Cinq conseils importants pour l'organisation du remplacement pendant les vacances

"Pendant les vacances, les collaborateurs doivent pouvoir se ressourcer et faire le plein d'énergie sans avoir à se soucier des questions liées au travail", souligne Yeng Chow, Senior Manager chez Robert Half à Zurich. "Les transferts de vacances n'aident donc pas seulement les collègues qui doivent assumer des tâches. Elles servent surtout à pouvoir effectivement se déconnecter complètement et se régénérer pendant les vacances. Si le repos est trop court pendant le congé, il faut s'attendre à une baisse de la productivité et à un manque de motivation au retour", explique Chow. Pour que les salariés puissent profiter de leurs vacances bien méritées, Robert Half rappelle quelques conseils pour une transmission parfaite des congés.

Avec ces 5 conseils, l'organisation du remplacement pendant les vacances est une réussite :

1. L'oiseau qui se lève tôt attrape le ver : s'informer à temps : Rappelez à vos collègues au moins une à deux semaines avant votre dernier jour de travail et prévoyez suffisamment de temps pour la transmission. Le vendredi à 17 heures, personne n'est plus concentré, le rendez-vous devrait donc avoir lieu plus tôt. Vous laisserez ainsi suffisamment de temps à vos collègues pour qu'ils puissent vous poser des questions après l'entretien. Prévoyez également une marge pour vous-même : Ne fixez pas de tâches ou de rendez-vous importants juste avant vos vacances, afin d'éviter tout stress inutile. Dans tous les cas, il est conseillé de consigner par écrit toutes les responsabilités, les tâches et les contacts externes. Ce document servira de rappel à vos collègues et sera également utile en cas d'absence d'un remplaçant et si quelqu'un doit prendre le relais.
2. Des responsabilités claires : Désigner clairement les remplaçants pour les vacances : Réglez précisément qui vous représente et qui assume la responsabilité. Vous éviterez ainsi que des tâches ne puissent pas être traitées en raison d'un manque de clarté dans les responsabilités. Si les règles sont claires, vos collègues auront suffisamment l'occasion de se consulter. De cette manière, il est possible de clarifier à temps si votre remplaçant prévu a suffisamment de capacités libres. Si ce n'est pas le cas, il vaut mieux chercher une alternative en concertation avec votre supérieur. Il est souvent judicieux de déléguer vos tâches à plusieurs collègues afin de répartir la charge de travail de manière égale.
3. L'ordre est la moitié des vacances : ranger et faire une liste de choses à faire : Un retour non structuré peut rapidement réduire à néant la récupération. Deux mesures simples permettent d'y remédier : D'une part, mettez de l'ordre sur votre bureau et dans vos documents afin de ne pas être assommé par le chaos sur votre bureau à votre retour. D'autre part, vous devriez établir une liste de choses à faire pour la période suivant vos vacances. Ces deux éléments vous aideront à vous motiver et à prioriser correctement les tâches dans les premiers jours suivant votre retour.
4. "Je m'absente" : rédiger un message d'absence : Même si vous avez informé vos principaux contacts de vos vacances à l'avance, une note d'absence est indispensable. Celle-ci devrait contenir les informations suivantes : La date de votre retour, le contact de votre remplaçant de vacances ainsi qu'une mention indiquant si l'e-mail sera transféré. Le cas échéant, vous devriez également mettre en place un transfert de votre téléphone vers vos collègues.
5. Pour les cadres : clarifier la disponibilité téléphonique pendant les vacances : Il est souvent convenu contractuellement, en particulier dans les postes de direction, d'être joignable même pendant les vacances. Dans ce cas, prévoyez des heures fixes pour répondre au téléphone ou aux e-mails. Ainsi, vos collègues sauront quand ils peuvent obtenir des renseignements de votre part et ne vous dérangeront pas à une occasion inopportune. En outre, cette manière de procéder est plus efficace et vous permet de mieux vous reposer que de consulter de temps en temps votre téléphone portable ou votre ordinateur portable.

Ainsi, plus rien ne devrait s'opposer à la détente pendant les vacances.

Source : Robert Half