Onboarding à l'heure de Corona : 6 conseils pour réussir

Un véritable défi - c'est ainsi que de nombreux nouveaux collaborateurs et responsables des ressources humaines ont ressenti ces derniers mois la période initiale lors de leur prise de poste. En raison de la pandémie, un nombre non négligeable de candidats ont déjà dû passer leurs entretiens d'embauche en ligne et faire connaissance virtuellement avec leurs nouveaux collègues. Parfois, il n'était même pas possible de se rendre sur le lieu de travail. Dans le même temps, les équipes RH du monde entier ont été contraintes de revoir les procédures établies d'orientation et de formation des nouveaux employés.

L'onboarding à l'heure de Corona : Tout est différent

Le premier jour dans un nouveau poste : ce qui impliquait auparavant de remplir des formulaires de personnel, d'assister à des réunions d'orientation, de serrer des mains et de déjeuner avec son supérieur et son équipe, se déroule désormais différemment. De nombreux nouveaux arrivants prennent leur poste sans avoir pu rencontrer personnellement leurs collègues ou même mettre un pied dans leur bureau. Le home office est devenu un état permanent et restera éventuellement en partie.

Même si une tendance au virtuel s'est dessinée ces dernières années dans les processus RH, une grande partie des entreprises ayant un modèle de travail traditionnel ont dû réorganiser leurs processus de manière ad hoc. En effet, Corona a obligé les services RH à réinventer leurs processus d'onboarding et à former leurs collaborateurs à distance. Cette situation vous place, en tant que responsable des ressources humaines, devant des défis totalement nouveaux. Comme aucun changement n'est en vue pour le moment, vous devez apprendre à vous adapter à la situation actuelle. Mais cette situation recèle également des opportunités pour une initiation intégrative, individuelle et orientée vers l'avenir. Vous apprendrez ici comment réussir l'onboarding à distance dès le premier jour - même pour des collaborateurs totalement inexpérimentés :

Conseil n° 1 : évaluer le type de personnalité des nouveaux collaborateurs

Les processus d'orientation éprouvés ne peuvent pas être modifiés du jour au lendemain. Certes, beaucoup de choses se déroulent sans problème, mais il y a aussi des obstacles et des difficultés initiales. Comme souvent dans ce cas, une communication précoce et régulière est utile pour identifier et éliminer les problèmes.

Un environnement de travail virtuel n'est pas du goût de tout le monde. Les extravertis regrettent souvent de ne pas pouvoir échanger des idées avec leurs collègues. En revanche, les introvertis (qui, selon Enquêtes représentent tout de même 48% du personnel) peuvent être intimidés par les appels vidéo dans les grands groupes. Il en va de même pour les différences entre les groupes professionnels, dont les compétences en matière d'onboarding numérique sont parfois très différentes.

En apprenant rapidement à connaître ses collaborateurs, on peut s'adapter très tôt à leurs préférences en matière d'apprentissage, de communication et de comportement social. Mais même si les nouveaux profitent certainement des nombreuses réunions virtuelles organisées spécialement pour eux, tout le monde a besoin de temps en temps de faire une pause devant l'écran. C'est pourquoi il convient de prévoir un peu de temps mort lors de la planification des formations virtuelles afin d'éviter la fatigue liée à la vidéoconférence. Il est tout aussi important de veiller à ce que les nouveaux collaborateurs soient bien connectés. Pour cela, il est possible d'organiser des entretiens individuels au cours des premières semaines, qui auraient autrement eu lieu dans la salle de café.

Conseil n° 2 : accepter un temps d'adaptation plus long et une courbe d'apprentissage plus longue

Comme les nouveaux collaborateurs ne rencontrent pas leurs collègues au bureau, ils ne peuvent guère les connaître spontanément. Cela signifie qu'ils ont besoin d'une aide plus organisée et d'une phase d'adaptation plus longue. Cela implique également de les laisser regarder par-dessus leur épaule de manière virtuelle. Il est important d'accepter cette courbe d'apprentissage plus longue et de générer explicitement de telles occasions afin d'aider les nouveaux venus à s'adapter.

A cela s'ajoute le sentiment d'isolement et de solitude en période de pandémie. Même si le nouveau poste est passionnant, de nombreux employés doivent faire face à des défis privés supplémentaires pendant la phase d'intégration, qui est par nature intense. Les supérieurs hiérarchiques et les services des ressources humaines devraient faire preuve de compréhension dans ces moments-là.

Conseil n° 3 : transmettre la culture d'entreprise

Les objectifs communs, les valeurs et les idées sont autant d'éléments qui définissent la culture d'entreprise. Elle influence la manière dont les décisions sont prises, les priorités d'action et les résultats obtenus. Elle détermine également l'environnement de travail, même si le lieu de travail n'est pas physiquement situé dans l'entreprise.

Par conséquent, ne vous contentez pas de mettre à la disposition de vos nouveaux coéquipiers les guides habituels et les présentations de l'entreprise, mais rendez cette culture aussi directement perceptible que possible, par exemple en organisant de petits événements virtuels au cours desquels des collaborateurs expérimentés inspirent les nouveaux. Cela ne les aide pas seulement à comprendre la culture d'entreprise de leur employeur. Ils se rendent également compte de la place qu'ils occupent dans cette structure et de la manière dont ils peuvent apporter leur contribution.

Conseil 4 : Construire l'appartenance à une équipe

Établir une relation avec les collègues est important pour la performance et la satisfaction au travail, mais aussi pour l'expérience de l'employé en général. Pour que le nouveau ou la nouvelle se sente bien accueilli(e) dans le bureau à domicile, il est conseillé d'organiser des appels à deux ou en groupe avec les coéquipiers et les autres collaborateurs importants.

L'adaptation au travail ne se limite pas à l'exécution des tâches et des obligations quotidiennes. Vous devez donc vous efforcer de donner aux nouveaux collaborateurs une impression authentique de leur nouvel environnement de travail. Vous avez plusieurs possibilités pour cela : Chaque membre de l'équipe peut donner des conseils importants pour le travail quotidien, ce qui n'arrive pas lors des formations officielles. L'un aide à accéder à des sources de données importantes, l'autre permet de simuler une situation réelle. Une visite virtuelle du futur bureau peut également aider à faire une première impression.

A cela s'ajoute la transmission de la cordialité : qu'il s'agisse d'une carte de bienvenue avec la signature de tous les collègues, d'un bon ou d'une tasse à café avec le logo de l'entreprise, un petit cadeau permet de se sentir appartenir à l'entreprise, même à distance.

Conseil n° 5 : rendre les collaborateurs "IT-fit

La technologie est particulièrement importante en ce moment. Mettez donc dès le début des outils appropriés à la disposition de vos collègues fraîchement arrivés dans votre bureau à domicile. Montrez-leur qu'ils sont prioritaires : Procurez-leur tous les appareils dont ils ont besoin pour prendre leur poste de travail : Téléphone portable, ordinateur portable ou accessoires de base comme la souris, le clavier ou l'écran et de bons écouteurs.

Il est également essentiel que les employés aient accès à tous les systèmes, portails et programmes pertinents dont ils ont besoin pour travailler efficacement : par exemple, un compte de messagerie électronique d'entreprise, des plateformes de messagerie de groupe et des logiciels de vidéoconférence. N'hésitez pas à établir un contact avec le service informatique si des questions se posent ou si une formation est nécessaire. Vos nouveaux collaborateurs auront ainsi le sentiment d'être soutenus et valorisés.

Conseil n° 6 : demander un feedback continu

Il n'est jamais trop tôt pour prêter l'oreille à vos collaborateurs. Échangez avec eux sur l'onboarding et voyez s'ils ont tout ce dont ils ont besoin. Demandez-leur activement, à des moments précis, comment ils se sentent. La dernière formation a-t-elle répondu à toutes leurs questions ? Ont-ils rencontré tous leurs collègues importants lors de la réunion de présentation et savent-ils à qui ils doivent s'adresser pour telle ou telle demande ? Regardez régulièrement comment évolue l'opinion de vos nouveaux collègues sur différents aspects de la phase initiale. Tout cela vous fournit des informations importantes sur ce qui fonctionne dans le processus d'onboarding, ce qui a le plus d'impact et où se situent les plus grands "gaps d'expérience". Autrement dit : à quels endroits les collaborateurs ont vécu une expérience totalement différente de celle que vous vouliez leur offrir. Grâce à un feedback continu, le service des ressources humaines peut comprendre comment les nouveaux collaborateurs se sentent dans le home office - et développer des leviers concrets pour des améliorations.

Vers l'auteur :
Dr. Roland Abel est responsable de la croissance et de la stratégie - Expérience des employés (EX) DACH de Qualtrics et soutient les clients de Qualtrics dans la collecte de données sur l'expérience. Il a plus de douze ans d'expérience dans le domaine de l'expérience des employés.