One Workspace : les défis actuels de la mise en œuvre des postes de travail 4.0

Il faudra encore attendre avant que l'"Homo Deus", tel que le décrit l'historien israélien Yuval Noah Harari dans son nouveau livre éponyme très discuté, ne devienne actif dans notre monde du travail. Peut-être que cette vision d'un hybride homme-machine ne deviendra jamais réalité. Pourtant, les premiers pas dans cette direction ont été faits depuis longtemps : l'intelligence artificielle fait son entrée sur le lieu de travail, tout comme la réalité virtuelle et la réalité augmentée ; des puces de données portées sous la peau sont également déjà testées. Tous ces aspects relèvent peut-être de l'utopie ou de la dystopie. Mais le concept de One Workspace est très actuel, car il permet une meilleure vie professionnelle et est donc mis en œuvre par un nombre croissant d'entreprises. Il s'agit de relever un certain nombre de défis : les processus doivent être repensés, les collaborateurs doivent être dotés des compétences adéquates et la culture de gestion doit être soumise à de nouvelles approches. Souvent oublié ou à peine pris en compte à tort, le thème de la conformité juridique de l'informatique et le thème particulier de la conformité des centres de données sont pourtant tout aussi importants. C'est ici que se cachent les risques juridiques et financiers qui peuvent être évités. Au contraire, une gestion active permet d'optimiser les coûts et d'assurer la sécurité juridique pour l'entreprise et les collaborateurs.

Pourquoi One Workspace ?

Les travailleurs intellectuels modernes utilisent différents appareils (PC, ordinateur portable, smartphone, tablettes, etc.) et différents types d'applications, telles que les applications mobiles, virtuelles ou physiques et les applications SaaS, pour travailler. Ils utilisent différents conteneurs de données, par exemple Google Drive, Dropbox, Sharepoint, et de très nombreuses identités numériques, par exemple le compte Active Directory de l'entreprise, l'ID Google, l'ID Apple, etc. Les appareils et les applications sont en outre souvent financés et organisés de manière privée, mais sont utilisés pour le travail. Les données privées et professionnelles se côtoient sur les appareils et dans les conteneurs de données. L'exigence des collaborateurs est de pouvoir travailler à tout moment, en tout lieu et avec n'importe quel appareil, donc d'avoir un accès illimité aux applications et aux données, tout en agissant en toute sécurité tant sur le plan des données que sur le plan juridique. La diversité des appareils mobiles et des versions du système d'exploitation qu'ils utilisent représente à elle seule un défi de taille pour l'informatique. Si l'on ajoute à cela la diversité des applications et les exigences d'une gestion moderne des licences, la mise à disposition et la gestion du poste de travail moderne en fonction du contexte deviennent une tâche extrêmement complexe. Un seul exemple : Comment le service informatique parvient-il à savoir quel employé a besoin de quel abonnement Office 365 et quels sont les éléments de la licence qu'il utilise ou si les dépenses de licence sont peut-être inutiles compte tenu de la non-utilisation ? Pourtant, chaque entreprise souhaite soutenir et améliorer la productivité de ses collaborateurs de plus en plus mobiles et exploiter efficacement les possibilités des appareils et des applications. Les personnes et les technologies doivent travailler ensemble de manière optimale pour le succès de l'entreprise. Les méthodes traditionnelles de gestion des postes de travail ne permettent pas d'atteindre cet objectif dans un monde de plus en plus axé sur le cloud et la mobilité. C'est pourquoi le concept One Workspace a commencé sa marche triomphale à travers les entreprises. Avec One Workspace, tous les appareils, applications, données, identités et services des employés sont mis à leur disposition via un cloud personnel. Organisé, géré, servi et protégé sur le plan informatique et juridique, ce cloud workspace est mis à disposition pour chaque appareil, à tout moment et au juste prix du service.

Le diable se cache dans les détails

Les entreprises souhaitent gérer activement leurs coûts de processus, par exemple dans le Service Desk, et avoir la maîtrise de leurs données, y compris de leurs données commerciales. En d'autres termes, elles veulent également gérer activement leurs licences. Or, l'octroi de licences d'applications est très complexe. Dans la pratique, la plupart des applications sur les appareils mobiles proviennent des magasins d'applications publiques, où les collaborateurs se les procurent eux-mêmes. La plupart des collaborateurs n'en tiennent pas compte : Certaines applications sont certes gratuites pour l'usage privé, mais pas pour l'usage professionnel. Et même lorsqu'il s'agit d'applications payantes, la licence n'est souvent valable que pour un usage privé. A cela s'ajoute le fait que, pour les apps payantes, les fabricants proposent souvent des programmes d'achat en volume qui sont intéressants pour les entreprises afin de réduire les coûts. L'achat individuel par les collaborateurs n'est donc que très rarement judicieux d'un point de vue commercial. L'octroi indirect de licences n'est pas moins pertinent lorsqu'on utilise des logiciels qui nécessitent éventuellement des licences d'accès pour les bases de données ou les serveurs d'application (thème CAL Client Access License) dans l'environnement serveur. Dans ce domaine, le contrôle actif par l'entreprise est encore plus important. En effet, des risques de coûts considérables peuvent y être liés. Les fabricants ont ici nettement plus de possibilités de fixer les prix, de les différencier et de les modulariser. Et ils en profitent au maximum. Le seul exemple d'Oracle montre que même de petites choses peuvent avoir des conséquences financières importantes. Ce qui est peut-être une "bagatelle" pour l'administrateur de la base de données peut faire pâlir le responsable des licences.

Transparence des processus et des coûts

Les solutions One Workspace permettent de remédier à cette situation. Elles offrent une transparence sur les licences utilisées dans l'entreprise sur les PC, les appareils mobiles, les postes de travail basés sur le cloud jusqu'au centre de calcul et sur les coûts qui en découlent et permettent ainsi un contrôle actif. Grâce à la possibilité de mesurer l'utilisation, ils donnent au service informatique un aperçu des applications installées sur tel ou tel appareil et de la fréquence de leur utilisation. Si des appareils privés sont utilisés dans l'entreprise, il convient, avant de procéder à des mesures d'utilisation, d'introduire une politique d'entreprise régissant l'accès à ces informations partiellement privées. En principe, il existe des dispositions légales claires pour l'introduction et l'utilisation de dispositifs techniques susceptibles de surveiller le comportement ou les performances des travailleurs, qu'il s'agisse d'appareils privés ou appartenant à l'entreprise. Dans de nombreuses entreprises, les représentants du personnel jouent également un rôle important dans la défense de ces intérêts. Mais l'informatique a besoin de contrôler les applications si elle veut gérer activement à la fois les aspects de sécurité et de coûts. Selon les résultats de l'arpentage, l'IT dispose de différentes options : Avec un outil One Workspace, il est par exemple possible de désinstaller les licences inutilisées sur les appareils ou de réduire directement le portefeuille d'applications. Il est également possible d'optimiser les contrats de maintenance, de limiter l'achat de mises à jour inutiles et de renégocier les contrats cadres.

Couvrir l'ensemble du cycle de vie numérique

Les solutions One Workspace n'apportent pas seulement des avantages dans la gestion des licences. Elles couvrent l'ensemble du cycle de vie d'un poste de travail. De la configuration individuelle de l'espace de travail au service desk et à la gestion des licences, en passant par l'intégration dans l'environnement informatique de l'entreprise, tous les aspects sont couverts et peuvent être gérés de manière centralisée par l'entreprise. Pour les travailleurs intellectuels d'aujourd'hui et de demain, la génération Z, le concept du One Workspace met également tout à disposition pour pouvoir travailler de manière productive et sans frein à l'ère de la numérisation. En effet, avec une solution One Workspace, la base est posée pour pouvoir également couvrir les scénarios futurs. Quels que soient les appareils et les fonctionnalités que l'Internet des objets ainsi que le développement des wearables et de la réalité virtuelle mettront à disposition pour le travail de demain. Tous ces appareils et fonctionnalités doivent être gérés - les solutions One Workspace sont précisément spécialisées dans ce domaine. Investir dans les systèmes One Workspace, c'est donc aussi investir dans l'avenir du lieu de travail.

One Workspace auprès des entreprises suisses

En Suisse aussi, le thème du One Workspace est déjà arrivé. Les entreprises suisses ont pris conscience des défis posés par les changements rapides de la manière dont on travaille aujourd'hui et dans un avenir proche. Toutefois, de nombreux responsables n'accordent pas encore à ce thème l'importance qu'il mérite. Il est pourtant d'une importance stratégique de mettre à temps à la disposition des générations futures des postes de travail sur mesure et de les exploiter de manière optimale en termes de coûts et de droit informatique et des données. En effet, dans l'économie mondiale de la connaissance, le succès de l'entreprise dépend en grande partie de la productivité et de la satisfaction des collaborateurs. Plus les entreprises agissent tôt, plus elles ont de chances d'influencer durablement leur succès sur le marché et sur le marché du travail en leur faveur.

Oliver Bendig est le CEO de Matrix42.