GRH : les entreprises doivent devenir plus numériques

Lors de la Journée des employeurs qui s'est tenue à Berne fin juin 2022, il n'y avait pratiquement qu'un seul thème : la "pénurie de main-d'œuvre qualifiée". Du secteur de la santé au manque de relève chez les artisans et les entreprises de restauration, en passant par les postes vacants dans le secteur du bâtiment : Pratiquement tous les secteurs sont touchés par une grave pénurie de personnel. Le problème va encore s'aggraver dans les années à venir, car les baby-boomers partent à la retraite de manière exponentielle.

Les raisons de la pénurie de main-d'œuvre sont multiples et il existe déjà quelques solutions. Il est question de meilleurs salaires, de postes à temps partiel, de reconversion professionnelle, de flexibilité ou d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Tout cela est évident, mais comment rendre le lieu de travail plus attractif en tant qu'employeur, enthousiasmer les jeunes travailleurs pour le poste et fidéliser à long terme les collaborateurs existants ? Payer de meilleurs salaires n'est qu'une possibilité, mais pas toujours réalisable. Mais qu'en est-il des autres facteurs ? Comment intégrer la flexibilité, le temps partiel ou le télétravail dans le quotidien professionnel sans devoir introduire immédiatement un Feelgood Manager et dix semaines de vacances ? Une solution pourrait être une application de collaboration et de communication.

Créer du travail à temps partiel et des horaires de travail flexibles - c'est ainsi que cela fonctionne

Dans ce cas, il faut tout d'abord informer les collaborateurs des nouvelles possibilités. En effet, l'un ou l'autre pourrait considérer comme injuste que le nouveau collègue n'arrive au bureau qu'à 11 heures. Les outils numériques actuels permettent à une équipe de bien s'organiser, mais il est important d'organiser régulièrement des événements physiques pour favoriser l'esprit d'équipe. Parallèlement, la mise à disposition de flux d'informations crée un sentiment de participation à la vie de l'entreprise, même pour les collaborateurs qui ne sont pas assis à un poste de travail fixe. Cela conduit à long terme à une meilleure culture d'entreprise.

Différents outils de gestion de projet en ligne (gratuits), comme Trello, permettent de répartir clairement les tâches et d'assurer des transferts sans heurts. Les tâches peuvent y être attribuées et décrites avec précision, et les délais et documents peuvent y être enregistrés. On peut cocher ce qui a été fait et commenter ce qui doit encore être fait.

Une application de communication interne à l'entreprise, facile à utiliser et fonctionnant sur le smartphone des collaborateurs, garantit que même les travailleurs flexibles et à temps partiel sont toujours au courant des dernières informations. Beekeeper, par exemple, est déjà utilisé en Suisse par des centaines d'entreprises qui ont numérisé et donc simplifié leur communication et leur collaboration. La solution s'est surtout spécialisée dans les entreprises comptant de nombreux collaborateurs sans poste de travail fixe (collaborateurs de première ligne). Pour utiliser l'application conforme à la protection des données, l'utilisateur n'a même pas besoin d'une adresse e-mail.

Estime et participation

Plutôt que de recruter de nouveaux collaborateurs, il est plus durable et moins coûteux de garder ceux qui sont déjà en poste. Pour cela, il est important de répondre à leurs besoins, de les valoriser et de leur offrir des perspectives. Cela vaut bien sûr aussi pour les nouveaux collaborateurs. Mais comment un chef ou une cheffe d'équipe peut-il(elle) montrer son estime personnelle s'il(elle) ne voit que rarement ses collaborateurs et apprend à peine sur quoi ils travaillent actuellement ? Cela concerne surtout les grandes entreprises, dans lesquelles la majorité des collaborateurs ne sont pas assis devant un ordinateur, mais soignent des personnes, font des lits, travaillent sur un chantier ou à la chaîne. Ils sont le plus facilement joignables via leur smartphone privé. Une plate-forme pour les collaborateurs sur laquelle tous, du chef à l'apprenti, peuvent être actifs de manière interactive - voilà la solution. Une telle plate-forme permet d'animer le quotidien de l'entreprise. La présentation est attrayante et intuitive, comme le sont par exemple les plateformes modernes de médias sociaux. Cela facilite l'échange et la communication et favorise le sentiment d'appartenance. En outre, ces plateformes offrent de nombreuses fonctions qui permettent de numériser les processus et d'économiser ainsi beaucoup de temps et de ressources. Des listes de contrôle à la rédaction de plans de service en passant par le remplissage des fiches de paie, beaucoup de choses sont réalisables avec une application. Il est possible de poster, d'aimer, de partager et de féliciter. Informations, goodies, cours de formation continue, offres d'emploi, sondages et événements ne sont que quelques-uns des contenus qui peuvent être partagés via la plateforme et qui sont traduits directement et automatiquement dans les différentes langues maternelles des collaborateurs.

Toujours plus de processus d'administration - toujours moins d'envie

De nombreux collaborateurs se plaignent de la bureaucratisation constante de leur travail. Tout doit être rapporté et documenté - il ne reste souvent plus assez de temps pour le travail proprement dit - ce qui est frustrant. Remplacer les équipes, planifier les vacances, saisir le temps de travail, remplir des listes de contrôle ou la feuille de frais, établir des briefings, etc. Ceux qui souhaitent épargner à leurs collaborateurs ces tours de bœuf administratifs peuvent trouver de l'aide auprès de divers outils d'administration. Mais nombre d'entre eux ont un point fort et ne peuvent souvent faire que l'un ou l'autre. Certains outils de collaboration proposent l'essentiel et disposent déjà d'interfaces pour la connexion propre d'autres apps. Ici aussi, il faut garder à l'esprit que : Simplicity is king. Si les outils d'administration sont trop compliqués, ils ne seront pas utilisés.

Recrutement - trouver des candidats potentiels "sur le pas de la porte

Le recrutement est coûteux et actuellement plus difficile que jamais pour les RH et les employeurs. Pourtant, ils pourraient se simplifier la vie et impliquer activement leurs collaborateurs. En effet, chaque collaborateur dispose d'un vaste réseau de candidats potentiels. Pourquoi ne pas l'utiliser ? Grâce à une plate-forme de collaboration interne à l'entreprise, les postes peuvent être publiés en interne et, en un seul clic, une collaboratrice peut recommander le poste à quelqu'un de son réseau ou inversement. De même, le département RH devrait créer des incitations et ainsi transformer le personnel en chasseurs de têtes. Gagnant-gagnant-gagnant pour toutes les parties concernées. Beekeeper a déjà intégré cette fonctionnalité dans sa plate-forme de collaboration.

De nos jours, aucune entreprise ne peut faire l'impasse sur la numérisation. Des outils tels que Beekeeper et d'autres applications similaires permettent de gagner du temps et de soulager les collaborateurs. Ils assurent en outre une culture d'entreprise positive, renforcent la fidélisation des collaborateurs et aident même à recommander de nouveaux collaborateurs. Autant de thèmes qui prennent de plus en plus d'importance si les entreprises veulent garder leurs collaborateurs à long terme et être un employeur attractif.