Animer des réunions d'affaires, ça s'apprend

Commencer les réunions par les choses les moins importantes

Si tu commences par des choses sans importance, tu risques de te perdre dans des discussions et, à la fin, la réunion se termine sans que vous ayez discuté des choses vraiment importantes au sein de l'équipe.

Ne pas penser et planifier la réunion à l'avance

Pour moi, l'invitation doit être structurée. Et je ne parle pas seulement des points de l'ordre du jour et de l'heure de début et de fin, mais aussi du temps prévu pour chaque point. Cela permet déjà de bien s'orienter et de se discipliner si l'on discute beaucoup.

Si tout le monde sait que seules 10 minutes étaient prévues pour le point de discussion actuel, mais que l'on parle déjà depuis 8 minutes, il faut soit reporter la discussion et la décision, soit parvenir enfin à un résultat.

L'autre chose est de réfléchir à ce qui est en jeu dans chaque point :

S'agit-il d'informer ? S'agit-il de discuter ? S'agit-il de prendre une décision ?

J'aime marquer cela derrière chaque point de l'ordre du jour avec la lettre I pour informer, D pour discuter et E pour décider. On peut bien sûr y mettre D et I : on doit donc d'abord discuter, puis on décide.

Je pense qu'il est important et utile de préciser à qui incombe la responsabilité.

Qui informe sur ce point : est-ce que tu le fais en tant que cadre ? Ou un employé en particulier ? Dans ce cas, inscris le nom de la personne concernée dans l'invitation.

Tu veux qu'après la discussion, la décision soit prise par l'équipe ? Alors écris "équipe" à côté de E comme décision.

Tu veux que l'équipe discute, mais tu veux prendre la décision seul ?
Alors assume-le et inscris ton nom à la lettre E de l'invitation.

Ainsi, toutes les personnes invitées savent dès l'invitation de quoi il s'agit pour chaque point de l'ordre du jour. Information, discussion ou décision. Et à qui incombe la responsabilité.

Crois-moi sur parole. Cela permet d'y voir plus clair, même pendant la réunion.

Attendre le début de la réunion parce que les collaborateurs ne sont pas encore arrivés ?

Personnellement, je trouve cela pénible : je fais moi-même des efforts pour être à l'heure, je prends peut-être même un train plus tôt pour être à l'heure sur place, et ensuite on attend encore 5 à 10 minutes que d'autres personnes arrivent. Si j'avais su cela dès le début, je serais aussi arrivé plus tard.
Pourquoi prendre en compte les retardataires ? Pourquoi ne pas récompenser les ponctuels pour leur arrivée à l'heure et commencer en conséquence comme prévu ?

Dépasser la réunion ?

De la même manière que tu commences à l'heure, tu devrais finir à l'heure.

Comme tu as commencé par les points les plus importants au début de la réunion, il ne devrait, je l'espère, plus rester de points importants en suspens à la fin.
Et même si c'était le cas, la plupart des participants n'ont pas non plus envie de dépasser les délais et deviennent nerveux à la fin, car il y a de toute façon assez de travail à faire au bureau.

Ne parler qu'à soi-même et peut-être même couper la parole aux participants

Si tu fais vraiment partie des cadres dont le pourcentage de prise de parole lors d'une réunion d'équipe est de 90%, tu devrais réfléchir à l'utilité de la réunion pour tous les participants.

Dans ce cas, tu ne feras probablement qu'informer et, désolé, cela peut se faire par écrit. Pas besoin de convoquer une réunion pour cela.
Lors d'une réunion, on discute, ce qui implique déjà plusieurs personnes qui parlent.

Lors d'une réunion, différentes personnes se réunissent avec des idées différentes, des aspects sont examinés sous différents angles et les participants apportent leur expérience de longue date.

Donc, si tu es celui qui parle presque exclusivement, je pense que quelque chose ne va pas.

Toujours diriger soi-même la réunion ?

Le risque est de couper la parole aux autres ou de parler trop soi-même, surtout si c'est toi qui prépares et mènes les réunions, donc aussi les discussions.
Plus tu délègues la direction et laisses parfois chaque membre de l'équipe mener la discussion, plus les responsabilités se répartissent.

Ainsi, chaque membre de l'équipe se rend compte du défi que représente la conduite d'une réunion. Peut-être que cela aura un effet positif sur la ponctualité et la participation aux discussions.

Non seulement diriger soi-même la réunion, mais aussi rédiger le compte rendu de la réunion.

Hé, il n'est écrit nulle part que l'animateur de la réunion doit également rédiger le compte rendu. Du moins, je n'ai jamais vu cette règle dans un manuel d'organisation ou autre.
En tant que responsable de la réunion, facilite-toi la vie en te concentrant sur le déroulement de la réunion et la conduite de la discussion. Tu peux confier la rédaction du procès-verbal à quelqu'un d'autre. Et d'ailleurs, tu peux aussi faire tourner ce travail, de sorte que ce soit le tour de chaque membre de l'équipe de rédiger le procès-verbal.

Laisser les collaborateurs silencieux à l'écart des discussions

Les collaborateurs silencieux recèlent un grand potentiel. Ce n'est pas parce qu'ils ne s'expriment pas dans des cercles plus larges qu'ils n'ont pas d'idées et d'opinions. Il est donc d'autant plus important de recourir à d'autres méthodes qui ne misent pas autant sur les expressions verbales, mais qui demandent des idées et des opinions par écrit. Mots-clés : brainwriting/collecte d'idées par cartes de modération ou post-it.

Ne jamais remettre en question son propre système de réunion

Une réunion matinale quotidienne ? Une réunion d'équipe hebdomadaire ? Et une réunion d'état des lieux tous les 14 jours ?

Souvent, certaines routines se sont installées au fil des ans et personne ou presque ne se demande si les structures et les processus sont encore vraiment adaptés aux objectifs.
Alors, fais preuve d'autocritique et demande-toi quelles réunions sont vraiment nécessaires au sein de ton équipe ; peut-être est-il temps de passer à autre chose.

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