Comment faire de votre événement en ligne un succès

Tant que le thème de la Corona régit notre vie (professionnelle), de nombreuses entreprises n'ont pas d'autre choix que d'expérimenter les formats en ligne les plus divers dans le domaine de l'événementiel et de la communication. "Sinon, elles risquent de perdre le contact avec leurs collaborateurs et leurs clients et de ne plus acquérir de nouveaux clients", explique Jens-Uwe Meyer, conseiller en management et keynote speaker avec une longue expérience en tant que producteur de télévision.

Les personnalités connues ne suffisent pas pour un événement en ligne

"Depuis le début de la pandémie, la demande de keynote speakers pour les formats en ligne ne cesse d'augmenter", souligne Yan Doll, country manager DACH de l'agence de conférenciers Athenas. Mais il ne suffit pas de faire parler une personnalité connue ou un spécialiste reconnu pour qu'un événement en ligne fonctionne. Les deux experts sont d'accord sur ce point. C'est pourquoi ils conseillent aux organisateurs potentiels de suivre, entre autres, les trois conseils suivants.

Conseil n° 1 : des images impressionnantes, s'il vous plaît

A la télévision, on parle de "talking heads". Il désigne les personnes qui ont l'impression de parler indéfiniment sur l'écran, sans que les téléspectateurs n'aient de distraction visuelle. Ce sont des tueurs d'audience. De nombreux YouTubers font la même expérience avec des vidéos dans lesquelles ils ne parlent que face à la caméra. Cela est intéressant pendant une ou deux minutes tout au plus, après quoi les spectateurs se déconnectent. "Même lors d'événements en direct, on observe depuis des années une tendance à visualiser les messages des orateurs avec des images et des vidéos", souligne également Meyer. "C'est encore plus important pour les événements en ligne. C'est pourquoi leurs organisateurs devraient réfléchir au concept visuel très tôt dans la planification".

Conseil n° 2 : il vaut mieux que la durée soit plus courte, mais que la fréquence soit plus élevée

Pour les manifestations en présentiel dans le domaine des congrès et des conférences, des formats d'un à deux jours se sont imposés par le passé, avec des exposés de 30 à 60 minutes comme cadre de la manifestation ; entre-temps, il y a des pauses café et de petits ateliers. Pour la raison suivante : le voyage d'arrivée et de départ de nombreux participants durait souvent si longtemps qu'ils devaient passer la nuit sur place. Du point de vue de l'organisateur, il fallait donc leur proposer un programme 24 heures sur 24 afin de rentabiliser cet investissement en temps.

"Dans les conférences, réunions et kick-off en ligne, il faut faire passer les messages clés en un temps beaucoup plus court que dans les événements traditionnels en présence", souligne Doll. Les interventions doivent être plus courtes et des éléments interactifs tels que des questions du public par chat ou des interviews doivent être intégrés dans les présentations. Meyer ajoute : "La durée idéale d'un événement en ligne est de 30 à 120 minutes maximum". Pour les entreprises ou les orateurs, cela signifie : Allez droit au but avec vos messages. Et pour les organisateurs ? Au lieu d'organiser des événements monumentaux, misez plutôt sur des séries ou des événements.

Conseil n° 3 : créer des moments forts

Honnêtement, êtes-vous heureux de voir s'enchaîner les vidéoconférences et les réunions en ligne dans votre agenda ? Si oui, vous êtes une exception : la plupart des personnes ne le sont pas. Le "taux de non-présentation" des événements en ligne - c'est-à-dire le nombre de participants inscrits qui ne "se présentent" pas - est par conséquent élevé. Il est nettement plus élevé que pour les événements en présentiel. "C'est aussi parce que, du point de vue des participants, l'organisateur ne subit aucun préjudice financier", explique Doll pour expliquer ce phénomène. En effet, il n'a pas besoin de louer une salle pour l'événement en ligne ni d'installer un buffet pour le Get-together qui suit.

Mais en même temps, toutes les personnes intéressées dans le monde entier pourraient en principe participer à un événement en ligne, à condition de surmonter les barrières linguistiques - ce qui rend le nombre effectif de participants difficile à calculer. "Définissez très précisément votre groupe cible à l'avance", conseille Meyer. Il faut en outre créer des moments forts et les communiquer en conséquence. "Adressez-vous ensuite aux participants potentiels de manière échelonnée, à plusieurs reprises et de manière ciblée, afin d'éveiller leur curiosité. Augmentez leur intérêt pour l'événement - également via les canaux de médias sociaux. Et maintenez l'intérêt après l'inscription, par exemple en proposant des amuse-gueule sur le contenu. Le taux de no-show sera alors plus faible".

Un événement en ligne n'est pas une alternative de second ordre

La pandémie de Corona oblige de nombreuses entreprises à repenser radicalement leurs stratégies de communication. Cela va également changer la manière dont les événements sont planifiés et organisés à moyen et long terme. "Ce que nous vivons actuellement n'est pas un feu de paille", affirme Doll avec certitude. "Les événements en ligne réalisés de manière professionnelle joueront un rôle important dans la communication d'entreprise, même après la pandémie". De même que le nombre de "conférences dites hybrides, qui combinent des événements en présence et des retransmissions en direct", ajoute Meyer.

Meyer conseille aux entreprises qui souhaitent s'équiper pour le nouveau monde de la communication numérique de suivre les "conseils de base" mentionnés ci-dessus, puis de se lancer et d'acquérir de l'expérience. Les possibilités techniques ne manquent pas. Mais comme c'est souvent le cas dans le monde des affaires, c'est le "savoir comment" qui est décisif pour le succès.

Personnes citées dans le texte :

• Jens-Uwe Meyer est un conférencier de premier plan sur l'innovation, la numérisation et le leadership dans les pays germanophones, anglophones et asiatiques. Il conçoit également des événements virtuels pour les entreprises et les mène à bien (Internet : https://jens-uwe-meyer.de).
• Yan Doll est le Country Manager responsable de la région DACH d'Athenas, une agence d'orateurs disposant de nombreux sites dans le monde entier. L'entreprise fournit des conférenciers et des personnalités de renom pour des événements en présentiel et en ligne (Internet : https://www.athenas.de).