Augmenter l'agilité commerciale grâce à une planification à l'échelle de l'entreprise

Le succès d'une entreprise dépend de plus en plus de sa capacité à réagir rapidement aux changements du marché. Ce n'est évidemment pas facile si l'entreprise est prisonnière d'une planification statique et que celle-ci implique de longs cycles de planification ainsi que des plans qui ne s'appuient pas sur des données actuelles.

Mais qu'est-ce qui caractérise une entreprise agile ? L'agilité est la capacité à répondre efficacement aux nouvelles tendances en peu de temps, tout en encourageant continuellement l'innovation dans toute l'entreprise. Pour travailler de manière plus agile, les mesures suivantes devraient être prises dans l'entreprise : réduire la friction des systèmes, renforcer la confiance dans les données et mieux intégrer le département financier avec les autres secteurs d'activité. Pour cela, il faut une technologie de pointe qui relie le back-office et le front-office.

Planification à l'échelle de l'entreprise : la base d'une plus grande agilité

L'agilité est importante pour le succès de l'entreprise - et une approche de planification active en est la clé. Pour que les entreprises puissent réagir plus rapidement aux changements du marché, le front-office et le back-office doivent travailler avec des données en temps réel. Pour cela, les départements financiers, par exemple, ont besoin de systèmes modernes, faciles à utiliser et rapidement adaptables - c'est également le cas pour la planification. Une planification moderne doit être collaborative, complète et continue. Ce n'est qu'ainsi que les entreprises peuvent minimiser les risques, maximiser les performances et se créer des avantages concurrentiels. Les modèles de planification active permettent aux équipes d'élargir la base de données pour la planification au-delà de la finance et d'utiliser des données opérationnelles et transactionnelles en temps réel provenant des systèmes de l'entreprise afin de prendre de meilleures décisions guidées par les données. Les trois étapes suivantes sont importantes pour une planification à l'échelle de l'entreprise :

1. saisir le statu quo

Qu'est-ce qui empêche votre entreprise de mettre en œuvre une planification d'entreprise moderne et efficace ? Si vous souhaitez effectuer une analyse détaillée, répondez aux questions suivantes :

• Comment se présente actuellement le processus de planification dans l'entreprise ?
• Quelles technologies sont utilisées et dans quelle mesure soutiennent-elles une planification active ?
• Avez-vous accès à toutes les données dont vous avez besoin ?
• Une intégration automatisée des données est-elle possible ?
• Une planification globale des ressources humaines est-elle réalisable dès aujourd'hui ?

Dans un premier temps, il est important d'avoir une idée de l'endroit où il faut commencer pour optimiser les processus de planification.

2. créer un consensus au sein de l'organisation

Initier des changements au sein d'une entreprise n'est parfois pas une tâche facile. Pour cela, il faut un porte-parole expérimenté au plus haut niveau, qui s'engage pour une planification active. En outre, il faut une équipe de projet qui représente les différents départements de manière transversale ; parmi eux, les opérations, le service commercial, le service du personnel, mais aussi le service informatique. Elle peut aider à clarifier les exigences technologiques.

Il convient ensuite d'établir un business case. Combien de temps et d'argent coûtent les processus manuels ? Quelles opportunités n'ont pas été saisies par le passé ? On peut mettre en parallèle les nouvelles possibilités qu'une planification active apporterait. Par exemple, si le temps consacré à la budgétisation diminue de 50 %, les employés peuvent consacrer leurs capacités à des tâches critiques pour l'entreprise, telles que les analyses "what-if".

Une fois l'équipe constituée et l'objectif clairement défini, la planification du projet pilote peut être esquissée. Il est conseillé de choisir une fonction au sein du service financier pour que la mise en œuvre soit soumise à son propre contrôle. Un plan de mise en œuvre et la définition des principaux indicateurs de performance clés fournissent une orientation supplémentaire et des arguments de poids pour obtenir le soutien de la direction pour le projet.

3. mettre en place une planification à l'échelle de l'entreprise

Il est bien sûr rapidement rentable de mettre en œuvre le modèle de planification moderne d'abord dans le service financier. Mais dès qu'une certaine routine s'est installée, il faut l'étendre aux autres services de l'entreprise. Avec l'équipe de projet, les projets de planification peuvent être portés dans les services du personnel, des ventes et du marketing - c'est un premier pas vers une planification active dans toute l'entreprise.

L'objectif de cette phase est de promouvoir la communication et la coopération entre les différents services. Des discussions régulières avec les parties prenantes permettent de récapituler les résultats obtenus jusqu'à présent ou d'identifier les domaines à améliorer.

Parallèlement, le processus contribuera à positionner le directeur financier comme un partenaire stratégique orchestrant la planification dans toute l'entreprise. En premier lieu, le service financier ne sera plus chargé de collecter des chiffres budgétaires et de rédiger des rapports. L'équipe financière devient plutôt une "tête stratégique" aux côtés du CEO, qui conduit les changements et les innovations nécessaires non seulement pour survivre aux périodes d'incertitude, mais aussi pour se développer en leur sein.

Vers l'auteur :
Frank Mens est directeur régional des ventes pour la gestion financière DACH & CE chez Workday. Il est responsable du développement et de la mise en œuvre de la stratégie de lancement de Workday Financial Management en Allemagne et en Europe continentale.