La facture QR arrive sans que personne ne semble s'en apercevoir
Elle arrive, mais jusqu'à présent, presque personne ne la remarque : la QR-facture. D'ici le 30 septembre 2022, le passage à la facture QR devrait être complètement terminé. A partir de cette date, la poste n'acceptera plus que les pièces de paiement QR, nom donné au justificatif de la facture QR. Mais les PME sont-elles bien préparées à ce changement ?
Début juillet 2021, SIX Group SA, qui reprend de la Poste la responsabilité du trafic des paiements liés aux justificatifs, a publié une étude réalisée par l'institut de recherche gfs.berne à sa demande. L'enquête menée auprès de plus de 1 000 entreprises a révélé que près d'un an après l'introduction de la facture QR, et un peu plus d'un an avant la fin des bulletins de versement rouges et orange, seule une petite moitié des entreprises est même consciente qu'ils vont réellement disparaître. Seules 15% des entreprises interrogées sont passées à la facture QR, tandis que la part de celles qui n'ont pas de plan du tout est encore très élevée, comme le constate encore l'étude de SIX Group SA.
De nombreuses PME risquent un exercice à haut risque pour la facture QR
"De très nombreux commerçants, PME, associations et propriétaires de magasins ou de boutiques en ligne ignorent qu'il est nécessaire d'agir et qu'ils ont besoin d'une solution pour établir des factures QR - qu'ils émettent beaucoup ou peu de factures. La plupart d'entre eux ne voient pas non plus qu'un changement rapide leur permettrait déjà de réduire considérablement leur charge administrative", constate Beni Schwarzenbach. Il est directeur de Schwarzenbach KMU Services AG, une entreprise basée à Zurich qui a développé la solution QR Modul. "Apparemment, beaucoup pensent que la facture QR n'est qu'un complément et que les bulletins de versement actuels peuvent simplement être réutilisés. Ce n'est clairement pas le cas : à partir du 1er octobre 2022, la Poste les refusera au guichet", poursuit Schwarzenbach.
Des solutions sont déjà disponibles
En principe, les émetteurs de factures peuvent être classés en quatre catégories :
- Les grands émetteurs de factures avec des volumes importants, comme les entreprises de télécommunications ou les caisses d'assurance maladie, qui disposent de leur propre solution informatique ;
- les entreprises et organisations de taille moyenne qui utilisent un logiciel ERP
- les PME, les indépendants, les associations et les organisations de dons avec des volumes plutôt faibles, pour lesquels l'achat d'un logiciel ERP n'est guère rentable, et
- Boutiques en ligne utilisant la facture QR comme option de paiement.
Les deux premières catégories sont desservies par leurs fabricants de logiciels, bien qu'il existe des fournisseurs ERP qui ne feront pas la transition. "Si un utilisateur d'un logiciel ERP donné n'a pas encore entendu parler de la facture QR par son fabricant, il devrait se renseigner et éventuellement réfléchir à une solution de remplacement", explique Schwarzenbach avant de poursuivre : "Pour les deux autres groupes, il existe des offres sur Internet. Ceux qui appartiennent au troisième groupe peuvent générer des factures QR directement en ligne (solution SaaS). Les boutiques en ligne installent un plug-in dans le CMS sur lequel vous exploitez votre site (par ex. WordPress ou Zoho Marketplace). QR Modul, par exemple, offre une solution simple pour les deux groupes".
Le module QR couvre un large champ
QR Modul permet aux utilisateurs enregistrés de générer rapidement et facilement de simples parties de paiement QR avec code QR tout comme des factures QR complètes. La fonction de validation garantit qu'elles peuvent être payées sans problème aussi bien dans les services bancaires en ligne et mobiles qu'au guichet de la poste. Des modèles de factures personnalisables permettent aux émetteurs de factures de respecter leur corporate design. Les postes de facture sont gérés en ligne dans la liste des débiteurs ou téléchargés à partir d'une liste Excel. Les conditions sont ainsi remplies pour générer des séries entières de factures en quelques clics. Pour ceux qui ne veulent pas renoncer à l'envoi postal, QR Modul offre en outre la possibilité de demander l'envoi de lettres directement à partir du système. L'impression sur papier perforé, la confection, l'affranchissement et l'expédition sont assurés par Schneider Druck AG à Zurich. Enfin, l'option d'envoi par courrier électronique sera ajoutée au 4e trimestre 2021. "Cette option d'envoi est un moyen extrêmement avantageux, car les frais d'impression et d'expédition sont supprimés. Elle gagnera donc probablement en importance à l'avenir. Mais attention : l'expérience montre que la morale de paiement est mauvaise avec ce canal, car les e-mails dans la boîte de réception disparaissent rapidement du champ de vision du destinataire de la facture parmi tous les autres messages. Cela augmente à son tour le travail de relance", fait remarquer Schwarzenbach.
Source et informations complémentaires : Module QR
