La gestion des contrats, talon d'Achille des entreprises ?

Les contrats sont la base juridique de toute entreprise et comprennent une multitude d'accords, tels que des contrats de vente, de location ou de licence. Malgré leur importance, de nombreuses entreprises moyennes en Suisse ne disposent toujours pas d'une gestion numérique des contrats. Selon le Dr Pascal Habegger, directeur de Fabasoft 4teamwork AG, la gestion des contrats est souvent répartie entre différents services, ce qui entraîne un manque de clarté dans les responsabilités et des risques tels que des délais manqués ou des pénalités contractuelles. Une solution logicielle intelligente pour la gestion des contrats permet de remédier à cette situation.

Utilisation de l'intelligence artificielle

La numérisation permet de stocker tous les contrats à un endroit central et de les rendre accessibles à tout moment aux personnes autorisées. Cela permet de gagner du temps, de réduire les doublons et de garantir une traçabilité complète grâce à des fonctions telles que le versionnement des contrats. En outre, l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) permet aux entreprises de mettre en œuvre rapidement les modifications réglementaires et de minimiser les risques sans avoir à examiner manuellement chaque contrat. Les systèmes basés sur l'IA analysent automatiquement les contrats et lancent les modifications ou les processus d'approbation nécessaires.

Signature numérique pour le travail mobile

Un autre point fort des logiciels modernes de gestion des contrats est la possibilité d'apposer des signatures numériques. Celles-ci sont infalsifiables et juridiquement contraignantes, ce qui facilite la mobilité des collaborateurs et garantit que les contrats peuvent également être signés dans un bureau à domicile ou en déplacement. De plus, une gestion des délais intégrée offre des rappels automatiques des dates et des délais importants, ce qui contribue à son tour à réduire les risques entrepreneuriaux et à exploiter les opportunités de manière optimale.

Dans l'ensemble, il apparaît que la gestion numérique des contrats permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de renforcer la sécurité juridique et opérationnelle d'une entreprise. Les entreprises qui renoncent à ces solutions risquent de passer à côté d'engagements importants et de subir ainsi des inconvénients financiers ou juridiques considérables.

Source et informations complémentaires : Fabasoft 4teamwork AG

Cet article est paru initialement sur m-q.ch - https://www.m-q.ch/de/vertragsmanagement-als-achillesverse-in-unternehmen/