Les PME à la traîne en matière d'automatisation

Ces derniers mois, l'utilisation et les conséquences de l'intelligence artificielle ont fait l'objet de nombreux débats et articles. Mais quel est l'impact des développements technologiques sur les entreprises et les employés en Suisse ? Quel est l'état de l'automatisation dans les bureaux de notre pays ? Où la technologie permet-elle de réaliser des économies ? C'est à ces questions et à d'autres que l'entreprise de logiciels Exxas a tenté de répondre dans le cadre d'une étude de grande envergure, en collaboration avec l'institut LINK. L'entreprise, dont le siège se trouve à Schlieren (ZH), propose entre autres une plateforme cloud permettant de gérer et d'automatiser les processus commerciaux au sein d'une entreprise.

Un grand potentiel d'économies grâce à l'automatisation

L'étude à grande échelle sur l'automatisation montre qu'il y a des pertes d'emploi et que les tâches et les métiers se transforment. Les personnes interrogées ont une image très différenciée de l'automatisation. Lorsqu'il s'agit des répercussions sur la société, ce sont les craintes et les doutes qui prédominent. Mais pour les entreprises elles-mêmes, le recours à l'automatisation représente, selon les participants, un grand avantage et est décisif pour la compétitivité. Les personnes interrogées peuvent économiser jusqu'à 11% de leur propre temps de travail hebdomadaire grâce à des solutions entièrement ou partiellement automatisées. Extrapolé à la Suisse, cela représente près de 465'740 des 4,234 millions d'équivalents temps plein, sur la base d'une enquête de l'Office fédéral de la statistique (OFS) pour le trimestre 2023.

L'étude révèle toutefois aussi que près de la moitié des PME suisses ont un retard considérable à rattraper en matière d'automatisation. Le potentiel est encore loin d'être exploité. Il est intéressant de noter que la question sur l'état de l'automatisation révèle un écart de réponse significatif entre les cadres supérieurs des entreprises qui utilisent Exxas et ceux qui utilisent une autre solution.

Perte d'emplois et dépendance technologique croissante

L'opinion des personnes interrogées sur l'automatisation est très diversifiée. Si certains reconnaissent les avantages et le potentiel de l'automatisation, les craintes et les préoccupations prédominent chez beaucoup, notamment en ce qui concerne les répercussions sociales et la situation des travailleurs. Les craintes les plus fréquemment citées concernent le risque potentiel de perte d'emploi, la disparition de certains métiers, la pression sur les salaires qui en résulterait et la dépendance croissante des entreprises vis-à-vis de la technologie. Environ un tiers des personnes interrogées considèrent les effets de l'automatisation sur la société et les travailleurs avec scepticisme, voire de manière extrêmement négative.

Stefan Dettwiler, directeur d'Exxas, comprend ces craintes et explique : "Nous ressentons souvent ces préoccupations dans les projets de nos clients. Les collaborateurs ressentent une incertitude quant à savoir si leur poste sera toujours nécessaire après l'automatisation d'un processus. Ces craintes sont compréhensibles. L'expérience montre toutefois que les postes économisés dans un autre domaine, comme le marketing, le service clientèle ou l'informatique, conduisent à une extension. Les tâches de routine sont réduites, mais les collaborateurs peuvent se consacrer davantage à des tâches conceptuelles, stratégiques et extraordinaires. L'étude montre également que dans le passé, environ 10% des postes ont été supprimés par l'automatisation, mais que dans le même temps, 14% de nouveaux postes ont été créés".

Les entreprises suisses à la traîne des changements technologiques

Les résultats de l'étude montrent que près de la moitié des entreprises interrogées considèrent que leur niveau actuel d'automatisation et de numérisation est en retard par rapport aux autres entreprises du pays. Environ une PME sur dix n'a pratiquement pas automatisé de processus jusqu'à présent. L'intérêt pour une automatisation accrue est présent et assez diversifié. Environ 55% des personnes interrogées espèrent une augmentation de la productivité, tandis qu'environ la moitié s'attend également à une amélioration de la qualité et environ un tiers à une flexibilité accrue grâce à l'automatisation. Toutefois, seule une personne interrogée sur cinq espère que l'automatisation permettra de développer de nouveaux domaines d'activité.

Le manque de temps, un effort important et des moyens financiers insuffisants sont, selon l'étude, les principaux obstacles à l'introduction de nouvelles solutions. José Gerónimo, directeur général adjoint d'Exxas, approuve ce résultat : "La direction des PME est généralement déjà très occupée par les affaires courantes et confrontée simultanément à plusieurs défis. Les grands projets de numérisation de longue haleine n'y ont pas leur place. Les moyens financiers doivent être bien répartis. C'est pourquoi les PME recherchent des solutions standardisées qui peuvent être introduites rapidement et adaptées à leurs besoins. Pour l'introduction d'Exxas, nous avons développé des paquets de services et nous nous chargeons de la migration des données de l'ancien système ERP et CRM. Malgré cela, les collaborateurs dirigeants doivent dégager des créneaux horaires pour les ateliers".

Les estimations concernant le gain de temps possible grâce à l'automatisation varient. Les hommes s'attendent en moyenne à une économie de 25 heures par mois, tandis que les femmes prévoient un gain de temps moyen de 12 heures par mois. En moyenne, les petites et moyennes entreprises voient toutefois un potentiel d'économie considérable de 19 heures par mois. Cette valeur correspond à un peu plus de deux jours de travail par mois ou à une charge de travail de 11%.

L'automatisation modifie les tâches

Les modifications des tâches des collaborateurs dues à l'automatisation sont perçues par environ deux tiers des personnes interrogées comme plus exigeantes et plus responsables, même si elles sont un peu moins créatives. Il est réjouissant de constater que dans la moitié des cas, la qualité des processus, l'image de l'entreprise et la productivité globale ont été améliorées grâce à l'automatisation et à la numérisation. Niklas Schüler, chef d'équipe chez Exxas, commente ces changements chez les employés : "Le fait que la créativité dans le travail soit réduite, je ne peux l'expliquer que par le fait que le travail manuel avec des activités créatives est probablement aussi supprimé. Si, par exemple, les factures des fournisseurs sont approuvées et traitées de manière automatisée, les collaborateurs de la comptabilité peuvent se consacrer à l'amélioration des rapports de gestion. De cette manière, les comptables soutiennent également la construction et le développement de l'entreprise".

Les résultats de l'étude indiquent que l'automatisation va continuer à gagner en importance dans l'économie suisse. Environ 60% des personnes interrogées estiment qu'à l'avenir, davantage de tâches administratives seront automatisées dans l'entreprise. Un aspect encourageant est qu'un cadre supérieur sur deux indique que son équipe a profité des automatisations réalisées jusqu'à présent et que celles-ci ont facilité le travail quotidien.

Recommandations d'action

Que ce soit sur les chantiers, dans la restauration ou au bureau, la technologie est aujourd'hui présente dans tous les métiers. Les travailleurs doivent s'impliquer activement dans l'utilisation de logiciels, de clouds, de modèles commerciaux numériques et d'optimisations de processus dans leurs entreprises et acquérir les compétences nécessaires à cet effet. Toute entreprise moderne et prospère, quel que soit son secteur d'activité, est devenue ou deviendra une entreprise tech. Les purs "utilisateurs" courent le risque de n'effectuer que les tâches routinières restantes.

Les entreprises devraient être constamment à la recherche de possibilités d'optimisation de leurs processus et de leur organisation. Cela fait déjà un siècle que cela fait partie du répertoire standard des entrepreneurs. Pour pouvoir découvrir ces possibilités, les décideurs doivent savoir ce qui est possible avec les nouveaux développements. Les modèles commerciaux existants doivent également être remis en question de temps à autre, du point de vue du client. Le raisonnement suivant est utile à cet égard : "Le patient ne veut pas de médecin. Il veut être en bonne santé". Les systèmes modernes peuvent non seulement accélérer les processus ou permettre de nouvelles offres de prestations, mais, combinés au cloud, ils contribuent également à une meilleure maîtrise et à la résilience d'une entreprise.

Les éditeurs de logiciels et les fournisseurs de technologies suisses devraient garder à l'esprit que leurs solutions peuvent être facilement mises en œuvre dans une PME. Les avantages de leur solution doivent l'emporter sur les coûts. Selon l'étude, dans 26% des cas, les avantages ne justifient pas les dépenses. Les PME ont besoin de solutions standard qui peuvent être facilement adaptées à leurs besoins. Lors de la mise en œuvre, les fabricants et les prestataires de services devraient veiller à ce que le maximum de connaissances soit transféré aux collaborateurs du client. Ce sont eux qui comprennent le mieux les exigences commerciales et sectorielles et qui peuvent optimiser en permanence leur système grâce à leurs compétences technologiques.

Source et informations complémentaires : Exxas AG