La technologie plutôt que la bureaucratie

Avec seulement 2,8% d'inflation annuelle, la Suisse a terminé 2022 sur une note nettement plus positive que la zone euro ou les États-Unis. Mais ici aussi, les salaires restent à la traîne de l'inflation, la forte augmentation du coût de la vie réduit le pouvoir d'achat général. Ce n'est pas seulement à la politique, mais aussi aux entreprises de soulager leurs collaborateurs, de leur ôter tout souci et de garantir leur bien-être financier. Toutefois, les entreprises sont déjà dans une situation tendue : à tous les coins de rue, les budgets sont examinés d'un œil critique, réduits et les cadres sont encouragés à réduire davantage leurs dépenses. Parallèlement, il faut continuer à investir dans certains domaines comme la cybersécurité et la résistance des chaînes d'approvisionnement afin de garantir la sécurité et donc la pérennité de l'entreprise. Il est important à ce stade de ne pas économiser aux mauvais endroits. L'un de ces mauvais endroits est la gestion des dépenses. Qu'il s'agisse de frais ou de coûts de télétravail, les dépenses des collaborateurs augmentent justement à de nombreux endroits. En période d'instabilité macroéconomique, les entreprises peuvent tirer un profit particulier des processus automatisés et exploiter pleinement les potentiels à moyen et long terme. Dans ce contexte, les entreprises devraient toutefois aussi se demander comment elles peuvent adapter leurs règlements pour soutenir leurs collaborateurs. Comment traiter les dépenses des collaborateurs de manière plus efficace afin que les employés ne restent pas sur le carreau et que les entreprises puissent gérer au mieux leurs dépenses ?

Qui peut encore suivre tous ces changements ? L'automatisation !

Les résultats d'une étude récente de SAP Concur illustrent l'ampleur du dilemme auquel sont confrontés les entreprises et leurs employés. Après la popularité croissante du travail à domicile au cours des dernières années de pandémie, plus des deux tiers des employés suisses (68%) ont déclaré qu'ils souhaitaient à l'avenir travailler davantage au bureau afin d'économiser des frais de chauffage à domicile. Dans le même temps, près de la moitié des personnes interrogées (48%) sont encouragées par leur employeur à travailler à domicile afin d'économiser les frais de chauffage au bureau - un dilemme. Dans une phase où chaque centime compte souvent pour les individus, les entreprises devraient examiner si elles peuvent adapter leurs règlements de frais afin d'alléger la charge des collaborateurs travaillant à domicile, par exemple en leur remboursant proportionnellement les frais d'électricité et de chauffage. Les outils automatisés de gestion des dépenses aident à la saisie et au remboursement : ils permettent d'enregistrer les règlements propres à l'entreprise et le contrôle des dépenses soumises est automatisé. Cela permet de libérer des capacités au niveau de la comptabilité.

L'adaptabilité agile et efficace des règlements dans des solutions automatisées convient en outre parfaitement à l'imprévisibilité de notre situation globale actuelle. Les conditions macroéconomiques changent parfois du jour au lendemain. Si un service, comme l'aide aux employés pour le paiement des factures d'énergie, n'est plus nécessaire, le règlement peut être facilement supprimé ou modifié dans l'outil. En ce qui concerne notamment les modifications fréquentes des règlements, les outils automatisés sont nettement moins sujets aux erreurs que les humains lors des contrôles de conformité. Lorsqu'une règle perd sa validité, le paiement des justificatifs soumis est tout simplement refusé, tandis que les créances valables continuent d'être remboursées rapidement et facilement.

Moins de paperasse, moins de frustration, plus d'efficacité

Trop souvent, les employés de toutes sortes de services et d'entreprises se demandent : "Qu'est-ce que j'ai fait aujourd'hui toute la journée ?" En effet, les tâches bureaucratiques fastidieuses sont souvent des dévoreurs de temps et de ressources difficiles à identifier. Les notes de frais, en particulier, ont la réputation d'être inutilement compliquées. Il existe pourtant des solutions automatisées qui remplacent l'enchevêtrement de papiers et les tableaux Excel complexes par une application intuitive. Jusqu'à présent, 41% des employés suisses interrogés affirment qu'ils ne demandent souvent pas le remboursement de petites dépenses en cours de route, car le processus de demande de remboursement est trop compliqué - et ce, même si plusieurs petits montants peuvent rapidement atteindre une somme conséquente.

Près de deux tiers des employés suisses (62%) s'inquiètent déjà de l'impact des remboursements tardifs des frais et des dépenses de bureau à domicile sur leurs finances privées. Si chaque note de frais est quasiment réglée en photographiant le justificatif, une application permettant d'automatiser le décompte des dépenses des collaborateurs soulage les employés sur le plan financier, même à long terme. En revanche, les paiements compensatoires uniques que 56% des Suisses interrogés ont reçus de leur employeur n'ont qu'un effet ponctuel.

Simplement par app : la note de frais devient accessoire

Des processus plus efficaces et plus simples dans la gestion des dépenses sont appréciés à juste titre par les collaborateurs : les processus qui étaient encore synonymes de travail fastidieux avec des tableaux et des formulaires confus sont considérablement allégés et les collaborateurs peuvent consacrer leur temps à des tâches à valeur ajoutée. Bien entendu, l'investissement initial doit d'abord être justifié auprès des décideurs. En ces temps incertains, les investissements ne se font plus aussi facilement qu'il y a quelques années. Mais la rapidité avec laquelle le retour sur investissement d'un outil numérique automatisé se fait sentir parle d'elle-même. Les processus efficaces et numérisés qui sont rapidement rentables financièrement et qui, en outre, remplacent les tableaux Excel et les flots de papier confus, jouissent de toute façon d'une grande popularité. Le fait qu'un environnement de travail numérique augmente la satisfaction des collaborateurs et contribue ainsi à fidéliser le personnel qualifié est un atout supplémentaire.

L'automatisation et la transparence des données n'ont jamais été aussi importantes et utiles qu'aujourd'hui - même lorsqu'il s'agit de frais et de dépenses de bureau à domicile. Si vous continuez à repousser la transformation numérique, vous perdrez à long terme votre capacité de résistance et vous perdrez des spécialistes au profit d'entreprises qui créent des espaces de liberté pour un travail à valeur ajoutée et qui remplacent la bureaucratie par la technologie.