Étude de cas : Conextrade automatise la réception des factures chez SV Group

SV Group comprend cinq secteurs d'activité : la restauration collective, l'hôtellerie, la restauration publique, la restauration hospitalière et à domicile et le catering événementiel. L'entreprise emploie environ 8'500 collaborateurs et est active en Suisse, en Allemagne et en Autriche. Ses activités principales sont la restauration collective et l'hôtellerie. Ainsi, l'entreprise exploite des restaurants d'entreprise et des cantines sous la marque "SV Restaurant" et compte ainsi parmi les principaux fournisseurs de l'espace DACH. "SV Hotel" exploite en tant que franchisé les marques Marriott Courtyard, Residence Inn, Renaissance et Moxy en Suisse et en Allemagne. Le portefeuille comprend en outre des hôtels individuels à Berne (La Pergola) et à Olten (Amaris). L'entreprise peut se targuer d'une histoire centenaire. Fondée en 1914 par Else Züblin-Spiller en tant qu'organisation à but non lucratif "Schweizer Verband Soldatenwohl", l'objectif initial était de fournir aux soldats suisses une nourriture bon marché et équilibrée sans alcool. C'est ainsi que s'est développée et établie une entreprise dynamique et innovante. Les processus de facturation sont devenus en conséquence très exigeants. Avec Conextrade, les processus ont été considérablement automatisés et optimisés. 

Ancien système : chronophage, confus, source d'erreurs

Pendant longtemps, SV Group en Suisse n'a pas eu de processus électronique de réception et de traitement des factures, bien que l'entreprise soit fortement dépendante des données de facturation. Avec un volume de 240 000 factures par an, la gestion de la réception des documents postaux, de la saisie, de l'imputation et de la validation des factures, 100 % manuelle, est devenue une tâche herculéenne. Comme le processus n'était ni électronique ni automatisé, la réception des factures était peu transparente et sujette aux erreurs. Une communication rapide et fiable avec les fournisseurs est cependant très importante pour SV Group.

Le processus d'approbation traditionnel se présentait comme suit : Les factures étaient envoyées par les fournisseurs aux établissements par voie postale pour vérification du contenu. Après un contrôle manuel par leur responsable, les factures étaient transmises par courrier à la comptabilité fournisseurs, où elles étaient contrôlées formellement, affectées à un compte et saisies. Le problème : des délais de traitement trop longs, pas de possibilité de déduire des escomptes, pas de suivi des factures et souvent des factures perdues. La procédure était technologiquement sous-développée, organisée de manière décentralisée et donc extrêmement peu claire. Cela devient d'autant plus clair si l'on considère que SV Group exploite 300 sites en Suisse et 500 dans la zone DACH.

Travailler plus efficacement grâce à des processus automatisés et sans rupture de média

Il y a des années, le besoin urgent de mettre de l'ordre et de la clarté dans les processus a été reconnu. En 2014, après une évaluation globale, l'équipe SV a établi un catalogue d'exigences pour les rénovations nécessaires. L'objectif était d'établir un processus de facturation électronique et un workflow dans l'ensemble du groupe. Le processus manuel en Suisse et les solutions électroniques déjà existantes en Autriche et en Allemagne devaient ainsi être remplacés.

Comme un grand nombre de collaborateurs sont concernés, il fallait un système fiable, mais aussi facile à utiliser, avec une phase d'introduction courte et un faible taux d'erreur. Lors de l'évaluation de la solution adéquate, SV Group a discuté très intensivement avec tous les fournisseurs qui doivent également s'accommoder du système. En outre, il faut tenir compte des conditions-cadres légales, notamment la protection des données, surtout en Allemagne et en Autriche. Le choix s'est finalement porté sur Conextrade, une plateforme de facturation et d'échange de données électroniques portée par Swisscom et destinée aux PME suisses. En tant que fournisseur de services complets établi, Conextrade peut proposer l'ensemble du portefeuille et a parfaitement compris les besoins de SV Group. Plus de 4000 autres clients travaillent également déjà avec cette solution, selon les indications d'Eros Merlini, Head of Conextrade. 

Traitement automatisé et transparent des factures des créanciers

Le nouveau système automatisé de traitement des factures a pu être mis en service en Suisse dès la fin 2015. Les services Conextrade "E-Invoicing", "Scanning2E-Invoicing" ainsi que "Workflow créanciers" garantissent un traitement automatisé et transparent des factures créanciers et comprennent, outre la réception des factures des fournisseurs, leur approbation et leur validation, l'envoi de factures aux clients.

Olivier Tesoro, chef de projet Finance chez SV Group, se dit satisfait : "Les processus sont désormais entièrement intégrés et continus. En plus de la Suisse et de l'Autriche, la solution a également été déployée en Allemagne à l'automne 2018". Le service local et donc rapidement disponible de Conextrade s'est avéré extrêmement précieux lors de l'implémentation. SV Group avait fixé comme objectif l'établissement de processus de facturation efficaces et sans rupture de média ainsi qu'une réception électronique des factures automatisée à 100 %. Cet objectif a également été atteint. Aujourd'hui, SV Group utilise sans problème tous les composants des services "E-Invoicing" et "Scanning2E-Invoicing".

Avantages en termes de coûts directement après l'introduction

"Avec sa solution, Conextrade a couvert toutes nos exigences en matière de traitement des factures", résume Heinz Giezendanner, directeur des services partagés et membre de la direction de SV Group. Après la mise en service progressive du système en Suisse à partir de décembre 2015, les collaborateurs ont été formés au moyen de vidéos. "Aujourd'hui, un bon millier de personnes en Suisse et 1 800 dans toute la région DACH travaillent sans problème avec le système de Conextrade", explique Tesoro. Dès l'automne 2016, les processus sont devenus sensiblement plus efficaces. "Nos temps de passage sont devenus massivement plus rapides, la communication avec les fournisseurs est parallèlement devenue nettement plus transparente". En raison de la manipulation plus efficace, SV Group peut déjà aujourd'hui économiser des coûts considérables.

Autres projets en cours de planification

Après le succès du projet d'automatisation des processus de facturation, la numérisation de la chaîne de création de valeur reste une priorité absolue pour SV Group. Il est prévu d'introduire d'autres formes de communication modernes dans les années à venir, comme des solutions numériques avec des applications pour le dialogue avec les clients. Grâce au partenariat avec Conextrade, SV Group peut aborder et mettre en œuvre de tels projets par étapes, améliorer globalement tous les processus et ainsi avancer vers un avenir numérique en pleine forme et compétitif.

Plus d'informations sur Conextrade :
Swisscom (Suisse) SA
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Tél. 0800 800 900
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