Nouvel environnement de travail : déménager aussi avec la tête

Dans le sillage de la transformation numérique de l'économie, les exigences envers les collaborateurs évoluent également - notamment parce que les techniques modernes d'information et de communication permettent non seulement de trouver de nouvelles solutions aux problèmes, mais aussi de nouvelles formes d'organisation du travail. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se demandent actuellement, sous le slogan New Work, comment nous pouvons utiliser pour notre succès non seulement les possibilités techniques de la numérisation, mais aussi les formes modernes de collaboration que pratiquent par exemple de nombreuses start-ups et des fournisseurs de niche innovants.

En règle générale, ces formes de travail visent à

• d'accroître l'autonomie des collaborateurs et des équipes
• d'améliorer la collaboration transversale et interfonctionnelle et
• augmenter la créativité et la vitesse de développement et de mise en œuvre de nouvelles solutions aux problèmes

Être flexible, créatif et productif

Pour atteindre ces objectifs, les innovations techniques sont à la fois la clé et le moteur. Par exemple, les outils de collaboration numériques augmentent les possibilités de collaboration au sein d'équipes dont les membres travaillent à différents endroits. De plus, ils ouvrent de nouvelles possibilités d'intégrer des prestataires de services externes, des partenaires commerciaux ou des clients dans les projets.

Les entreprises qui fournissent des services complexes à leurs clients ou qui conçoivent des solutions à leurs problèmes veulent particulièrement exploiter ce potentiel. Mais comme pour tout changement, les projets visant à mettre en place de nouvelles formes d'organisation du travail et de collaboration se heurtent généralement à une masse d'indécis, à côté des partisans et des opposants parmi les collaborateurs. La question qui se pose est donc la suivante : comment gagner le nombre d'adhérents nécessaire à la réussite du projet ? Une courroie de transmission efficace peut être un nouvel environnement de travail.

Créer un nouvel environnement de travail

De nouvelles formes de (co)travail, par exemple

• un degré élevé d'automatisation,
• un travail d'équipe transversal et interfonctionnel, et
• des voies de décision courtes

nécessitent généralement d'autres environnements de travail. Il convient donc de créer des espaces de travail qui soutiennent ces objectifs - car ils correspondent aux (futurs) processus et exigences de travail et rendent les équipes créatives et productives. C'est pourquoi, avant de réaménager les espaces de travail existants et d'en créer de nouveaux, il est recommandé d'analyser des facteurs tels que

• Combien de temps les membres de l'équipe consacreront-ils à l'avenir aux tâches communes ?
• À quelle fréquence un travail individuel concentré est-il nécessaire ?
• Quels processus et outils techniques doivent être intégrés ?
• À quelle fréquence se déroule-t-on des conférences et des appels téléphoniques - avec des collègues, des prestataires de services, des clients, etc.

Les entreprises peuvent déduire des résultats le concept d'espace approprié. De plus, une telle analyse offre la possibilité d'identifier et d'éliminer les processus de travail qui gaspillent des ressources.

Facteur de réussite : la participation des personnes concernées

Si les entreprises accordent à leurs collaborateurs de grandes possibilités de participation dès la phase de planification, de nombreuses personnes concernées peuvent être gagnées à la cause dès les premières phases du projet. Il est alors plus facile de briser des structures et des modèles de pensée et de comportement dépassés et de mettre en place des processus plus ciblés.

Chaque déménagement est l'occasion de changer de tête, c'est-à-dire de poser de nouveaux jalons sur le plan mental. En effet, chaque déménagement est précédé d'un long processus de planification, au cours duquel les cartes sont en partie redistribuées. Les collaborateurs le savent. Ils sont donc curieux, impatients et (parfois) inquiets face au changement. C'est pourquoi, du point de vue de la gestion du changement, un déménagement devrait être utilisé comme un moment "unfreeze" organisationnel au sens de Kurt Lewin : Les collaborateurs sont tirés de leur zone de confort et mis en mouvement. Il s'agit moins d'introduire de nouveaux outils que de développer un état d'esprit différent, car : Les organisations ne deviennent plus rapides et flexibles, plus disposées à apprendre et plus orientées vers le client, que si les collaborateurs comprennent leur rôle différemment - et si leurs dirigeants leur permettent d'agir de manière plus autonome et plus responsable.

Objectif : "Happy working people" (des travailleurs heureux)

À l'ère du numérique, il ne reste de plus en plus que des tâches aux employés humains en raison de la progression de la numérisation et de l'automatisation,

• qui sont difficiles à décider et
• pour lesquels il faut aussi se fier à son intuition résultant de son expertise.

Les entreprises ont donc besoin de collaborateurs qui sont prêts et capables de prendre de telles décisions risquées, parce qu'ils le peuvent, le veulent et en ont le droit.

Le "savoir" et le "pouvoir" exigent de nouvelles conditions structurelles. Pour les utiliser efficacement, les collaborateurs doivent généralement être formés. Le "vouloir", en revanche, est déjà présent chez de nombreux collaborateurs. L'écho positif rencontré par exemple par le mot-clé "New Work" le montre : de nombreuses personnes aspirent à un travail (ensemble) plein de sens, qui s'oriente également vers d'autres paramètres que les processus et structures définis du haut vers le bas. Les entreprises auront besoin de tels collaborateurs à l'avenir : à l'ère du numérique, les "happy working people" sont une condition préalable au succès de l'entreprise.

Vers l'auteur :
Georg Kraus est associé gérant du cabinet de conseil Dr. Kraus & Partner, Bruchsal (www.kraus-und-partner.de). Il est entre autres chargé de cours à l'université de Karlsruhe, à l'IAE d'Aix-en-provence, à la St. Galler Business-School et à l'université technique de Clausthal.