Numériser les registres des actions et les assemblées générales

L'interdiction de réunion fixée dans l'ordonnance 2 Covid-19 du Conseil fédéral interdisait toutes les manifestations publiques ou privées, y compris les manifestations sportives et les activités associatives. Les assemblées d'actionnaires ou les assemblées générales de plus de cinq personnes en faisaient également partie. Cette interdiction de réunion entraînait toutefois une contradiction avec le Code des obligations : en effet, l'assemblée générale ordinaire doit avoir eu lieu dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Afin de garantir malgré tout le bon déroulement de l'assemblée, le législateur avait prévu ce qui suit dans l'ordonnance Covid-19 : "Lors des assemblées de sociétés, l'organisateur peut, quel que soit le nombre probable de participants et sans respecter le délai de convocation, ordonner que les participants puissent exercer leurs droits exclusivement : 1) par écrit ou sous forme électronique ; ou 2) par l'intermédiaire d'un représentant indépendant désigné par l'organisateur". De nombreuses sociétés anonymes - comme Galledia Group AG, qui possède également notre revue spécialisée - ont donc organisé leurs assemblées générales par voie postale. Les efforts manuels étaient toutefois importants et les erreurs de dépouillement devaient être évitées scrupuleusement pour que les décisions ne soient pas contestées.

Des assemblées générales par vidéoconférence ?

Une tenue de l'AG par vidéoconférence aurait-elle donc été une meilleure alternative ? Pas nécessairement. En effet, la participation de plus de dix actionnaires aurait été entravée par quelques obstacles. En effet, chaque participant aurait dû être identifié et authentifié pour pouvoir s'exprimer par vidéo sur les points de l'AG ou exercer son droit de vote. La PME zurichoise Aequitec AG a donc trouvé une solution à ce problème : à l'aide d'une application pour smartphone, les PME dont les actions nominatives ne sont pas cotées ont pu organiser une assemblée générale conforme à l'ordonnance Covid 19 et au Code des obligations. Aequitec a misé sur la possibilité de recourir à des représentants indépendants - fournis par des cabinets d'avocats et de notaires suisses avec lesquels Aequitec collabore depuis longtemps. "Nous avons à chaque fois accompagné la procédure de vote d'une solution basée sur un téléphone portable et un navigateur pour un déroulement juridiquement propre de l'assemblée générale de Covid", explique Christian Wilk, cofondateur et responsable produit chez Aequitec AG.

Le crux de l'écrit

Mais maintenant que des réunions jusqu'à 300 personnes sont à nouveau possibles, la demande pour cette solution diminue naturellement. L'exemple montre toutefois ce qui est possible aujourd'hui grâce à la numérisation - au bénéfice des nombreuses PME. En effet, pour qu'une assemblée générale puisse être organisée virtuellement, il est préférable que les actions elles-mêmes soient disponibles virtuellement. Cela correspond de toute façon à la tendance générale : le fait que les actions soient physiquement tangibles en tant que titres devrait appartenir au passé à moyen ou long terme. Aujourd'hui, les actions - tout comme d'autres droits-valeurs, titres et, à l'avenir, éventuellement aussi des droits-valeurs de registre - sont de plus en plus souvent émises sous forme de titres intermédiés - donc plus sous forme papier. Mais là encore, le législateur suisse impose toujours des limites : D'une part, seule la société SIX SIS SA peut émettre des actions sous forme de titres intermédiés et les conserver en collaboration avec un dépositaire. D'autre part, le transfert numérique des actions ne peut être effectué que par le dépositaire, par exemple une banque. Les sociétés qui n'ont pas constitué leurs actions en titres intermédiés doivent procéder à un transfert d'actions par le biais d'une cession conformément au Code des obligations. Et cette cession doit se faire à la main, car la signature numérique n'a pas réussi à s'imposer dans ce domaine. De plus, de telles cessions sont sujettes à des erreurs : En effet, si les cessions passées n'ont pas été correctement documentées, il n'est parfois même plus possible de savoir si quelqu'un qui se dit propriétaire d'une action est encore actionnaire.

Une "action numérique" n'est pas forcément numérique

Il est donc d'autant plus important de tenir un registre des actions propre, même pour les PME. Aequitec AG est également un fournisseur de registres pour les actions nominatives. "Nos clients cibles sont des PME suisses innovantes avec des actions nominatives non cotées qui prévoient une augmentation de capital, un règlement de succession ou qui doivent convertir des actions au porteur en actions nominatives pour l'année à venir", explique Christian Wilk. Au fond, il s'agit bien sûr ici aussi de l'action numérique - comprise comme un simple droit de valeur habillé de titres intermédiés. "L'avantage de l'action numérique pour les PME est l'enregistrement des actions non cotées via le numéro ISIN dans les dépôts de titres auprès de la banque habituelle du propriétaire des parts, c'est-à-dire de l'actionnaire. Ainsi, la propriété non cotée peut être attribuée au patrimoine global des clients", explique Christian Wilk. "C'est important par exemple pour la diversification du portefeuille, car un client peut éventuellement posséder un nombre d'actions nettement plus élevé que ce que la banque peut reconnaître aujourd'hui dans son conseil à la clientèle". En outre, de nouveaux cercles d'actionnaires s'ouvriraient à l'entrepreneur, car l'action numérique peut être inscrite comme complément dans des dépôts de titres existants.

Lorsque Christian Wilk parle d'action numérique, il se distingue clairement des "tokens", qui reposent sur des technologies de blockchain publiques, par exemple Ethereum. Le point essentiel : selon une majorité de praticiens du droit, les "tokens" sont de (simples) droits-valeurs et ne sont pas habillés de titres comptables. Or, à l'heure actuelle, aucun transfert de propriété juridiquement propre n'est possible pour ces tokens d'actions sans titres intermédiés, car il n'y a pas de cession écrite obligatoire ("cession") (Pasquier & Ayer, Transfert d'actions non valable en la forme sur la blockchain, 2019). Seul le nouveau droit des sociétés anonymes, en cours de révision, devrait apporter la clarté nécessaire à cet égard.

De la feuille Excel à l'application pour smartphone

Le transfert de propriété juridiquement propre s'avère donc être la "question cruciale" pour l'action numérique. C'est pourquoi Aequitec AG continue de se concentrer sur la simplification et l'amélioration des processus établis jusqu'à présent, qu'il s'agisse du transfert d'actions ou de la tenue d'assemblées générales. Aequitec a développé à cet effet l'application pour smartphone mentionnée plus haut, qui permet de réaliser facilement les tâches formelles dans le domaine de la gouvernance d'entreprise - "une expérience client inédite", souligne Christian Wilk. La base est et reste toutefois un registre des actions bien tenu. De nombreuses PME le tiennent encore via des tableaux Excel. C'est un obstacle décisif sur la voie de l'action numérique ou des applications pour smartphones. Christian Wilk : "Pourquoi ne pas profiter des mois d'été pour préparer avec nous le registre des actions à l'introduction de l'action numérique ?"

Comment préparer votre registre des actions

• Vérification des noms et adresses, notamment des ayants droit économiques
• Enregistrement non seulement de la propriété, mais aussi des droits de vote y afférents
• Enregistrement de toutes les personnes autorisées à représenter l'entreprise, en particulier les personnes morales
• Vérification des dates d'expiration des procurations existantes
• Séparation claire du registre des actions et du registre des actionnaires
• Séparation nette du capital-actions et du capital-participation
• Enregistrement de toutes les variations de stock
• Enregistrement de tous les transferts d'actions (nombre d'actions, prix et date d'acquisition, objectifs, etc.
  par les statuts et la convention d'actionnaires)
• Rayer les anciens actionnaires, pas les supprimer

Plus d'informations : www.aequitec.ch