Fonctionnalités incontournables pour les dossiers personnels numériques

Les dossiers du personnel contiennent toutes les données relatives à un collaborateur qui sont importantes pour les responsables RH : contrats d'embauche, comptes rendus d'entretiens, données salariales et bien plus encore. Le stockage approprié de ces nombreux documents sensibles représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises. Mais si l'entreprise utilise une solution de dossier personnel numérique, toutes les données sont mises à disposition sous forme électronique : de manière centralisée, indépendamment du temps et du lieu et facilement consultables. La société forcont business technology gmbh (www.forcont.de), une entreprise de logiciels spécialisée dans l'Enterprise Content Management (ECM), explique quelles fonctions une solution de dossier personnel numérique doit apporter pour optimiser durablement les processus de GRH. Les sept fonctions suivantes sont donc essentielles pour un dossier personnel numérique :

• Création de contrats : Les contrats de travail standardisés sont mieux gérés via un outil de création de contrats, avec des champs prédéfinis et des éléments de texte dynamiques.
• Création de documents : Grâce à une création de documents intégrée, les collaborateurs peuvent non seulement créer des contrats, mais aussi, par exemple, des lettres en série ou des circulaires destinées aux collaborateurs - directement dans les dossiers du personnel, où elles sont ensuite classées. Le responsable du personnel peut ensuite envoyer ses documents par e-mail directement depuis le système.
• Ressoumission : L'avantage d'une fonction de rappel est que les collaborateurs RH ne perdent pas de vue les échéances importantes. Dans l'idéal, cette fonction est accompagnée d'une fonction d'alerte par e-mail qui rappelle à temps les échéances à venir. Pour les contrats à durée déterminée, il est par exemple judicieux de mettre en place dans le système un rappel ou une re-soumission automatique.
• les processus de validation : De nombreuses procédures RH impliquent des processus internes de coordination et de validation. Le dossier du personnel doit soutenir ces processus de manière complète. Non seulement en demandant automatiquement ou semi-automatiquement les validations, mais aussi en enregistrant les documents signés - idéalement électroniquement - dans le système.
• Gestion des tâches : Les responsables RH devraient pouvoir gérer et suivre facilement les mêmes processus - par exemple le retour d'un collaborateur après un congé parental, un changement de catégorie fiscale ou la préparation et la réalisation d'entretiens personnels - dans le dossier personnel électronique à l'aide de modèles. Le responsable peut alors également attribuer directement de telles tâches au collaborateur compétent.
• Recherche plein texte : Numériser des documents est une chose, les rendre aisément consultables grâce à la reconnaissance de texte OCR en est une autre. Si cette opération est automatisée, tous les documents peuvent être rapidement recherchés à l'aide des mots-clés souhaités.
• la suppression des données : C'est précisément dans le contexte des nouvelles réglementations (comme le règlement général de l'UE sur la protection des données RGPD) que les services RH doivent impérativement traiter les dossiers de contrats ou de personnel conformément à la loi. Un dossier personnel électronique aide à la mise en conformité en rappelant dans les délais la suppression nécessaire - qu'il s'agisse d'anciennes candidatures, de contrats d'anciens collaborateurs ou d'avertissements.

Pour plus d'informations sur la création de dossiers personnels numériques, consultez un Livre blanc de forcont business technology gmbh.