Collaboration numérique : seule une entreprise sur deux était prête avant Corona

L'Université technique de Darmstadt et le cabinet de conseil en management et technologie Campana & Schott réalisent chaque année depuis 2016 une étude sur la collaboration sociale, également pour la Suisse depuis 2017. Cette année, 1 079 collaborateurs de Suisse, d'Autriche et d'Allemagne ont été interrogés sur leurs expériences en matière de collaboration en réseau. Plus d'un quart d'entre eux (29%) travaillent en contact direct avec les clients ou dans la production et font donc partie des Firstline Worker.

Des solutions de collaboration numérique comme avantage

Un résultat de l'étude de cette année : dans 53% des entreprises en Suisse, des outils de collaboration ont déjà été introduits ou de tels projets ont été lancés avant la crise de Corona. "Les entreprises dans lesquelles la collaboration numérique était déjà établie avant la crise sont actuellement avantagées. Elles ont pu adapter leur travail quotidien très rapidement et avec moins de frictions. Toutes celles qui doivent maintenant trouver des moyens devraient apprendre de l'expérience des autres", explique le Dr Eric Schott, CEO de Campana & Schott. "Ils peuvent surtout améliorer directement une chose : l'introduction des outils, bien accompagnée en termes de prudence et de communication, car celle-ci a souvent été déficiente jusqu'à présent".

"Les entreprises qui utilisent déjà des outils de collaboration sociale sont nettement avantagées dans la situation actuelle : d'une part, leur service informatique ne doit pas introduire frénétiquement des services de base pour le travail à distance. D'autre part, leur personnel possède une plus grande aptitude numérique, qui comprend aussi bien l'utilisation fonctionnelle des outils qu'un état d'esprit correspondant", explique Boris Ovcak, directeur de la collaboration sociale chez Campana & Schott. "Outre la capacité et l'efficacité de travail, la collaboration sociale favorise une culture d'entreprise numérique. Ces aspects positifs ne s'installent toutefois pas d'eux-mêmes, la condition préalable étant plutôt des cas d'utilisation proches de la pratique et une gestion du changement globale basée sur ces cas".

Une plus grande maturité, une plus grande efficacité du travail

Sur une échelle de 1 à 7, le niveau de maturité de la collaboration sociale a augmenté presque chaque année depuis 2016 (2016 : 3,48, 2017 : 3,28, 2018 : 3,96, 2019 : 4,05, 2020 : 4,08). Un degré de maturité élevé signifie que les technologies numériques actuelles sont souvent utilisées pour l'information et la communication, tandis qu'un degré de maturité faible correspond à des solutions en grande partie analogiques ou à des technologies établies comme les e-mails. Pour la Suisse, le degré de maturité de la collaboration sociale est de 4,07, ce qui est légèrement inférieur au degré de maturité global.

Il y a cinq ans encore, les initiatives de collaboration sociale ne jouaient aucun rôle dans 43% des entreprises. Avant COVID-19, cette situation avait déjà considérablement évolué. A cette époque, seuls 29% des personnes interrogées indiquaient que leur entreprise n'avait pas encore planifié ou mis en œuvre de tels projets. Sur la base de l'évolution des données, l'étude démontre que la collaboration au sein des entreprises se numérise de plus en plus. La promotion d'une culture d'entreprise numérique, l'augmentation de la satisfaction des clients, l'amélioration de la capacité d'innovation ainsi que l'augmentation de l'efficacité en sont les motifs principaux.

"Le lien entre le degré de maturité de la collaboration sociale et l'efficacité du travail des collaborateurs prouve que l'introduction d'outils de collaboration sociale est judicieuse pour les entreprises", explique Boris Ovcak, directeur de la collaboration sociale chez Campana & Schott. "Un degré de maturité élevé va clairement de pair avec une efficacité accrue. Cette corrélation a pu être prouvée de manière constante au cours des cinq dernières années. Ainsi, les entreprises profitent très concrètement de l'utilisation intensive d'outils de collaboration sociale par leurs collaborateurs".

Les travailleurs Firstline restent des retardataires numériques

Actuellement, les collaborateurs des entreprises suisses ayant un haut niveau de maturité en matière de collaboration sociale sont plus efficaces de 30% au total que les collaborateurs des entreprises ayant un faible niveau de maturité. Pour les travailleurs de première ligne, ce chiffre est de 23%. Bien qu'ils profiteraient davantage des outils de collaboration sociale, les travailleurs de première ligne restent nettement en deçà des travailleurs de l'information (4,2) en ce qui concerne leur niveau de maturité (3,76).

En conséquence, l'efficacité du travail dans la région DACH est également plus faible chez les Firstline Worker (4,62) que chez les Information Worker (4,84). Cela est principalement dû au manque d'équipement. Ainsi, un firstline worker sur six ne dispose pas d'un terminal numérique lui permettant d'accéder aux outils de collaboration sociale. De ce fait, ils sont environ 26% plus inefficaces que leurs collègues qui peuvent utiliser de tels outils.

Chez les Firstline Worker, 30% utilisent un ordinateur commun et près d'un quart un appareil privé pour les outils de collaboration sociale. Il n'est donc pas étonnant que seuls 40% des Firstline Worker soient satisfaits de l'équipement numérique de leur poste de travail. Environ 60% estiment que des améliorations considérables sont nécessaires. Parmi les collaborateurs n'ayant pas accès aux outils de collaboration sociale, 86% sont même insatisfaits de l'équipement.

La satisfaction des clients et la gestion du changement sont de plus en plus importantes

Comme les années précédentes, l'amélioration de la culture d'entreprise reste l'objectif le plus important dans la région DACH (16%). L'accent est surtout mis sur la collaboration interdisciplinaire, l'orientation vers l'innovation, la disposition au changement et l'affinité avec la technologie. Parmi les objectifs de l'introduction d'outils de collaboration sociale, la satisfaction des clients a pour la première fois atteint la deuxième place (15%). La pertinence de cet aspect n'a cessé d'augmenter depuis 2016, alors qu'il occupait encore la 7e place.

Les collaborateurs doivent accepter et utiliser les outils de collaboration sociale. Pourtant, environ 65% de toutes les entreprises en Suisse ne prennent aucune mesure à cet effet. Celles qui pratiquent la gestion du changement se concentrent sur le soutien de la direction de l'entreprise (31%). Les exigences concrètes des collaborateurs (21%) et le temps nécessaire pour y faire face (26%) sont moins importants. Ainsi, seul un quart environ des collaborateurs est satisfait du déroulement de l'introduction. En revanche, les entreprises qui ont pris des mesures globales de gestion du changement obtiennent une plus grande satisfaction de leurs collaborateurs et une nette augmentation de l'efficacité du travail.

La collaboration numérique soutient les méthodes agiles et l'IA

Dans près de deux tiers des entreprises, les outils de collaboration sociale soutiennent déjà les méthodes agiles, notamment Scrum, Kanban et Design Thinking. Près de 70% estiment que cela augmente l'efficacité de la communication entre les collaborateurs et permet d'adapter les projets plus rapidement.

Un peu plus d'un quart des personnes interrogées en Suisse pensent que l'IA en est encore à ses débuts. Mais malgré le potentiel élevé reconnu, près des trois quarts n'utilisent pas du tout d'outils de Business Intelligence ou d'Analytics pour évaluer les données importantes pour l'entreprise. La sécurité informatique, la protection des données ainsi que la grande complexité de la technologie sont considérées comme les plus grands obstacles. Mais cela va changer dans un avenir proche - les entreprises voient surtout des scénarios d'utilisation émergents dans le domaine des chatbots, du traitement automatique de l'image et de la traduction automatique. Cela signifie qu'elles souhaitent plutôt des solutions utilisables dans la pratique, qui promettent un grand bénéfice avec peu d'efforts.

Source et informations complémentaires : Campana & Schott