostro ritorno. In secondo luogo, si dovrebbe creare una lista di cose da fare per il tempo dopo le vacanze. Entrambi vi aiuteranno a motivarvi nei primi giorni dopo il vostro ritorno e a dare la giusta priorità ai compiti.
4. "Sono fuori": scrivere una nota di assenza: Anche se avete informato in anticipo i vostri contatti più importanti del vostro congedo, una nota di assenza è essenziale. Questo dovrebbe contenere le seguenti informazioni: La data del vostro ritorno, il contatto del vostro sostituto per le vacanze e l'indicazione se l'e-mail sarà inoltrata. Se necessario, dovreste anche impostare un inoltro del vostro telefono ai vostri colleghi.
5. Per i dirigenti: chiarire la disponibilità telefonica durante le vacanze: Soprattutto nelle posizioni manageriali, è spesso concordato contrattualmente di essere disponibili anche quando si è in vacanza. In questo caso, dovreste stabilire degli orari fissi in cui rispondete al telefono o alle e-mail. In questo modo, i vostri colleghi sapranno quando possono ottenere informazioni da voi e non vi disturberanno in un'occasione inappropriata. Inoltre, questo approccio è più efficiente e ti sarà più facile rilassarti che guardare il tuo cellulare o il tuo portatile ogni tanto tra una cosa e l'altra.

Così, nulla dovrebbe ostacolare la ricreazione durante le vacanze.

Fonte: Robert Half